Складаємо та затверджуємо графік відпусток
Джерело: Журнал "Відділ кадрів комерційної організації"
Графік відпусток – один із обов'язкових локальних документів у кожній організації, наявність якого часто перевіряють інспектори з праці. І зараз, коли календарний рік практично добігає кінця, можна поступово розпочинати роботу щодо його складання. Тому саме час нагадати роботодавцям, як складається графік відпусток, ким стверджується, чи потрібно ознайомити з ним працівників організації, чи всіх туди включати, чи можна вносити до нього зміни та яким чином.
Графік відпусток, як було зазначено, має бути у кожній організації. Відповідно дост. 123 ТК РФ графік відпусток - це документ, який визначає порядок надання відпусток і є обов'язковим як для роботодавця, так і для працівників. Графік повинен складатись щорічно за два тижні до настання календарного року.
Побажання працівників при складанні графіка
Перш ніж розпочати складання графіка, яким займаються співробітники кадрової служби, з працівників всіх структурних підрозділів організації запитується інформація про плановані дати відпусток на календарний рік. Збирання такої інформації зазвичай здійснюється начальниками структурних підрозділів. На підставі отриманих від начальників відомостей кадровик з урахуванням положення чинного трудового законодавства, специфіки діяльності організації та побажання працівників складає зведений графік.
Форма та правила заповнення графіка
У графі 1 уніфікованої форми зазначається найменування структурного підрозділу згідно зі штатним розкладом.
У графі 2 – посада (спеціальність, професія) працівника також згідно зі штатним розписом.
В графі3 – ПІБ працівника.
У графі 4 – табельний номер.
У графі 5 – кількість календарних днів призначеної працівникові відпустки.
У графі 6 – запланована дата відпустки.
На момент затвердження графіка ці графи мають бути заповнені. У графі «Номер документа» зазначається його порядковий номер відповідно до прийнятої в організації нумерації для таких документів, а у графі «Дата складання» – дата складання. Графік підписується керівником кадрової служби та затверджується керівником організації. Проте зст. 123 ТК РФ затвердження графіка відпусток здійснюється з урахуванням думки виборного органу первинної профспілкової організації, і якщо в організації існує профспілка, роботодавець повинен направити проект графіка до виборного органу первинної профспілкової організації. Цей орган не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання проекту графіка відпусток надсилає роботодавцю мотивовану думку щодо проекту у письмовій формі.
Якщо цільова думка профспілки не містить згоди з графіком відпусток або містить пропозиції щодо її вдосконалення, роботодавець може погодитися з ним або зобов'язаний протягом трьох днів після отримання думки провести додаткові консультації з профспілкою з метою досягнення взаємоприйнятного рішення. За недосягнення згоди оформляється протокол розбіжностей, після чого роботодавець має право затвердити графік відпусток, який профспілка може оскаржити до відповідної державної інспекції праці або до суду або розпочати процедуру колективного трудового спору.
Державна інспекція праці при отриманні скарги (заяви) виборного органу первинної профспілкової організації зобов'язана протягом одного місяця з дня отримання скарги (заяви) провести перевірку та у разі виявленняпорушення видати роботодавцю припис про відміну графіка відпусток, обов'язкове до виконання (ст. 372 ТК РФ ).
Про врахування думки виборного профспілкового органу на графіку відпусток робиться відмітка та зазначаються дата та номер такого документа (протоколу).
Звертаємо увагу: оскільки графік відпусток має бути затверджений не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року, приступати до складання графіка слід дещо раніше, при цьому врахувати час на погодження з профспілкою.
Чи доводити затверджений графік відпусток до працівників, законодавством не встановлено Однак вважаємо, що зробити це потрібно. Крім цього, слід передбачити або у самому графіку відпусток, або у листі ознайомлення графу для позначки працівників про їхнє ознайомлення з графіком. Але ця процедура не звільняє роботодавця від обов'язку за два тижні до початку відпустки сповістити працівника під розпис про час початку відпустки. Зразок заповнення графіка відпусток наведемо на сторінці 43.
Також зазначимо, що з складанні графіка відпусток необхідно враховувати положенняст. 122 ТК РФ, згідно з якою оплачувана відпустка повинен надаватися працівникові щорічно. При цьому право на використання відпустки за перший рік роботи виникає у працівника після закінчення шести місяців безперервної роботи у даного роботодавця. За згодою сторін оплачувану відпустку працівнику може бути надано і до закінчення шести місяців. Відпустка за другий та наступні роки роботи може надаватися у будь-який час робочого року відповідно до черговості надання щорічних оплачуваних відпусток, встановленої у даного роботодавця.
Нюанси заповнення
Серед питань, які можуть виникнути при заповненні графіка відпусток, єнаступні. Які відпустки вказувати у графіку? Що робити, якщо працівник не використав відпустку за попередній календарний рік?
Отже, крім щорічної оплачуваної відпустки законодавством передбачені додаткові відпустки для осіб, зайнятих на роботах зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці, осіб, чия робота має особливий характер, працівників з ненормованим робочим днем, осіб, що працюють у районах Крайньої Півночі та прирівняних до ним місцевостях, соціальній та інших випадках, передбачених Трудовим кодексом та інші федеральними законами (ст. 116 ТК РФ ).
Крім цього, з сімейних обставин та інших поважних причин працівникові за його письмовою заявою може бути надано відпустку без збереження заробітної плати (ст. 128 ТК РФ ).
Додаткова відпустка надається також що поєднує роботу з навчанням (навчальна відпустка) (ст. 173 - 176 ТК РФ ).
Відповідаємо на перше запитання. У графі 5 «Кількість календарних днів» графіка відпусток зазначається загальна кількість календарних днів щорічної оплачуваної відпустки, яка складається з основної та додаткової відпусток. Оскільки використання відпустки без збереження заробітної плати чи навчальної відпустки є правом, а не обов'язком працівника, то й у графіку вони не відображаються. Надаються такі відпустки лише на підставі двох документів – заяви працівника (довідки-виклику під час навчальної відпустки) та наказу роботодавця.
Відомості про кількість днів додаткової відпустки, що надаються працівнику, зазначаються у 10 графі «Примітка».
Якщо працівник не використав частину відпустки у попередньому році, невикористані календарні дні відпустки включаються до загальної кількості календарних днів. Якщо за згодою між роботодавцем та працівникомвідпустка розділена на частини, у графі 5 вказується кількість календарних днів у кожній частині, а у графі 6 дати початку (або початку та закінчення) кожної частини відпустки.
Роботодавцю слід пам'ятати, що забороняється ненадання щорічної оплачуваної відпустки протягом двох років поспіль, а також ненадання щорічної оплачуваної відпустки працівникам віком до 18 років та особам, зайнятим на роботах зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці (ч. 4). ст.124 ТК РФ ).
У зв'язку з тим, що графік відпусток складається перед початком календарного року та діє весь рік, виникає питання щодо працівників, які прийматимуться на роботу протягом цього року: яким чином їх потрібно включати до графіка відпусток і чи потрібно це робити?
Оскільки обов'язки включати нових працівників до графіка відпусток немає, роботодавець приймає рішення самостійно. В даному випадку можна скласти додаткові графіки відпусток або надавати відпустку тільки на підставі заяви працівника. Конкретний порядок краще прописати у локальному акті організації.
Схожа ситуація і із зовнішніми сумісниками. Роботодавець може включити їх у графік відпусток, а може не включати, що є доцільним, оскільки згідно зст. 286 ТК РФ щорічні оплачувані відпустки сумісникам надаються одночасно з відпусткою з основної роботи. Для цього працівник-сумісник надає заяву на відпустку та додає до неї копію наказу про надання відпустки або витяг із графіка відпусток за основним місцем роботи.
При цьому якщо на роботі за сумісництвом тривалість щорічної оплачуваної відпустки працівника менша, ніж за основним місцем роботи, то роботодавець на прохання працівника надає йому відпустку без збереженнязаробітної плати відповідної тривалості
Зміни у графіку відпусток
Незважаючи на те, що графік відпусток затверджується роботодавцем і обов'язковий для працівників та роботодавця протягом року, у цей період він може змінюватися через деякі обставини, наприклад хвороби, догляду працівника у відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами. Крім цього, щорічна оплачувана відпустка має бути продовжена або перенесена на інший термін у випадках, встановлених ст. 124 ТК РФ , а також може бути перенесений на інший термін за згодою між працівником та роботодавцем.
Якщо працівникові своєчасно була проведена оплата часу щорічної оплачуваної відпустки або працівника було попереджено про час початку цієї відпустки не пізніше ніж за два тижні до його початку, то роботодавець за письмовою заявою працівника зобов'язаний перенести щорічну оплачувану відпустку на інший термін, погоджений із працівником (<3 ч. 2 ст.124 ТК РФ (4)).
Таким чином, зміни у графіку відпусток можуть бути пов'язані в основному з датами надання відпустки або її тривалістю. У цих випадках графи з 1 по 6 залишаються колишніми, а зміни вносяться до граф з 8 по 10.
Наприклад, якщо у графіку відпусток не вказано конкретної дати відпустки, а зазначено лише місяць, працівник пише заяву із зазначенням конкретної дати, реквізити якої відображаються у графі 10, а у графі 7 пишуть конкретну дату початку відпустки. Інші графи не заповнюються.