Журнал реєстрації лікарняних листів (зразок)
Листки непрацездатності (лікарняні листи) – первинний кадровий та обліковий документ. Вступ його до організації фіксує журнал реєстрації лікарняних листів, зразок заповнення його граф є в інтернеті. Реєстрація та облік у назві журналу взаємозамінні, відіграють роль повних синонімів. Процес є одним із етапів документообігу лікарняних.
Інстанції проходження лікарняних листів
Бланк листка тимчасової непрацездатності розроблено у ФСС та роздруковується на фабриках Держзнаку. Він має досить високий рівень захисту та підлягає суворій звітності. Отримання порожніх бланків медустановою наголошується у відповідному журналі. Бланк починає заповнюватися лікарем. На руки хворому може бути виданий як у день початку його дії, і під час виписки.
Потім пацієнт повинен поставити до лікарняного листа печатки в реєстратурі та віднести на роботу. У фірмі пацієнта лікарняний лист (БЛ) передається до відділу кадрів, бухгалтерії, начальству цеху або офіс-менеджеру. Це залежить від того, хто займається кадрами.
Відповідальна посадова особа заповнює БЛ до кінця та відправляє до ФСС. Співробітник Фонду після обробки повертає БЛ на підприємство, де він повинен зберігатися відведений час. Пацієнт-працівник у цьому документообігу не бере участі – ФСС не прийме від нього документи, якщо підприємство діє.
Облік лікарняних листів у журналі
Рух та зберігання листків непрацездатності для підприємства не регулюються в нормативно-методичних актах. Фахівці з кадрової справи рекомендують дотримуватися загальних принципів діловодства: документ, що входить, треба зареєструвати, бажано кожен вид в окремому журналі.
При наданні лікарняного листа працівником кадровику варто вписати в журналреєстрації порядковий номер, прізвище співробітника, серію БЛ, причину видачі (можна кодом), кількість днів та період непрацездатності. На самому БЛ жодних позначок ставити не можна.
Для відстеження термінів у журналі обліку лікарняних листів варто зазначити терміни надходження БЛ до організації, відправки БЛ до ФСС та повернення звідти. Після отримання документа з ФСС розумно врахувати розмір страхової виплати від підприємства та Фонду, тобто. доведеться заглядати в журнал вдруге.
Розробка форми журналу реєстрації лікарняних
Нормативних шаблонів журналу обліку листків непрацездатності немає. Розробкою форми слід займатися:
спеціалісту з кадрів, який працює з лікарняними листками;
керівнику служби управління персоналом, відповідальному за правильність та повноту кадрового діловодства;
представнику діловодної служби або відділу інформаційних технологій, що займається оптимізацією та автоматизацією документаційного забезпечення управління;
представнику бухгалтерії - це дозволить прибрати подвійну роботу (від бухгалтерів може знадобитися реєстр БЛ).
Можна створити як паперовий, так і електронний журнал реєстрації лікарняних листів, зразок останнього є в Інтернеті. Однак не всі варіанти зручні: іноді відсутні корисні графи та зайві. p align="justify"> Електронну таблицю можна скласти в програмах типу 1С або взяти за основу зразок реєстру від ФСС (він був спочатку розроблений для пілотного проекту).