Відображення у BPWin - Проектування інформаційної підсистеми документообігу організацій
BPWin має досить простий та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача, що дає можливість аналітику створювати складні моделі за мінімальних зусиль.
При створенні нової моделі виникає діалог, в якому слід вказати, чи буде створена модель заново, чи вона буде відкрита з файлу. BPWin підтримує три методології - IDEF0, IDEF3 та DFD, кожна з яких вирішує свої специфічні завдання. У BPWin можливе побудова змішаних моделей, т.ч. модель може містити одночасно всі три методології (рис.2.1).
У IDEF0 система представляється як сукупність взаємодіючих робіт чи функций. Така суто функціональна орієнтація є важливим - функції системи аналізуються незалежно від об'єктів, якими вони оперують. Це дозволяє більш чітко змоделювати логіку та взаємодію процесів організації.
IDEF0-модель передбачає наявність чітко сформульованої мети, єдиного суб'єкта моделювання та однієї точки зору.
Мал. 2.1.Діалог створення моделі "Будівництво залізничного полотна"
Діаграма IDEF0. Основою методології IDEF0 є графічна мова опису процесів. Модель у нотації IDEF0 є сукупністю ієрархічно впорядкованих і взаємопов'язаних діаграм. Кожна діаграма є одиницею опису системи та розташовується на окремому аркуші.
p align="justify"> Діаграма дерева вузлів показує ієрархічну залежність робіт, але не в залежності між роботами. Діаграм дерев вузлів може бути в моделі скільки завгодно багато, оскільки дерево може бути побудоване на довільну глибину і не обов'язково з кореня.
Діаграма для експозиції будуються для ілюстрації окремих фрагментів моделі для ілюстрації альтернативної точки зору, або дляспеціальних цілей.
Моделювана система розглядається в BPWin, вона має свою структуру, яка відображена в ієрархічному порядку, як наведено на прикладі рис. 2.2., і навіть діаграми декомпозиції містять родинні роботи, тобто. дочірні роботи під впливом будь-яких чинників, мають спільну батьківську роботу.
На малюнку 2.2. "Ієрархічна структура діяльності служби" представлена структура діловодства.
Мал. 2.2.Ієрархічна структура діяльності служби
Контекстна діаграма є вершиною деревоподібної структури діаграм і є загальним описом системи, тобто. діяльність відділу та служб в організації.
Робота, вміст прямокутника, позначає процеси, функції та завдання, які відбуваються протягом певного часу і мають результати, що розпізнаються [9].
На контекстній діаграмі першого рівня даної курсової роботи, у вигляді прямокутника, дія виражена віддієслівним іменником.
На малюнку 2.3. представлено роботу "Будівництво залізничного полотна".
Мал. 2.3."Будівництво залізничного полотна".
Далі робимо декомпозицію контекстної діаграми, що містить родинні роботи, тобто. дочірні роботи, розглядаємо сутність деяких робіт даної діаграми, що відбивають діяльність працівників служби.
Усі роботи, фактори та отримані результати представлені на рис. 2.4.
Мал. 2.4.Основні етапи будівництва залізничного полотна.
Мал. 2.5.Узагальнена схема виконання робіт.
Докладніше розглядатимемо роботу "Створення та ведення документації".
Діаграми потоків даних DFDвикористовуються для опису документообігу та обробки інформації. Подібно до IDEF0, DFD представляє модельну систему, як мережу пов'язаних між собою робіт. Їх можна використовувати як доповнення до моделі IDEF0 для наочнішого відображення поточних операцій документообігу в корпоративних системах обробки інформації, представлених на рис. 2.6.
Мал. 2.6.Контекстна діаграма третього рівня
Основою структури будь-якого документообігу є документ. Виділяють три основні типи документа, що становлять централізований документообіг: вхідні документи, вихідні та внутрішні. Розглянемо кожен із цих типів окремо.
Вхідні документи - документи, що надійшли до установи. Усі роботи, пов'язані з документацією, представлені на рис. 2.7.
Мал. 2.7.Контекстна діаграма четвертого рівня "Прийом та облік вхідної документації".
Внутрішні документи - офіційні документи, які в основному не виходять за межі організації, що його підготувала. Ці документи забезпечують цілеспрямоване рішення управлінських завдань у межах однієї організації. До внутрішніх документів належать організаційно-правові, організаційно-розпорядчі документи. Самостійні групи внутрішнього документообігу складають протоколи та акти, планові та звітні документи, внутрішнє службове листування (доповіді, плани).
Мал. 2.8.Контекстна діаграма четвертого рівня "Розробка та оформлення документів".
Вихідні документи-офіційні документи, що надсилаються з установи. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готується з урахуванням внутрішніх документіворганізації.
Усі роботи, пов'язані з вихідною документацією, представлені на рис. 2.9.
Мал. 2.9.Контекстна діаграма четвертого рівня "Відправлення вихідних документів".
За найбільш важливими вхідними, вихідними та внутрішніми документами здійснюється контроль. Контроль за виконанням документів - сукупність дій, що забезпечують своєчасне виконання документів. Контроль за виконанням документів і доручень, що містяться в них, здійснюють керівники установи, керівники структурних підрозділів та виконавці.
Усі роботи, пов'язані з контролем за виконанням документів, представлені на рис. 2.10.
Мал. 2.10.Контекстна діаграма четвертого рівня "Контроль за виконанням документів".
Усі типи документів, що становлять централізований документообіг, після їх виконання формуються за тематичним принципом, визначаються терміни їх зберігання. Після закінчення термінів зберігання документи знищуються встановленим порядком. Порядок зберігання та знищення документів представлений на рис. 2.11.
Мал. 2.11.Контекстна діаграма четвертого рівня "Зберігання та знищення документів".