Торгова документація
Існування глобальних товарних потоків неможливе без глобальних потоків інформації. Обмін інформацією відбувається між різними зацікавленими сторонами, зокрема органами державного управління та транспортними посередниками. Обмін інформацією, так званою торговою документацією, відбувається у паперовому та електронному вигляді. Ця торгова документація та елементи даних, що містяться в ній, визначаються та передбачаються національними та міжнародними нормативними актами у сфері охорони здоров'я, захисту прав споживачів, безпеки, оподаткування та доходів, навколишнього середовища.
Приклади торгової документації
Торгові документи можна класифікувати виходячи з сфер, у яких готуються. Керівництво ЄЕК ООН до Рекомендації №1 класифікує торгову документацію наступним чином: документи сфери торгових операцій, документи сфери платежів, документи сфери транспорту та супутніх послуг, документи сфери офіційного контролю.
Документи сфери торгових операцій
Сюди відносяться документи, обмін якими відбувається між учасниками міжнародної торгівлі з метою обміну інформацією щодо проведення тендеру, з метою направлення пропозицій та оферт, укладання договорів. Прикладами таких документів є: оферти та цінові пропозиції, замовлення, рахунки-проформи, повідомлення про відвантаження.
Документи сфери платежів
Сюди належать документи, обмін якими відбувається між торговими партнерами та його банками, і навіть між банками з метою здійснення платежів, що з торговими угодами. Сюди відносяться, наприклад, комерційний рахунок-фактура, повідомлення платежу на інкасо, заявки на документарний акредитив, заявки на банківські тратти та банківські гарантії.
Документисфери транспорту та супутніх послуг
Це документальні вимоги щодо транспортних процедур, що стосуються відносин між торговими партнерами і перевізниками, тобто. документи щодо перевезення, обробки вантажів та страхування. Це такі документи, як договори на перевезення (коносаменти, транспортні накладні), вантажні маніфести, фрахтові рахунки, повідомлення про прибуття, страхові поліси та складські розписки.
Документи сфери офіційного контролю
Ці документи призначені для контролю над товарами в ході експорту, імпорту та транзиту з боку різних офіційних органів. Серед них, наприклад, декларація на товари для митних цілей, санітарні та фітосанітарні сертифікати, свідоцтва про контроль та огляд, а також декларації про небезпечні вантажі.
Функції торгових документів
Як було зазначено вище, торгові документи мають різне походження, проте вони ще й виконують різні функції. Вони можуть відігравати роль контрактних документів, наприклад, страхові поліси, коносаменти та комерційні рахунки-фактури. Водночас такі документи є підтвердженням інформації, що надається в рамках іншої формальної процедури. Хорошим прикладом тут може послужити комерційний рахунок-фактура, який є документом, необхідним для здійснення розрахунків між покупцем і продавцем, але водночас є і документом, який використовує митна служба для класифікації та оцінки товарів, і який має бути представлений на митницю як підтверджуючий документ для цілей митного очищення товарів.