Відомість на видачу зарплати - бланк, правила оформлення та зразки документів
Форма платіжної відомості
Варто зазначити, що у зв'язку з набранням чинності новим законом про бухгалтерський облік, для всіх організацій (крім державних) та підприємців застосування зазначених форм не обов'язкове. Але, в той же час, застосування цих форм досить зручне і допомагає дотримуватись вимог законодавства. При необхідності в цю форму можна вносити різні зміни для того, щоб привести її використання у відповідність до специфіки діяльності економічного суб'єкта.
Зверніть увагу: Усі форми документів, які використовуються у діяльності підприємства, мають бути затверджені його керівником. Це відбувається на початку кожного календарного року шляхом наказу про затвердження облікової політики організації. Форми документів, що використовуються, виступають додатком до облікової політики.
Зміст платіжної відомості
Сам документ може бути оформлений як від руки, на бланку встановленої форми, так і з використанням комп'ютера. Для кожного бухгалтерського документа, у тому числі для відомості на видачу зарплати, бланк має бути заповнений із оформленням усіх необхідних реквізитів. Щоб не виникло сумнівів щодо дійсності документа, наприклад, при податковій перевірці у платіжній відомості мають бути заповнені такі реквізити:
- найменування організації або прізвище та ініціали індивідуального підприємця,
- дата та реєстраційний номер документа,
- платіжний період, за який провадиться виплата заробітної плати,
- сума виплачуваних коштів,
- підписи керівника (індивідуального підприємця) та головного бухгалтера, які затверджують відомість,
- підписи бухгалтера, який відомістьсклав і касира, який за нею видав кошти.
Так як відомості в переважній більшості виготовляються з використанням затвердженої форми бланка, такий обов'язковий реквізит всіх первинних документів як найменування документа, в бланку вже позначений.
Платіжна відомість складається як мінімум із двох аркушів. Титульного, в якому розташовані практично всі перераховані вище реквізити, та аркуша, що містить відомості про виплату заробітної плати – таблична частина. При цьому, при необхідності (велика кількість співробітників, наприклад), до відомості може бути додана необхідна кількість аркушів, що містять табличну частину.
У цій частині зазначаються такі відомості, необхідні для правильної виплати заробітної плати:
- табельний номер, прізвище та ініціали співробітника,
- його посада,
- сума до виплати.
Також передбачено місце для розпису співробітника, у якому у разі неотримання ним заробітної плати проставляється відмітка про її депонування.
Термін на видачу заробітної плати не може перевищувати п'яти робочих днів. Цей період також включає день, коли готівка, призначена для виплати заробітної плати, виходить у банку. Конкретний період, протягом якого видаватиметься заробітна плата платіжної відомості, вказується на її титульному листі.
Багато роботодавців намагаються піти на хитрість, виплачуючи працівникам заробітну плату лише раз на місяць і вимагаючи від працівників, щоб вони написали заяву про таку виплату. Але така хитрість роботодавцю зовсім нічим не допоможе: за законом, навіть якщо є заяви працівників з проханням виплачувати зарплату раз на місяць, роботодавець зобов'язаний здійснювати видачу заробітної плати все ж таки двічі.в місяць.
Журнал реєстрації платіжних відомостей
Як уже було сказано, відомість на видачу заробітної плати має обов'язковий реквізит – дату складання та реєстраційний номер. Так як такі відомості складаються періодично, їх необхідно реєструвати. Для цього передбачено Журнал реєстрації платіжних відомостей. Так само як і форма самої відомості, форма цього документа затверджена тим самим Постановою Росстату. Формі надано номер Т-53а.
Виправлення у платіжній відомості
У платіжні відомості, як і в розрахункові та розрахунково-платіжні виправлення, вносити можна. У той же час робити це необхідно тільки з урахуванням, встановлених для таких виправлень, правил. Усі виправлення, які робляться у таких документах, мають бути супроводжені датою здійснення виправлення, а також прізвищем та ініціалами особи таке виправлення того, хто вніс. Відповідно поруч із виправленням проставляється підпис виправника. У той же час, як раніше, не можна вносити виправлення у видатковий та прибутковий касові ордери. Тому якщо закриття платіжної відомості у видатковому ордері буде здійснено помилку, її виправити не можна. У такому разі бухгалтеру доведеться виписувати новий ордер.
Закриття платіжної відомості
Остаточне оформлення документа здійснюється в останній день виплат коштів або раніше, якщо грошові виплати були здійснені всім працівникам. Касир підбиває підсумки виданих коштів. Якщо видано всю заробітну плату, то сума до видачі, позначена на лицьовому аркуші документа, зійдеться із сумами виплаченої зарплати. Якщо ні, то різниця буде відображена у графі для депонованих сум.
Якщо до закінчення періоду, протягом якого передбачена видача заробітної плати, хтось абоз працівників не отримає належних йому сум, то зарплата має бути депонована. Тобто самі готівка повертається до банку, а у відомості ставиться відмітка про депонування заробітної плати. Відповідно, у бухгалтерському обліку робиться запис у реєстрі депонентів та книзі обліку депонованих коштів. У ній зазначається номер платіжної відомості, за якою не було видано заробітну плату, табельний номер та ПІБ співробітника, невиплачена сума. Запис про депонування робиться в останній день видачі зарплати.
У тому випадку, якщо відомість була втрачена, то найбільш правильним варіантом є відновлення. Для цього необхідно повторно роздрукувати документ, а також проставити всі присутні підписи, у тому числі й підписи співробітників.
Якщо ж можливість заповнити якісь рядки відсутня — їх можна залишити порожніми або ж у кожній вказати «відновити не вдалося». Також на повторно роздрукованому документі необхідно обов'язково вказати, що ця копія написав на ній слово «Дублікат».
Відомість на видачу зарплати (бланк) можна завантажити тут. Оскільки крім зазначеного документа, на практиці використовуються інші форми зарплатних відомостей, їх також можна знайти на сайті: