Види та організація ділових нарад.
ЗапровадженняМета роботи полягає в тому, щоб розглянути різновиди та організацію ділових нарад. Відповідно до зазначеної мети під час виконання контрольної роботи поставлені такі задачи:
1. Дати загальну характеристику ділових нарад;
2. Розглянути види ділових нарад;
3. Проаналізувати особливості організації ділових нарад.
Об'єктом дослідження у роботі є ділову нараду. Предмет дослідження: різновиди та організаційні особливості ділових нарад.
Однією з найважливіших сторін корпоративної культури є коректне ділове спілкування. Ділове спілкування - це мистецтво, що дозволяє увійти в контакт з партнерами по бізнесу, подолати особисті упередження, досягти бажаного комерційного результату. Під діловим спілкуванням розуміється будь-яке спілкування, сприяє вирішенню комерційних завдань. До принципів ділового спілкування належать: визнання рівності та неповторності кожного з партнерів, взаємне збагачення учасників спілкування.
Ділові наради — один із ефективних способів залучення співробітників до процесу прийняття рішень, один із інструментів управління причетністю співробітників до справ свого підрозділу чи організації загалом.
У світовій практиці управління персоналом відкритість інформаційної системи організації та причетність співробітників до вирішення її проблем стають одними з найважливіших факторів мотивації трудової діяльності. Проведення ділових нарад можна розглядати як із способів управління мотивацією. Тому зневага нарадами є характерною помилкою керівника. У сучасних умовах безперечно важливе значення має правильне проведення ділових нарад. Всівищесказане визначає актуальність цієї теми контрольної роботи.
1 Поняття ділової нарадиКрім ділових розмов і комерційних переговорів у підприємницькій практиці широко поширені ділові наради, які є способом відкритого колективного обговорення тих чи інших питань. Рішення, прийняті цих заходах, зазвичай ефективніше тих, що приймаються вузьким колом управлінців. Суть ділової наради полягає в тому, щоб забезпечити вільну дискусію та виробити спільне рішення на основі обліку різних думок.
Таким чином,ділова нарада- це обговорення питань організації виробництва, управління фірмою, маркетингової діяльності, що проводиться першою особою або фахівцем, що його замінює [2, 196].
До обов'язкових вимог, що дозволяють зробити ділові наради дієвим інструментом створення команди однодумців, належать:
поєднання обговорення стратегічних та оперативних питань;
врегулювання на нарадах питань корпоративних відносин (до таких питань можна віднести зміну пріоритетів внутрішньофірмових відносин, уточнення функцій та повноважень виконавців, вироблення нових ідей, оцінка результатів попередніх програм);
Керівнику слід пам'ятати, що нарада дуже впливає на його імідж і стиль ділових відносин.
У питанні організації ділових нарад слід остерігатися крайнощів — їхньої надмірної кількості та тривалості. Як відомо, будь-яку добру ідею можна дискредитувати формальним ставленням до її реалізації.
Дієвість наради повинна сприйматися як етична норма роботи в колективі, суттєвим актом уваги та поважного ставлення до співробітників з боку організаторів.наради, які, у свою чергу, мають:
- чітко визначити цільову спрямованість та предмет наради;
— вибрати його оптимальний регламент (причому в даному випадку поняття «регламент» можна трактувати досить широко, включаючи тематику, час, склад учасників наради та відповідальних за її проведення);
— не зводити нараду до вирішення окремих питань, які можна вирішити «в робочому порядку».
При цьому слід пам'ятати, що службова нарада — це, як правило, робота колективного розуму. Тому на нього слід виносити питання, які потребують спільних інтелектуальних зусиль усіх учасників розгляду тієї чи іншої проблеми [7, 160].
2 Різновиди ділових нарадЗа своєю загальною цільовою спрямованістю наради можуть бути інструктивними, оперативними та проблемними
Оперативна нарадаприсвячена з'ясування поточного стану справ в організації, короткому обміну думками по суті питань, що виникають у процесі виробничого процесу. З іншого боку, може бути спрямовано вироблення загальної тактики дій різних ланок організаційної структури у зв'язку з поточними виробничими завданнями.
Проблемна нарадає найбільш складним її видом. Проблемні наради — це наради, створені задля пошук оптимальних рішень, винесення на обговорення господарських проблем, розгляд перспективних питань розвитку, обговорення інноваційних проектів. У процесі такої наради виробляється колективне рішення з комплексних питань, які зачіпають зміну функціональних завдань ланок структури чи його пристосування до нових напрямів діяльності організації. Проблемна нарада присвячена, як правило, формуванню спільної програми, що має елементи стратегії татривалі терміни реалізації [5, 200].
Ділові наради є особливий вид організації праці, що діє в дуже короткі терміни і має певну цілеспрямованість. Наради класифікують за такими основними ознаками.За призначенням:
що виробляють та приймають рішення;
роз'яснювальні та уточнюючі завдання щодо реалізації раніше прийнятих рішень;
підсумовують і оцінюють прийнятим раніше рішенням;
За періодичністю (частотою) проведення:
За кількістю учасників:
вузький склад (до п'яти осіб);
розширені (до двадцяти осіб);
представницькі (понад двадцять осіб).
За ступенем стабільності складу учасників наради:
з фіксованим складом;
із запрошеними за списком, складеним для кожної наради;
партійні (та інших громадських організацій);
наукові та науково-технічні;
об'єднані [7, 160].
Таким чином, ділові наради є однією з найважливіших форм управлінської діяльності та займають велику частину часу у сучасному бізнесі.
Під час встановлення теми наради слід уникати розпливчастих, неконкретних формулювань. Це спричиняє зниження інтересу до запропонованої проблеми та підсвідомо веде до відчуття необов'язковості її предметного рішення. Формулювання мети має відбивати риси передбачуваного результату обговорення питань.
Під час вирішення питання про склад учасників необхідно особливо уважно підійти до формування списку за кількісним та якісним складом. До участі у нараді необхідно залучити посадових осіб, які є найбільш компетентними в обговорюваній проблемі, а ними, як показує практика, не завжди єкерівники підрозділів. Щодо кількості учасників нарад, то не слід запрошувати стільки людей, скільки стільців у залі засідань (запрошення для масовості). Оптимальний варіант — відповідність кількості учасників наради з кількістю тих, хто бере активну участь в обговоренні питання. Основний критерій відбору учасників майбутньої ділової наради – це компетентність саме у питаннях порядку денного.
Як правило, місцем проведення значної частини (понад 70%) ділових нарад є кабінет керівника організації. Однак засідання краще скликати у спеціально обладнаних для цієї мети приміщеннях. В основному запрошені на нараду сідають за стіл, що має прямокутну форму. Це украй незручно і керівнику, і учасникам наради. Відома інша, зручніша форма столу трапецієподібну.
За таким столом ніхто нікому не заважає, кожен учасник добре бачить усіх інших, а голова та секретар-стенографіст добре бачить кожного учасника ділової наради.
Підготовка учасників наради — останній етап підготовчої роботи у процедурі організації ділових нарад, коли передбачається попереднє ознайомлення всіх учасників із порядком денним, необхідними матеріалами. Кожен повинен знати заздалегідь тематику та завдання наради.
Дипломатичний стиль передбачає врахування думок усіх учасників наради, а також те, як різні ідеї узгоджуються між собою. У цьому неминучі компроміси.
Авторитарне ведення наради допустиме, якщо з якихось причин не можна звернутися до допомоги партнерів. Це можливо в тому випадку, якщо необхідно якнайшвидше прийняти рішення [3, 128].
Рішення можуть прийматись двома шляхами: 1) спеціально обрана комісія з підготовки рішеннязаздалегідь складає його проект. Проект зачитується. Учасники наради вносять свої корективи та приймають її за результатами голосування; 2) голова зборів підбиває підсумки обговорення та формулює рішення. Після прийняття рішення визначається особа (група осіб), яка здійснює її виконання та контроль за виконанням.
Таким чином, керівникам та спеціалістам, які готують нараду, необхідно керуватися загальними принципами організації ділових нарад:
в організаційній діяльності немає дрібниць;
технічна сторона організації (робочі місця учасників, матеріали, технічне забезпечення) мають бути бездоганними;
має бути підготовлений ведучий (передбачена заміна, помічники ведучого та інший допоміжний персонал).
УкладанняТаким чином, нарада — одна з найважливіших форм управлінської діяльності, під час якої відбувається обмін інформацією між підлеглими та керівником, приймаються управлінські рішення. Як бачимо, нарада - процес складний і при його проведенні необхідно враховувати величезну кількість психологічних закономірностей та правил підготовки та проведення.
Приклад ділової наради.
Ситуація:Микола Макаров - керівник комерційного відділу невеликої компанії, що займається роздрібними продажами - стурбований порушеннями правил щодо обідніх і чайних перерв. Справа в тому, що, приходячи о 10 ранку, співробітники відділу починають свій робочий день з чашки кави, приблизно о 12 йдуть пити чай, о 14 – обідати, о 16 – знову пити чай, йдучи о 18 додому.
Макаров робив зауваження, розмовляв особисто з окремими людьми, видав кілька меморандумів щодо порушень правил чайних перерв. Однак створюється такевраження, що співробітники його доводів просто пручаються і наполегливо їх ігнорують.
У зв'язку з ситуацією, що склалася, він вирішує провести нараду. Ця нарада матиме проблемний характер. Воно збирається у тому, щоб виробити метод вирішення існуючої проблеми.
Зібравши у своєму кабінеті співробітників, які порушують правила, керівник гранично конкретно описав проблему. І як правило поставив на порядок денний питання про негайну зміну поведінки працівників. Тим часом Микола вважає, що подібні чаювання погано впливають на обсяги продажів і показники доходу компанії, а також призводять до заміни професійних відносин у відділі дружніми.
Керівник намагається організувати відкриту дискусію. Вона можлива лише у атмосфері невимушеності. Макаров зберігає спокійний та дружній тон, надмірна офіційність здатна задушити дискусію. Щоб справді отримати користь з наради, він вибирає дипломатичний стиль ведення наради, тобто. кожен із співробітників висловлює свою точку зору. Керівник стежить за розвитком дискусії, щоб виступаючі залишалися в рамках обговорюваної проблеми та їх «не заносило» убік, але діє при цьому вельми дипломатично. Вислухавши думки співробітників, Макаров обирає думку більшості та ухваливши рішення, озвучує його. Потім коротко підсумовує проведене обговорення та визначає майбутні заходи, які планується здійснити згідно з ухваленим рішенням.
Результати наради фіксуються у протоколі та розсилаються всім особам, які мають бути про них поінформовані.Список використаних джерел інформації1. Курбат В.І. Як успішно провести переговори? - Ростов на / Д.: Фенікс, 2010. - 318 с.
2. Нарушак В.Б. Психологія внутрішньофірмового менеджменту:Практичний посібник для менеджерів з персоналу. - М.: Іспит, 2008. - 196 с.
3. Прокоф'єва Н.І. Психологічні аспекти переговорів. - М.: ГроссМедіа, 2007. - 128 с. 4. Самохвалова А.Г. Ділове спілкування: шлях до успіху. - Кострома:КДУ, 2007. - 332 с. 5. Семенов А.К. Психологія та етика менеджменту та бізнесу. - М.: Маркетинг, 2009. - 200 с.
6. Фомічов А.О. Конструктивна нарада. Техніки колегіальної роботи. - Спб.: Пітер, 2005. - 160 с.
7. Психологія та етика ділового спілкування / за ред. В.М. Лавриненко. - М.: ЮНІТІ-ДАНА, 2009. - 327с.
8. Психологія ділового успіху / за ред. О.М. Колесникова. - М.: ВЛАДОС-ПРЕС, 2008. - 304 с.