Сам термін - проект - quot
Буде дивно, але перший і найголовніший міф в управлінні проектами пов'язаний із визначенням та/або розумінням того, що є проектом. Власне, всі проблеми проектного менеджменту впираються в поняття "проект". Те, що вкладається в первинне визначення, задає наступний вектор. Саме тому всі книги на цю тему починаються з визначення терміна "проект", хоча, здавалося б, яка різниця користувачу від того чи іншого формального визначення.
Наведемо список різних формулювань із посиланням на джерело.
1. (1) Проект — цілеспрямований обмежений у часі захід, спрямований створення унікального продукту чи послуги. (2) У найширшому розумінні проект — це обмежена в часі цілеспрямована зміна окремої системи з встановленими вимогами до якості результатів, можливими рамками витрати коштів та ресурсів та специфічною організацією. (Асоціація Управління Проектами, СОВІ ІТ Управління проектами: Основи професійних знань, Національні вимоги до компетенції фахівців, М. "Консалтингова агенція КУБС Груп - Кооперація, Бізнес-Сервіс", 2001)
2. Project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product or service (переклад: Проект - це обмежений у часі зусилля [захід, підприємство], що робиться створення унікального продукту чи послуги). (РМВОК Guide 2000 Edition)
3. Проект — унікальний процес, що складається з сукупності скоординованих та керованих видів діяльності, що має початкову та кінцеву дату виконання, що здійснюється для досягнення мети, яка відповідає встановленим вимогам, включаючи обмеження за часом, витратами та ресурсами (ISO 10006:2003)
4. Проект – системасформульованих у межах цілей, створюваних чи модернізованих реалізації фізичних об'єктів, технологічних процесів, технічної та організаційної документації їм, матеріальних, фінансових, трудових та інших ресурсів, і навіть управлінських рішень та заходів щодо їх виконання. (В. В. Шеремет та ін. Управління інвестиціями - М.: Вища школа, 1998)
5. Проект — унікальний комплекс взаємозалежних заходів для досягнення наперед поставлених цілей за певних вимог до термінів, бюджету та характеристик очікуваних результатів. (Товб А. С., Ципес Г. Д Управління проектами: стандарти, методи, досвід. – М.: ЗАТ "Олімп-Бізнес", 2005)
6. Проект – це комплексний, не повторюваний, одномоментний захід, обмежений за часом, бюджетом, ресурсами, а також чіткими вказівками щодо виконання, розробленими за потребою замовника. (Кліффорд Ф. Грей, Ерік У. Ларсон Управління проектами: Практичний посібник - М.: Видавництво "Справа та сервіс", 2003)
Останнє визначення примітне тим, що для переформулювання терміну "проект" застосовано дуже непростий математичний апарат металінгвістичного аналізу.
Незважаючи на відмінність словах, всі формулювання, з тим чи іншим ступенем акценту, засновані на наступних п'яти компонентах:
1. проект представляє діяльність (комплекс дій, вид діяльності);
2. ця діяльність обмежена у часі;
3. ця діяльність має на меті;
4. мета діяльності є унікальною;
5. ресурси, що є для діяльності, обмежені, зокрема, мета має бути досягнута до певної календарної дати.
На перший погляд, визначення цілком розумне. Наприклад, діяльність із будівництва будинку. Будинок має бути збудованийдо заздалегідь заданої календарної дати при затвердженому кошторисі.
Але відразу виникає зворотне питання: "яка діяльність не є проектом?" Подивимося уважно на наведені п'ять пунктів та перевіримо, чи задовольняє будь-який бізнес цим умовам.
1. Будь-який бізнес є діяльністю.
2. Будь-який сучасний бізнес обмежений у часі. Навіть найбільші корпорації за період приблизно 10 років змінюються невпізнанно, аж до зміни назви корпорації. Малий бізнес просто за своєю сутністю кардинально змінюється за 2-3 роки - або переростає в нову організацію, або вмирає. Звичайно, 200 років тому домінуючим був постійний сімейний бізнес, тепер такий вид бізнесу став маргінальним.
3. Будь-який бізнес має на меті, в першу чергу, отримання прибутку.
5. Будь-який бізнес обмежений у ресурсах.
Ось і виявлено перший міф: саме визначення терміна проект не витримує першої критичної атаки.
Задля справедливості слід зазначити: найбільш популярний стандарт РМВОК визнає, що будь-яка діяльність: (1) виконується людьми, (2) обмежена доступністю ресурсів, (3) планується, виконується та управляється. Одночасно, виходячи зі свого визначення, РМВОК, крім терміна "управління проектами", вводить ще один термін: управління через проекти, що означає застосування методів управління проектами в поточній оперативній діяльності. Діяльність, що стосується управління через проекти, РМВОК не включає у сферу своєї регламентації. Відповідно, якщо компанія при виконанні замовлень застосовує проектні методи, то називати цю діяльність проектною компанією немає права.
Визнавши наявність міфу про проект, ми маємо відразу поставити такі питання:
• Як західний проектний менеджмент будує свою діяльністьна хибному визначенні?
Про Відповідь №1. Насправді подібне визначення виникло значно пізніше, ніж масове використання проектних інструментів: бюджет, мережеві графіки, календарне планування тощо. Ці інструменти були випробувані практикою. Тому протиріч практично немає, про Відповідь №2. Визначення проекту виникло як перенесення всередині корпоративних уявлень про проект загальноекономічною мовою. Дійсно, часто всередині корпорації можна говорити про унікальність мети, спеціальну процедуру отримання бюджету, відкриття фінансування тощо. Проте ці формулювання не можуть бути універсальними. Також загальноприйнято, коли компанії всю діяльність ділять на проекти, хоча цілі проектів приблизно однакові.
• Чи існують загальні визначення проекту?
Визначення проекту через компоненти "термін-мета-ресурси" при більш уважному прочитанні породжує інші питання.
Питання перше. Звідки береться, як народжується проект? Чому саме ця діяльність, саме ця мета має бути досягнута? У стандартах IPMA, РМВОК є процедура санкціонування (ініціювання) проекту, але процес народження не описується. З іншого боку, у внутрішньокорпоративних стандартах західних компаній саме процедура народження, висування ініціатив, відбору проектів описується дуже детально.
Питання друге. Звідки виникають обмеження щодо ресурсів і коли починається проект? Ще якось зрозуміло, якщо йдеться про виділення грошей усередині компанії: "скільки можуть, стільки й дали", "скільки вибили, стільки й одержали". А якщо йдеться про ресурси, які не належать компанії? Наприклад, компанія має намір збудувати заміський склад. Для отримання електроенергії, води тощо треба буде домовлятися звласниками цих ресурсів. Необхідність домовитися із зовнішніми власниками породжує питання: коли починається проект, після того як домовилися із власниками чи до того? Якщо до появи домовленості (тобто планом передбачено домовитися з конкретними власниками), проект може бути похований ще на початковій стадії - ймовірність домовитися не дуже висока. Якщо проект починається після появи договору із власниками зовнішніх ресурсів, то як називати діяльність до появи договору: передпроект, проектний маркетинг?
Питання третє. Чи можна дати вимірюване розмежування від іншої бізнесової діяльності? Наприклад, на заводі діє річний план виробництва. Згідно з планом, обсяг продукції має зрости на 25%. Для збільшення виробництва частина верстатів має бути оновлена. Для цього із прибутку підприємства за попередній рік виділяються необхідні кошти. Чим цей план не є проектом? Є ціль (25%), є кінцева дата, є обмежені ресурси. Проте виконання такого плану, як правило, не називатимуть проектом. А якщо обсяг продукції має зрости на 200% за повного оновлення обладнання?
Питання четверте. Чому результатом проектної діяльності є досягнення певної мети, що неявно розуміється на матеріальному вигляді, наприклад, побудувати будинок. Будь-який бізнес це гроші. Чому результат проекту не висловити у грошах. Наприклад, побудований будинок повинен мати ринкову капіталізацію в заздалегідь заданій величині. Це питання зовсім не очевидне, як може здатися.
Фінансові критерії кардинально впливають на технічну компоненту проекту. Припустимо, будується бізнес-центр. Можна сформулювати мету проекту як будівництво об'єкта із заданою класністю та орендною площею,а можна і як будівництво об'єкта із заздалегідь заданою величиною сумарної орендної плати. У першому випадку гідний зовнішній вигляд об'єкта для проектної команди менш важливий. У другому випадку оригінальний фасад буде необхідний, тому що від нього залежить розмір орендної плати. Інший приклад, в галузі проведення НДДКР. Допустимо, потрібно розробити нове обладнання для видобутку нафти, що різко збільшує швидкість нафтовидобутку. У такій постановці (просто нове суперобладнання) технологія не становить проблеми, питання лише у професіоналізмі розробників. Зовсім інша справа, якщо буде додано критерій: витрати з видобутку на тонну нафти не повинні перевищувати витрат з наявним обладнанням.
Крім того, використання фінансових параметрів для опису результатів проекту має перевагу для просування проекту в компанії. З погляду нормального фінансиста відсутність грошової мети перетворює проект на просте витрачання грошей.
Питання п'яте. Чому ціль та ресурси передбачаються незмінними? Припустимо, як у попередньому прикладі ведеться розробка нового обладнання для нафтовидобутку, і в ході розробок виявилося, що можна створити обладнання з більшою продуктивністю, ніж планувалося спочатку. Що робити: наслідувати формальні постулати і продовжувати розробляти вже морально застаріле обладнання або все-таки розробляти нове. Знову ситуація нетривіальна. Станьте на думку розробників. Вони цілком можуть подумати: "впаримо замовнику спочатку перше обладнання, а потім впаримо ще нове, навіщо нам головний біль пропонувати замовнику перейти на абсолютно нові принципи".
Ще одна проблема пов'язана з використанням слова "проект" у російській мові. Крім "проекту" як бізнес-діяльності існують щеінші значення, які виникли набагато раніше. По-перше, проект – це комплект документації, наприклад, для будівництва будівлі. По-друге, слово "проект" може бути синонімом слова "чернетка": проект листа, проект договору.