Вибір виробу для зберігання документів та карток
У сучасних офісах працівники змушені цілими днями проводити за роботою з документацією. Як правило, вона представлена не лише документами на звичайному папері, а й спеціальними бланками, формулярами, картками, анкетами тощо. І рано чи пізно керівник офісу замислиться над тим, де всі ці папери зберігати. Причому бажано не просто зберігати, а розташувати таким чином, щоб їх було зручно витягати, класти назад і переглядати, за необхідності.
Оптимальним варіантом для зберігання такої документації є картотечні шафи. У звичному побутовому побуті ми з таким поняттям стикаємося рідко, але в офісному приміщенні картотечні шафи - це явище досить часто. Адже вони, як ніякі інші шафи, ідеально допомагають сортувати документи, зберігати їх у належному вигляді та завжди утримувати в ідеальному порядку.
Що ж являють собою картотечні шафи, чи просто картотеки? Картотеки останнім часом ще називають файловими шафами, хоча, зрозуміло, зберігати в них можна далеко не тільки файли.
При виготовленні картотек використовують різноманітні матеріали, але найбільшою популярністю у споживачів користуються металеві картотечні шафи.
На відміну від інших шаф, у картотечних є одна характерна особливість - вони забезпечені спеціальними висувними ящиками. Висуваються ці ящики або з допомогою телескопічних (кулькових), або з допомогою роликових направляючих. Великий асортимент типорозмірів ящиків дозволяє оптимально зберігати той чи інший формат документації.
У повсякденному житті офісу експлуатація такої картотечної шафи надзвичайно проста, крім того, вона набагато зручніша, ніж звичайна бухгалтерська шафа.
Якщо у вашому офісі значну частину документації представлено документами інших розмірів (наприклад, аркуші формату А3), то на сучасному ринку офісних меблів легко можна знайти картотечні шафи, призначені для зберігання таких документів. Якщо ж площа вашого офісного приміщення порівняно невелика, то з метою економії вільного робочого простору можна використовувати бічні картотечні шафи або мобільні картотеки – це ті ж картотечні шафи, але встановлені на спеціальні мобільні бази, які керуються за допомогою штурвала, за допомогою металевих картотек на мобільних базах можна збільшити корисний простір офісу на 50%, або збільшити ємність зберігання документів майже в два рази!
Бувають також і картотечні шафи, що обертаються. Вони ідеально підходять тим офісам, співробітники яких постійно працюють із платежами, картками різних рахунків та іншими схожими документами. Конструктивно вони мають нерухомий корпус, а також спеціальну внутрішню частину, що обертається, в якій і розташовані всі осередки для необхідних паперів. Якщо частина, що обертається, повертається на чверть обороту, то,завдяки спеціальному замку-фіксатору, вона замикається та встановлюється у закритому положенні.
Також у таких картотечних шафах обов'язково присутній вузол пломбування. Такі пломбіри схожі на печатки, і використовуються якраз для опечатування, наприклад, сейфів, приміщень або навіть посилок. При розтині документа чи шафи, відбиток пломбіру, природно, порушується, що дозволяє запідозрити якісь зловмисні чи протиправні дії.
І так основні особливості металевих картотечних шаф:
- Великий період експлуатації
- Сучасний дизайн
- Збірно-розбірний конструктив полегшує переїзд офісу
- Не схильні до впливу перепадів температурних режимів і коливань вологості
- Легко чистяться