Сукупна вартість володіння, The Most Valued Procurement
Перш ніж вибрати постачальника, закупнику слід проаналізувати сукупну вартість володіння. (total cost of ownership, TCO). У найширшому визначеннісукупна вартість володіння проміжним або споживчим товаром включає всі витрати, зокрема, на управління, контроль термінів та умов виконання, прискорення проходження запасів, що входять перевезення, перевірки та тестування, повторні роботи, зберігання, відходи, гарантії, обслуговування, простої, повернення замовникам та втрачений зиск. Інакше кажучи, сукупна вартість володіння складається з ціни придбання та інших витрат, які стосуються даного продукту. Підхід на підставі повної собівартості вимагає хорошої взаємодії технологів, служби якості, технічного департаменту та служби закупівель, щоб координувати вимоги, наприклад, специфікації та допуски, оскільки вони впливають на рішення, які приймає менеджер з постачання. Щоб добиватися лідерства за витратами, важливо, щоб представники служби закупівель залучалися до процесу закупівлі на ранніх етапах.
Для визначення всіх складових витрат застосовуються моделі TCO, щоб з їх допомогою скоротити або виключити витрати по кожній складовій, замість того, щоб просто порівняти ціни. Звичайно, ідентифікувати та відстежувати всі елементи витрат та використовувати інформацію так, щоб об'єктивно порівнювати різних постачальників, – завдання складне.
Концепція ТСО ґрунтується на тому, що вартість придбання становить лише частину всіх витрат, пов'язаних із володінням товаром чи послугою. Хоча ТСО використовують, щоб визначити фактичні витрати та прийняти рішення щодо постачання, ТСО також може використовуватися і для інших цілей: 1) щоб шукати можливості зниження витрат;2) щоб допомагати оцінювати постачальників та відбирати найбільш підходящих з них; 3) щоб отримувати дані, необхідні для проведення переговорів; 4) щоб сфокусувати постачальників на пошуках можливостей щодо зниження їх витрат; 5) щоб наголошувати на перевагах дорогих, але високоякісних продуктів; 6) щоб зрозуміти, що очікується від постачальників; 7) щоб формувати довгострокову перспективу постачання; 8) щоб складати прогнози показників діяльності.
Існує низка методів, користуючись якими можна оцінювати сукупну вартість володіння. Кожна компанія повинна створювати чи користуватися готовим методом моделювання витрат, який найкраще відображає її потреби. При тісних взаємовідносинах покупця та постачальника продавець може погодитися повідомити покупцю дані щодо витрат. В інших ситуаціях покупцеві або команді, яка займається сорсингом, можливо, потрібно буде створити власну модель витрат, щоб з її допомогою підготуватися до ведення переговорів з постачальником. Існують різні підходи до моделювання витрат, від неформальних до найсучасніших складних комп'ютерних моделей. Компанії, як правило, використовують моделі нормативних витрат (standard cost models), які можна застосовувати до різних ситуацій поставок, або моделі особливих витрат (uniquecost models), які розробляються для конкретного виду продукції або при особливих ситуаціях.
Один із способів аналізу елемента витрат демонструє модель, що враховує три складові витрат: 1) витрати до здійснення транзакції (наприклад, виявлення потреб, кваліфікацію джерел та включення даних по постачальнику у внутрішні системи); 2) трансакційні витрати (наприклад, на закупівлю, інспекцію продукції, що надходить, та адміністративні витрати); 3) витрати після здійсненнятранзакції (наприклад, на усунення шлюбу, ремонт та експлуатацію). Вартість придбання можна розбити на окремі елементи. Кожен із цих елементів закупівель може вивчити, намагаючись знайти ділянки, де можна скоротити витрати або взагалі не допустити їх появи. Елементи витрат за своєю природою може бути як матеріальними, і нематеріальними, через що багато хто з них важко оцінити.
Ідея цієї моделі полягає в тому, що слід спробувати ідентифікувати та проаналізувати всі фактори, що впливають на сукупну вартість володіння, оскільки ці фактори визначають більшість стратегій у галузі поставок. Наприклад, довгострокові та тісні взаємини покупця та постачальника; партнерські угоди та спілки; залучення постачальників і фахівців із закупівель на ранніх стадіях - все це може допомогти краще змоделювати загальні витрати, покращити хід переговорів та прийняті рішення, внаслідок чого конкурентоспроможність компанії підвищиться.