Журнал обліку видачі трудових книжок зразок та правила заповнення

Трудові книжки (ТК) єдокументом суворої звітності, тому українським законодавством передбачено необхідність жорстко контролювати їх наявність та обіг.

Для цього всі організації зобов'язані вести журнал, де фіксуються прийом і видача трудових книжок – так звану книгу обліку руху трудових книжок та вкладишів до них.

Справа тут навіть не так у перевірках та штрафах, як у потенційній небезпеці судових суперечок із працівником, за збереження чиєї трудової книжки відповідає роботодавець.

Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок має унікальний характер.

Відносини роботодавця та працівника найчастіше далекі від ідеалу, і той, хто звільняється, може скористатися відсутністю журналу видачі ТК або недбалим його веденням для того, щоб насолити колишньому роботодавцю або отримати додаткові гроші, адже якщо факт повернення трудової книжки не підтверджений у книзі обліку підписом працівника>можна оскаржити термін звільнення та розмір розрахункових виплат.

Відповідальні за ведення

Відповідальними за контроль наявності та обороту ТК, як правило, призначаютьсякадровики.

У малому бізнесі, який не завжди має окремі кадрові служби, цей обов'язок можуть покласти на бухгалтера, секретаря, офіс-менеджера або іншого фахівця.

Призначення відповідальної особи оформляється наказом, де вказуютьсяобов'язки щодо ведення обліку ТК, посада виконуючого та посада того, хто замінить його у разі відсутності. Передача справ, пов'язаних з рухом ТК, має супроводжуватися відповідним актом.

Завантажити журнал обороту трудовихкниг.

Якщо книга раніше не велася

Буває так, що грамотний фахівець, який знову прийшов на роботу, виявляє, що його попередники не потрудилися завести книгу обліку руху ТК. Подібна ситуація вимагає складаннядоповідної записки і, якщо відновлення всіх записів та підписів працівників не складає труднощів, негайно усунути недоробку.

Іноді внести відсутні дані щодо будь-кого з колишніх працівників неможливо. Це також варто відобразити в доповідній записці і скласти акт з перерахуванням, які саме дані втрачені і чому немає можливості їх відновити.

Вимоги до заповнення та оформлення

На відміну від ведення інших журналів реєстрації документів, заповнення цієї книги має бутинаскрізним, тобто не закінчуватися разом з календарним роком, а продовжуватися протягом багатьох років, доки не буде заповнена остання сторінка.

Загальні правила оформлення книги зводяться до наступного:

оскільки книга буде використовуватися кілька років і довго зберігатися, рекомендується забезпечити їїтвердою обкладинкою ;

сторінки слідпронумерувати і прошити міцною ниткою, кінці якої вивести після завершальної сторінки і прикріпити зсередини до обкладинки паперовою наклейкою;

паперова наклейка повинна бути опечатана сургучем або пломбою із захопленням обкладинки та кінців нитки.

Багатьма кадровиками заперечується необхідністьсургучного друку, але поки цей пункт у Правилах ведення ТК залишається без змін, краще дотримуватися цих вимог та придбати сургуч та пломбу в канцелярських магазинах чи поштових відділеннях;

на паперовій наклейціцифрами та прописом вказується, скільки сторінок пронумеровано та прошито, таставиться підпис керівника.

Виправлення записів

Записи до книги вносяться від руки, тому нерідкіпомилки. Закреслювати неправильний запис і вносити поруч правильну інформацію з позначкою«Виправленому вірити», датою виправлення та підписом виправного є досить складним через обмежене місце.

Зміст: відомості та графи

Книга обліку містить відомості про прийняті або знову заведені ТК, а також вкладиші до них. Якщо зберігання здається як ТК, а йвкладыш, у записи фіксується лише сама книжка.

Ці відомості деталізуються у тринадцяти графах:

1 –номер запису про ТК та видані організацією вкладиші;

2, 3, 4 -дата надання трудової книжки (як правило, це день прийому на роботу) або закладу нової ТК або вкладиша: число, місяць і рік;

5 –ПІБ (без скорочень) працівника, на якого оформлена трудова книжка;

6 –серія та номер ТК або знову заведеного вкладиша. Ці дані можуть відрізнятися залежно від віку працівника.

Так, зразки 1938 року випускалися без серії та номера, тому при реєстрації таких примірників у графі № 6 рекомендується залишити прочерк – він вкаже, що дані не пропущені, а відсутні.

Зразки 1974 мають серію з букв АТ і двох римських цифр. З 2003 року серія трудових книжок позначається літерами ТК, а серія вкладок – літерами ВК.

7 –посада співробітника за штатним розкладом;

8 –назва організації та структурного підрозділу;

9 - дата та номер документа, яким співробітник приймається на роботу (наказ, розпорядження і т.п.). Якщо реєструється новий вкладиш, що видаєтьсяорганізацією, тут ставиться прочерк.

10 –підпис спеціаліста, що веде ТК і контролює їх оборот;

11 – якщо оплачується новий екземпляр ТК чи вкладиша, вказуєтьсясума в руб., інакше – прочерк;

12 -дата звільнення працівника (це день повернення ТК);

13 - розпис звільняється, що підтверджує, що ТК він отримав назад .

Приклад заповнення книги обліку трудових.

Запис при відмові забрати ТК

Що записати у книзі, якщо віддати ТК безпосередньо її власнику неможливо?

Іноді той, хто звільняється, просить віддати трудову книжкуіншій особі (родичі, другові, колезі). При цьому необхідна довіреність, завірена у нотаріуса.

Передача ТК третім особам без довіреності можлива лише у разі смерті її власника при пред'явленні свідоцтва про смерть, паспорти та документів, що підтверджують спорідненість. У всіх цих випадках у графах 12 та 13 вказується, коли, кому і на підставі чого було видано ТК.

Реєстрація тимчасової видачі

Раніше тимчасова видача ТК була заборонена.

Однак іноді її оригінал потрібно для виписки нотаріально завіреної копії, необхідної при отриманні професійних сертифікатів бухгалтерами, юристами, аудиторами, або до Пенсійного фонду для оформлення пенсії.

При цьому рекомендуютьсятри варіанти оформлення записів у журналі видачі:

у графі 12 відзначититимчасову видачу, а після повернення ТК зробити новий запис;

наказом запровадитинеуніфіковану форму книги обліку та доповнити типовий бланк книги;

оформитиокрему книгу обліку, де зазначалися б мету та дати тимчасової видачі та повернення ТК.

Терміни зберігання та адміністративна відповідальність

КоАП України у ст. 5.27 вказує, що відсутність книги обліку або її недбале ведення спричиняєадміністративну відповідальність.

1. Порушення трудового законодавства та інших нормативних правових актів, що містять норми трудового права, якщо інше не передбачено частинами 2 та 3 цієї статті та статтею 5.27.1 цього Кодексу, —

тягне за собою попередження або накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від однієї тисячі до п'яти тисяч рублів; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без утворення юридичної особи, - від однієї тисячі до п'яти тисяч рублів; на юридичних - від тридцяти тисяч до п'ятдесяти тисяч рублів.

2. Фактичне припущення до роботи особою, не уповноваженою на це роботодавцем, у разі, якщо роботодавець або його уповноважений на це представник відмовляється визнати відносини, що виникли між особою, фактично допущеною до роботи, та даним роботодавцем, трудовими відносинами (не укладає з особою, яка фактично допущена до роботи, трудовий договір), —

тягне за собою накладення адміністративного штрафу на громадян у розмірі від трьох тисяч до п'яти тисяч рублів; на посадових осіб – від десяти тисяч до двадцяти тисяч рублів.

3. Ухилення від оформлення або неналежне оформлення трудового договору або укладання цивільно-правового договору, що фактично регулює трудові відносини між працівником та роботодавцем,

тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від десяти тисяч до двадцяти тисяч рублів; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без утворення юридичної особи, - від п'яти тисяч до десяти тисяч рублів; на юридичних осіб - відп'ятдесят тисяч до ста тисяч рублів.

4. Вчинення адміністративного правопорушення, передбаченого частиною 1 цієї статті, особою, яка раніше була піддана адміністративному покаранню за аналогічне адміністративне правопорушення, —

тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від десяти тисяч до двадцяти тисяч рублів або дискваліфікацію на строк від одного року до трьох років; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без створення юридичної особи, - від десяти тисяч до двадцяти тисяч рублів; на юридичних - від п'ятдесяти тисяч до сімдесяти тисяч рублів.

5. Вчинення адміністративних правопорушень, передбачених частиною 2 або 3 цієї статті, особою, яка раніше була піддана адміністративному покаранню за аналогічне адміністративне правопорушення, —

тягне за собою накладення адміністративного штрафу на громадян у розмірі п'яти тисяч рублів; на посадових осіб - дискваліфікацію терміном від одного року до трьох років; на осіб, які здійснюють підприємницьку діяльність без утворення юридичної особи, - від тридцяти тисяч до сорока тисяч рублів; на юридичних - від ста тисяч до двохсот тисяч рублів.

Штраф для посадових осіб визначено у розмірі 1-5 тисяч рублів, а для організації - у розмірі 30-50 тисяч рублів.

Якщо керівник чи посадова особа вже вчиняли адміністративні правопорушення, передбачені ч. 1 ст. 5.27 КпАП, їх можуть дискваліфікувати на термін 1-3 роки.

Можливо, незабаром трудові книжки будуть скасовані – ходить багато розмов про те, що це застаріла форма фіксування інформації про трудову діяльність. При цьому зникне книга обліку руху ТК.

Поки цього не сталося, роботодавцю краще ненехтувати викладеними вище правилами - тоді він буде застрахований від багатьох грошових і моральних втрат.

Чи не знайшли відповіді на своє запитання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:

+7 (495) 212-90-15 (Москва) +7 (812) 332-54-12 (Санкт-Петербург)

---