2.3 Розміщення пріоритетів у справах
Постійне встановлення пріоритетів – основне правило ефективної техніки особистої роботи менеджера. Правильне розміщення пріоритетів у справах дозволить вирішити деякі з основних проблем керівників:
- Спроби відразу виконати занадто великий обсяг роботи;
- Витрата сил на несуттєві відносини, які не приносять необхідного результату.
Можна виділити такі переваги роботи з пріоритетів:
робота над справді важливими та необхідними завданнями;
вирішення питань відповідно до їхньої невідкладності;
концентрація на виконанні лише одного завдання;
цілеспрямованість у справах та дотримання термінів виконання роботи;
виключення справ, які можуть бути виконані іншими;
найбільш раціональне та продуктивне використання дня.
З досвідом керівники виробляють інтуїцію. Вона дозволяє приймати якісні рішення швидко. Щоб її виробити, слід закласти добрі основи. Основою професійної інтуїції є якісні інструменти розміщення пріоритетів. Виділимо основні інструменти розміщення пріоритетів у справах [7, с. 43]:
принцип Парето (80/20);
Для того, щоб відсіяти більшу частину наших справ, потрібен певний критерій. Мірилом виступає співвідношення 80: 20, або принцип Парето. Стосовно тайм-менеджменту він каже наступне: 20% усіх справ, які ми робимо, приносять нам 80% результату. Тому керівнику важливо навчитися виявляти 20% завдань, які є найбільш вирішальними. Відповідно до закону Парето, лише 20% робіт забезпечують досягнення 80% результатів. Звідси дуже важливо визначити, які завдання складають ці найважливіші 20% і витратити основну масу часу на них. Отже, керівнику рекомендується спочатку вирішувати нечисленні"життєво важливі" проблеми, а потім - численні "другорядні".
Принцип Парето лежить в основі так званого АВС аналізу, згідно з яким частки у відсотках важливіших і менш важливих справ у їхній загальній кількості залишаються загалом незмінними. Це положення дозволяє умовно розділити весь обсяг роботи керівника на три групи завдань: А, В і С відповідно до їх значущості з точки зору досягнення поставлених цілей.
Група завдань А - становить приблизно 15% загальної кількості завдань та справ, намічених керівником до виконання. Значимість завдань цієї групи у досягненні поставленої мети становить, своєю чергою, 65%. Таким чином, до цієї групи повинні входити лише найважливіші завдання та заходи керівника.
Група завдань - становить 20% загальної кількості, і навіть 20% становить їх підсумкова значимість. До цієї групи входять, зазвичай, завдання важливі.
Група завдань С - становить 65% загальної кількості завдань, але вони мають незначну частку - 15% у загальній значущості справ керівника. До цієї групи входять завдання менш важливі та несуттєві.
Відповідно до практики застосування аналізу АВС керівнику рекомендується групу завдань А, що приносить найбільший підсумковий результат, вирішувати самостійно насамперед. На наступному етапі роботи увага керівника має бути зосереджено групі завдань, вирішення яких також забезпечує істотну частину сукупного результату. По цій групі керівнику рекомендується визначити можливість часткового делегування завдань іншим виконавцям. У цьому випадку керівник залишає за собою контроль термінів та якості вирішення завдань, що делегуються. Делегуючи вирішення завдань цієї групи, керівник розвантажує свій робочий час, звільняючи його на вирішення найважливіших справ. Зз іншого боку, він сприяє підвищенню мотивації у роботі своїх підлеглих та зростання їхньої кваліфікації, довіряючи їм відповідальні справи. Основна небезпека завдань групи для керівника у тому, що рано чи пізно вони переходять до складу завдань групи А і повинні вирішуватися їм особисто в найкоротші терміни. Завдання групи С мають бути делеговані іншим виконавцям. Необхідність їхнього делегування пояснюється тим, що успішне вирішення завдань групи С не вимагає наявності у виконавців спеціальних знань та особливих якостей. Керівник у своїй залишає у себе лише контроль термінів розв'язання завдань цієї групи.
Своєчасно прийняти керівнику правильне рішення щодо того, якому завданню віддати перевагу можуть допомогти запропоновані американським генералом Д. Ейзенхауером правила. Принцип Ейзенхауера дозволяє комбінувати лише два критерії - важливо і терміново, таким чином, виходить чотири класи пріоритетів.
«Важливість» — такий самий критерій, як у принципі Парето;
"Терміновість" - наскільки завдання близьке до небезпечної зони, так званої "лінії смерті" - deadline;
Мал. 2.1 - Матриця Ейзенхауера [9, с. 107]
Для успішного планування вам необхідно проаналізувати і класифікувати всі завдання, що стоять перед вами. І тоді у вас вишикується ієрархічний список, завдяки якому ви знатимете що, коли і як потрібно робити.
- А-пріоритет: це справи, які необхідно зробити сьогодні, оскільки вони є терміновими та необхідними.
- По-пріоритет: важливі справи, які не обов'язково робити сьогодні. Просто потрібно регулярно виділяти собі час виконання справ У і знайти їм місце у своєму розкладі. Виконання завдань із цієї групи забезпечить успіх та наблизить до наміченої мети. Дуже часто справи простовідкладаються у довгий ящик, оскільки вони не є терміновими. Звідси і виникає безліч завдань групи А, тому що з часом ці завдання переходять у розряд А, що різко збільшує навантаження на керівника. У зв'язку з цим дуже важливо ніколи не допускати того, що важливі справи ставали терміновими. Тому бажано намагатись термінові, але менш важливі справи не виконувати особисто, а делегувати.
- D-пріоритет: сюди належать справи, які не є ні важливими, ні терміновими. Можете спокійно відкласти їх у ящик для паперів або ж, якщо йдеться про терміни або деякі завдання, відмовитися від них або просто перепоручити зробити це комусь ще. Свідомо захистивши себе на якийсь час від виконання справ D, дозволить відпочити і розважитись у дні найбільшого стресу.
Узагальнюючи ці принципи, можна визначити найважливіші правила для будь-якого керівника з розстановки пріоритетів:
Розподілити всі ваші завдання та обов'язки по вищезгаданим групам А, В, С і D. Таким чином, ви відокремите «потрібне» від «марного».
Пам'ятати: «важливе» докорінно відрізняється від «термінового». "Важливе" наближає намічену вами мету, але при цьому воно не обов'язково є "терміновим". «Термінове» ж навпаки вимагає безпосередньої уваги.
Звертати увагу на так зване "правило переваги": "важливе" стоїть перед "терміновим". Не обов'язково виконувати все те, що потребує поспіху. Намагатися не підкорятися диктатурі термінових справ, оскільки в ній є така небезпека: ми починаємо відволікатися на те, що є терміновим, але абсолютно неважливим і не обов'язковим.
Для розумного планування часу ця порада буде дуже корисною: завжди починати роботу із завдання, що стоїть під номером 1 у групі А, а не з того, що стоїть під номером 3 або 4, як бипривабливими вони не були. Якщо до кінця робочого дня не встигли впоратися з усіма завданнями та справами групи А, то продовжуйте роботу з ними і на наступний день. Не виконуйте інших завдань, доки не закінчите з першими.
Щодня потрібно працювати над яким-небудь завданням із групи В, яка потребує великих тимчасових витрат. Поряд зі своїми повсякденними справами необхідно також думати про свої «стратегічні» важливі завдання та цілі. Тільки так можна вже сьогодні забезпечити собі «завтрашній» успіх.
Завдяки дотриманню цих методів роботи у керівника з'являться такі позитивні наслідки у повсякденній діяльності:
- Дотримання встановлених термінів;
- Більше задоволення від робочого дня та результатів роботи, уникнення стресових перевантажень;
- задоволення отримують підлеглі та колеги, як наслідок – уникнення конфліктів;
- Значне підвищення продуктивності трудової діяльності.