Складаємо графік відпусток на наступний календарний рік, ЗАПИСКИ ДОБРОГО БУХГАЛТЕРА
Складаємо графік відпусток на наступний календарний рік
Відповідно до частини 2 статті 123 Трудового кодексу України графік відпусток обов'язковий як для роботодавця, так і для працівника. Насправді це означає, що після затвердження графіка ні роботодавець, ні працівник не можуть в односторонньому порядку нічого в ньому змінювати.
За відсутність графіка відпусток передбачено адміністративну відповідальність відповідно до статті 5.27 Кодексу про адміністративні правопорушення РФ.
У цьому пості ми розглянемо основні питання, які можуть виникнути у HR-фахівця при складанні цього документа.
При плануванні відпусток працівникам необхідно врахувати, що хоча одна з частин щорічної відпустки має бути щонайменше 14 календарних днів (частина 1 статті 125 ТК РФ). Інші частини відпустки можуть бути поділені на частини довільно, виходячи з угоди між працівником та роботодавцем. Оскільки мінімальну тривалість щорічної відпустки трудовим законодавством не визначено, на практиці вона може становити і 1 календарний день. У деяких компаніях, щоб уникнути розбіжностей між працівниками та роботодавцем, норма про мінімальну кількість днів щорічної відпустки закріплюється в Правилах внутрішнього трудового розпорядку.
Після того, як дані в повному обсязі надійшли до кадрової служби, HR-фахівець повинен відповісти на такі питання:
-Чи по всім співробітникам є інформація? Необхідно проконтролювати, щоб усі співробітники, крім працюючих за договорами цивільно-правового характеру,були включені у графік відпусток.
—Як врахувати відпустки співробітників, прийнятих на роботу після затвердження графіка відпусток? Відповідно до частини 2 статті 122 ТК Україна такі співробітники отримають право на відпустку після закінчення 6 місяців безперервної роботи у даного роботодавця та зможуть оформити відпустку на підставі заяви. На практиці HR-фахівці також часто використовують додаток до графіка відпусток (таблицю, що зовні нагадує форму T-7, до якої вносяться дані нових співробітників), яку затверджує роботодавець наказом на підприємстві.
-Чи всі види відпусток включені в графік? У графік повинні включатися всі щорічні оплачувані відпустки (як основна, так і додаткові). Часто виникає питання, чи потрібно включати до графіка інші види оплачуваних відпусток, наприклад навчальні? На це запитання можна відповісти так: навчальна відпустка є цільовою, тому до графіка відпусток відношення не має.
—Чи слід включати до графіка відпусток залишки відпусток за минулі робочі роки? статті 125 ТК РФ) або перенесенням на наступний робочий рік (частина 3 статті 124 ТК РФ), повинні бути ним використані протягом 12 місяців після закінчення робочого року, за який вони надаються.
Коли графік відпусток складено, його повинен підписати керівник кадрової служби та затвердити керівник організації. Чи потрібно ознайомити із графіком відпусток працівників? Хоча це законодавством не передбачено, HR-фахівці зазвичай додають до графіка відпусток листи ознайомлення, які готуються у довільній формі.
Отже, графік відпусток затверджено,співробітники із ним ознайомлені. Тепер можна починати по ньому працювати, пам'ятаючи про те, що про дату відпустки у відпустку кожен працівник повинен бути сповіщений під розпис не пізніше ніж за 2 тижні до його початку.