Загальна характеристика, класифікація та критерії вибору засобів організаційної техніки

Офісна діяльність пов'язана не тільки зі створенням, передачею та використанням масивів документованої інформації, але й з організацією довідково-інформаційної роботи, плануванням робочого часу, створенням та веденням архіву тощо. досягаються різними шляхами. Один із найефективніших – впровадження у практику діяльності персоналу офісу технічних засобів інформаційних технологій, у тому числі й засобів організаційної техніки (оргтехніки).

Кошти оргтехніки повинні максимально механізувати або автоматизувати (залежно від типу технічних засобів) практично всю роботу персоналу з документами в офісі.

Більшість операцій обробки документів носить технічний і формально-логічний характер, хоча сучасні засоби організаційної та інформаційної техніки передбачають і складніші процедури. При цьому обробляється як смислова частина документа, так і його фізичний носій.

До засобів оргтехніки відноситься досить великий перелік технічних засобів, пристроїв та пристроїв, починаючи від олівців та закінчуючи складними системами та засобами передачі інформації.

Кошти оргтехніки, які застосовуються на конкретному робочому місці, називають малою оргтехнікою. В даний час дане визначення не відповідає дійсному стану речей, оскільки практично більшість засобів змінила свої габарити, технічні характеристики та інше, з'явилися нові пристрої та пристрої, що розміщуються на робочому столі та використовуються індивідуально.

За сучасною класифікацією до таких засобів можна віднести:

персональні комп'ютери та їх периферійні пристрої,
копіювальну техніку індивідуального використання,
засоби комунікаційної техніки,
засоби складання та виготовлення текстових та табличних документів тощо.

Тому прийнято вважати, що мала оргтехніка – це вся «канцелярська дрібниця» (олівці, ручки, степлери, клей та інше), яка застосовується персоналом офісу (і, звичайно, секретарем) для своєї повсякденної праці.

Персонал офісу повинен мати уявлення про практичну застосовність оргтехніки, знати її основні функціональні можливості та з огляду на це оптимально організовувати робочий процес.

Однак різноманіття засобів оргтехніки, представленої на українському ринку, створює певні проблеми щодо вибору відповідних пристроїв для застосування їх у повсякденній діяльності.

По-перше, в силу цілого ряду причин персонал офісу часто не має відповідної підготовки, по-друге, він не завжди уявляє, яка техніка того чи іншого призначення пропонується на ринку оргтехніки, по-третє, необхідно знати критерії вибору того чи іншого пристрою. тієї чи іншої моделі, по-четверте, знати, як і де шукати відповідну інформацію. Для того щоб полегшити, упорядкувати процедури пошуку та вибору конкретної моделі технічних засобів, необхідно спочатку виконати деякі попередні роботи, зокрема, провести класифікацію існуючих засобів оргтехніки, а потім визначити загальні критерії її вибору, а потім і приватні для кожної конкретної моделі.

Різноманітність засобів організаційної техніки передбачає її певну класифікацію відповідно до обраної ознаки. Найбільш поширеною є класифікація ні функціональної ознаки, яка однозначно пов'язує процедури технологічного процесу обробкидокументів в офісі технічними характеристиками та можливостями засобів оргтехніки. Однак це не виключає застосування інших ознак, що класифікують.

В даний час склад функціональних груп засобів оргтехніки зазнав суттєвих

зміни, що пов'язано з проникненням на український ринок провідних фірм – виробників різноманітних техніки та програмних продуктів для офісних технологій. З'явилися засоби оргтехніки, що виконують універсальні функції обробки документів при мінімальних витратах фізичної праці, засоби та системи підготовки та проведення презентацій в офісі, розширилися можливості засобів та систем електронної передачі документів, але водночас приділяється увага розробці нових та вдосконаленню традиційних механічних засобів оргтехніки.

Перехід від традиційних методів зберігання, пошуку, обробки та передачі документів до нових способів та технологій, заснованих на сучасних засобах організаційної техніки, потребує іншого підходу до її класифікації. Це пов'язано з тим, що існуючий перелік технічних засобів в даний час зазнав змін як у частині елементної бази, так і в частині технологічних, ергономічних та інших характеристик.

Розглянемо класифікацію засобів оргтехніки, що застосовується при створенні та обробці документів в офісі.