Створення корпоративного підпису в Outlook (Exchange 2010)
Єдиний стандарт організації є важливим чинником розвитку бізнесу. Як приватний приклад стандарту, у цій статті пропоную розглянути підписи користувачів в Outlook. Я думаю, багато адміністраторів мене зрозуміють, кожен користувач підписується як хоче і пише, що хоче або навпаки нічого не пише, що теж не є добре. Привести все до одного стандарту та виправити ситуацію можна стандартними засобами Exchange 2010.
Для того щоб створити один стандарт підпису в поштовому листуванні для всіх користувачів, необхідно запустити Exchange Managment Console, зайти в "Organization Configuration "- "Hub Transport " зайти у вкладку "Transport Rules " і запустити створення нового транспортного правила шляхом натискання на "New Transport Rule. ". У вікні Edit Transport Rule/ Introduction у рядкуName вписуємо ім'я правила, наприкладSignature, впишіть Comment щоб не забути що робить це правило. Натискаємо "Next ".
У наступному вікні вибираємо для кого буде застосовуватися дане правило, для тестів я рекомендував би вибратиfrom people і вказати тестових користувачів, при успішному тестуванні можна вибрати всіх користувачів домену. Натискаємо "Next ".
У наступному вікні вибираємоappend disclaimertextandfallbacktoactionifunabletoapply і вказуємо місце розташування підпису і сам підпис.
append - в кінець
prepend - на початку повідомлення
Натискаєте "Next ".
У наступному вікні можна зробити винятки, у цьому прикладі я цього не робитиму, натискаємо "Next ".
Після завершення налаштування правила перевіряємовказані параметри, якщо все правильно натискаємо "Next ", або ж натискаємо "Back " для повернення та виправлення помилок.
В кінці створення правила, натискаємо "Finish ".
На цьому створення правила для підпису одного стандарту можна вважати закінченим. Але не потрібно забувати, що у багатьох користувачів напевно буде використовуватися підпис який вони зробили самі в Outlook. Якщо залишити все як є, то у них буде два підписи в листі, перший який вони зробили самі і другий корпоративний підпис для всіх. Одне з очевидних рішень – попросити користувачів видалити всі створені ними підписи, але це не наш метод, набагато простіше видалити ці підписи самим за допомогою групової політики.
Файли підписів MS Outlook зберігає в папці %AppData%\Microsoft\Signatures звідти нам і треба видалити їх у всіх користувачів. Для цього створимо групову політику щодо очищення цієї папки. Створюємо групову політику (або додаємо в існуючу) заходимо в"Конфігурація користувача" - "Налаштування" - "Конфігурація Windows" - "Папки". У вікні, що відкрилося, в полі Дії вибираємо "Замінити ", у рядку Шлях прописуємо%AppData%\Microsoft\Signatures і встановлюємо галочки для видалення всього вмісту папки, натискаємо "Ок ". Після застосування цієї політики у користувачів пропадуть створені ними підписи Outlook.
На цьому створення єдиного корпоративного стандарту підписів в Outlook можна вважати завершеним.