- Розробка шаблону товарно-транспортної накладної засобами Microsoft Excel
Прикладом такого документа є товарно-транспортна накладна (форма №1-Т).
Призначена для обліку руху товарно-матеріальних цінностей та розрахунків за їх перевезення автомобільним транспортом. Товарно-транспортна накладна складається з двох розділів:
1. Товарного, що визначає взаємовідносини вантажовідправників та вантажоодержувачів та службовця для списання товарно-матеріальних цінностей у вантажовідправників та оприбуткування їх у вантажоодержувачів;
2. Транспортного, що визначає взаємовідносини вантажовідправників замовників автотранспорту з організаціями-власниками автотранспорту, які здійснили перевезення вантажів та службовця для обліку транспортної роботи та розрахунків вантажовідправників або вантажоодержувачів з організаціями-власниками автотранспорту за надані ним послуги з перевезення вантажів.
Товарно-транспортна накладна на перевезення вантажів автомобільним транспортом складається відправником вантажу для кожного вантажоодержувача окремо на кожну поїздку автомобіля з обов'язковим заповненням усіх реквізитів.
При централізованому вивезенні вантажів зі станцій залізниць, портів, пристаней, аеропортів перевезення оформляється товарно-транспортними накладними, складеними разом із працівниками організацій-власників автотранспорту, станцій залізниць, пристаней, портів, аеропортів.
Товарно-транспортна накладна виписується у чотирьох примірниках: перший - залишається у відправника вантажу і призначається для списання товарно-матеріальних цінностей;
другий, третій та четвертий екземпляри, засвідчені підписами та печатками (штампами) вантажовідправника та підписом водія, вручаються водієві;
другий - здається водієм вантажоодержувачу та призначається для оприбуткування товарно-матеріальних цінностей у отримувача вантажу;
третій та четвертий екземпляри, засвідчені підписами та печатками (штампами) вантажоодержувача, здаються організації-власнику автотранспорту.
Третій екземпляр, який є підставою для розрахунків, організація-власник автотранспорту додає до рахунку за перевезення та надсилає платнику-замовнику автотранспорту, а четвертий - додається до дорожнього листа та є підставою для обліку транспортної роботи та нарахування заробітної плати водієві.
За вантажами нетоварного характеру, за якими не ведеться складський облік товарно-матеріальних цінностей, але організовано облік шляхом виміру, зважування, геодезичного виміру, товарно-транспортна накладна виписується у трьох примірниках:
перший та другий екземпляри передаються організації-власнику автотранспорту. Перший примірник служить підставою для розрахунків організації-власника автотранспорту з відправником вантажу і додається до рахунку, а другий - додається до колійного листа і служить підставою для обліку транспортної роботи;
третій екземпляр залишається у відправника вантажу і служить підставою для обліку виконаних обсягів перевезень.
Після отримання продукції замовник повинен здійснити оплату, яка оформляється платіжним дорученням, виписаним на підставі товарно-транспортної накладної. Загальна частина платіжного доручення включає номери товарно-транспортної накладної та платіжного доручення та дату оплати. Специфікація включає вид та кількість оплачуваної продукції.
Звичайно ж, облік найзручніше вести за допомогою будь-якої спеціалізованої програми, наприклад, бази даних 1С:Підприємство. Але дана програма доступна не кожному користувачеві, через досить дорогу ціну за її ліцензію, оновлення документів, встановлення і т.д. Також відштовхує складність у роботі цієї програми, чогоне можна сказати про текстовий процесор Microsoft Excel. Безперечно, що він жоден текстовий процесор не може замінити базу даних.
Тим не менш, Microsoft Office Excel 2003 містить достатню низку функцій, що дозволяють не просто набирати і форматувати текст, а й складати таблиці і навіть виконувати обчислення в таблицях, наприклад, обчислення підсумкової суми для підбиття підсумків.
Всі перелічені вище функції текстового процесора ми застосуємо для створення шаблону товарно-транспортної накладної.