Складання облікових документів в архіві - Бухгалтерський облік та аудит
1.3 Упорядкування облікових документів в архіві
Внутрішні облікові документи. Ці документи є основою для всіх зведених форм: якщо первинні форми складені недбало, неточні або просто втрачені за якийсь період, то жодної зведеної статистики отримати не вдасться.
До внутрішніх облікових документів належать: книга надходжень, перелік фондів, лист фонду, архівний опис, справа фонду. Крім того, при необхідності та в залежності від складу документів можуть також вестись окремі описи страхового фонду, реєстри описів, картки та книги обліку руху фондів, книги обліку документів, що передаються в інші архіви, книги обліку фондів та справ, виділених до знищення, паспорти фондів та ін. Полистовий облік документів складає основі внутрішніх описів і листа-заверителя справи.
Книга надходжень призначена для первинного обліку документів, що надходять до архіву. З її допомогою можна дізнатися, звідки, коли, в якому стані та в якій кількості отримані документи для архіву. Можна встановити надходження до архіву фондів і справ за будь-який період часу. Книга надходжень допомагає правильно розкрити динаміку зростання архівних фондів за певний час.
До книги надходжень у хронологічній послідовності заносяться всі надходження незалежно від цього, є надходження первинним чи вторинним. Під час ведення книги необхідно звернути увагу на такі моменти: стадчик-фондоутримувач може не збігатися з фондоутворювачем, у такому разі слід зазначити їх обох.
Необхідно охарактеризувати склад та стан документів, а також роки.
Якщо надійшов розсип, то необхідно його зважити.
Склад документів вказується на підставі здаткового опису, а якщо його немає, тона підставі хоча б приблизного ознайомлення з документами надходження.
Список фондів є переліком найменувань архівних фондів у порядку їх номерів, які вони отримують у міру їх надходження.
Вказується офіційно прийнята назва установи-фондоутворювача та офіційно прийнята скорочена назва.
Якщо назва фондоутворювача змінювалося, то вказується його остання назва. Головна мета списків фондів – закріпити за кожним фондом унікальний номер. Номер присвоюється фонду один раз як ім'я людині, але на відміну від людського його не можна змінити.
При вибутті фонду з архіву номер, що «звільнився», не може бути присвоєний іншому фонду, оскільки колишній номер міг увійти в науковий обіг.
Аркуш фонду включає відомості про назву з усіма його перейменуваннями та номер архівного фонду, кількість, хронологічні кордони та склад документів фонду та наявність описів.
Аркуш фонду розкриває і динаміку змін складу та стану фонду. Це здійснюється на основі записів про надходження та вибуття документів.
Аркуш фонду складається з трьох основних розділів:
1) відомості про перейменування фондоутворювача;
2) відомості про місцезнаходження фонду та його номер;
3) відомості про рух (надходження та вибуття) документів фонду.
Відомості про рух документів наводяться окремо для описаних та неописаних документів (розсипу).
При обліку розсипу може бути зазначено кількість справ, документів чи аркушів; при обліку описаних матеріалів лише кількість одиниць зберігання.
За аркушем фонду надається номер кожного опису. Якщо матеріали будь-якого опису вибувають з архіву, її номер не присвоюється іншого опису.
Архівний опис є обліковимдовідником, на основі якого ведеться поєдинковий та сумарний облік (шляхом складання даних підсумкових записів усіх описів фонду).
Справа фонду – комплекс документів, що відбивають історію архівного фонду.
До справи фонду включається історична довідка про фондоутворювач; схема систематизації справ фонду, робоча інструкція щодо обробки фонду; акти про прийняття документів; акти про виділення документів для знищення; акти перевірки наявності та стану документів; акти про несправне ушкодження документів; копії показників фонду, складені для путівника; довідка про використання матеріалів фонду та ін.
Таким чином, зі справи фонду можна отримати такі відомості:
v про дату створення установи;
v умовах зберігання матеріалів;
v видів науково-технічної обробки матеріалів.
Кожній справі фонду надається номер фонду та його назва. Справи фондів зберігаються у порядку їх номерів.
Документи про надходження та вибуття матеріалів фонду, про перейменування фондоутворювача та про зміну в науково-довідковому апараті фонду включається у справу лише після фіксації цих змін у списку фондів, в описах, реєстрі описів.
Усі документи, що перебувають у справі фонду, мають бути підшиті та пронумеровані; ними складається внутрішній опис.
Документи централізованого державного обліку. Документи централізованого державного обліку складаються з урахуванням підсумовування даних, вилучених із документів внутрішнього обліку.
v архівні матеріали;
v страховий фонд копій;
v науково-довідковий апарат;
v умови зберігання документів.
Картка фонду є основою створення фондового каталогу суб'єкти Федерації і Центрального фондового каталогу Федеральної архівної служби. Вонамістить зведені дані із листа фонду.
Картки фонду складаються лише у державних архівах та архівах галузевих фондів вони не складаються.
всього за профілем архіву;
а також про наявність в архівах установ номенклатур справ, інструкцій з діловодства, приміщень та штатів.
Рух документів централізованого обліку в державних архівах, музеях та бібліотеках, в архівах установ та галузевих фондів, архівів системи української академії наук, а також документів недержавної частини Архівного фонду України послідовно представлений у графічному варіанті
Розділ 2 Науково-довідковий апарат до документів архіву
Картотека – довідник, що містить інформацію про зміст документів на картках. Картки розміщують у картотеках залежно від потреб організації інформації. Як показує практика роботи архівів організацій, найбільш вживаною є інформація щодо змісту організаційно-розпорядчих документів (наказів з основної діяльності, протоколів, договорів, угод, листів тощо).
Залежно від завдань використання документів можуть створюватися предметні і предметно-тематичні картотеки.
У предметній картотеці картки групують за алфавітом понять (наприклад, для наказів – за алфавітом найменувань ділянок діяльності: акціонування, виробництво, збут, охорона праці; для листів – за алфавітом найменувань організацій-кореспондентів тощо)
Картки повинні містити прізвище, ім'я, по батькові співробітника організації та пошукові дані (номер фонду, описи, справи та аркушів) документів, у яких є відомості про нього. Картки систематизують на прізвища в порядку алфавіту в межах однакових прізвищ за алфавітом імен та по-батькові.
Пристворення та застосування автоматизованих систем пошуку документів та справ в архівах організацій, традиційні правила реєстрації та обліку документів та справ, як на стадії діловодства, так і в архіві, повинні бути використані при розробці програм для ЕОМ.
Така спадкоємність полегшить перехід роботи у архівознавстві нового технічний рівень.
p align="justify"> Особливе місце серед архівних довідників займає історична довідка. Довідку складають при першому надходженні документів фонду до архіву організації. Надалі після 5-7 років доцільно складати доповнення до історичної довідки.
Історичну довідку складає та підписує завідувач архіву. В організаціях з невеликим обсягом справ, що утворюються протягом року, історичну довідку можна замінити передмовою до опису справ постійного зберігання.
Історична довідка складається із трьох розділів:
1. історії фондоутворювача;
2. історії фонду;
3. Показники документів фонду.
Перший розділ - історія фондоутворювача, (у хронологічній послідовності) містить такі відомості:
1. дати, номери та заголовки розпорядчих документів про створення, перетворення та ліквідацію організації;
2. крайні дати діяльності організації;
3. зміни у назві та діяльності організації;
4. завдання та функції організації та їх зміни;
5. масштаб діяльності організації та її місце у системі державного апарату, галузі;
6. структура організації та її зміни (із зазначенням дат).
Другий розділ-історія фонду містить такі відомості:
1. Кількість справ у фонді та крайні дати справ фонду;
2. склад документів фонду та крайні дати кожної групи;
3. час надходження фонду до архівуорганізації;
4. ступінь збереження документів;
5. зміни у складі та обсязі документів фонду;
Третій розділ-характеристика документів фонду містить перерахування видів науково-довідкового апарату до фонду.
У третьому розділі-характеристиці документів фонду перераховують:
1. основні види документів;
2. вказують на особливості документування у цій організації;
Довідку друкують на загальному бланку організації у 4-х примірниках (3 примірники призначені для державного архіву та передаються разом із описами при прийомі-передачі справ.