8 порад як організувати себе та своє робоче місце для підвищення продуктивності
Якщо ваш робочий простір знаходиться в хаосі, ви втрачаєте продуктивність роботи. Ці вісім порад можуть допомогти вам зберегти її та отримати максимальну віддачу від кожної години дня.
Ці вісім порад організації Національної Асоціації Професійних Організаторів (NAPO) і Simplify Me Now можуть допомогти вам перетворити ваш робочий простір зі стресового в спокійне та підвищити продуктивність, дозволяючи легко знайти файли, документи, матеріали, та дотримуватися поточних проектів та термінів.
1. Очистіть Ваше робоче місце
Подивимося правді у вічі. Якщо ви читаєте цю статтю, ви, ймовірно, щосили намагаєтеся контролювати хаос, присутній у вашому робочому просторі. З чого почати? Згідно NAPO, перший крок полягає у позбавленні від непотрібного мотлоху, що займає дорогоцінний офісний простір. Перегляньте ці штабелі паперів і позбавтеся дублікатів. Очистіть ваші ящики столу та шафи з документами і викиньте (або переробте) все, що ви не використовували протягом шести місяців. Коли ви залишитеся тільки з необхідними предметами та видаліте надмірне захаращення, ви можете легко організувати те, що залишилося.
2. Зробіть перестановку в офісі
Далі, оцініть розташування меблів у вашому, нещодавно очищеному просторі, ґрунтуючись на тому, як ви працюєте. Якщо вам доводиться вставати кожен, щоб викинути щось чи поміняти папку, ваш робочий стіл та підлога можуть легко стати сховищем сміття, каже NAPO. Розставте меблі, папки та кошики для сміття так, щоб до всього був легкий і швидкий доступ.
3. Організуйте свій робочий стіл
Предмети, які ви найчастіше використовуєте, повинні бути вУ межах досяжності – це ваші друзі. Предмети, які ви використовуєте рідше (раз на місяць або періодично) повинні бути поруч, але ви повинні мати можливість стати і отримати доступ до них – це ваші знайомі. Предмети, які ви рідко або ніколи не використовуєте, але які повинні зберігати, повинні бути прибрані з вашого офісу цілком – це незнайомці», каже вона. Simplify Me Now пропонує створити систему документообігу для всіх вхідних документів.
Папка «Вхідні» — для документів, які ще не були розглянуті. Коробка "В обробці" для документів, з якими ви працюєте. Система зберігання (див. наступну пораду) або кошик для сміття для документів, з якими робота закінчена.
4. Розробка системи реєстрації
Немає правильної або неправильної системи реєстрації, поки вона відповідає вашому стилю роботи і може легко підтримуватися, говорить Кример. Залежно від ваших особистих уподобань, ви можете зберігати документи в алфавітному порядку, за проектами, клієнтами, або будь-яким іншим методом, який працює для вас. NAPO пропонує використовувати той же метод для електронних документів, який ви використовуєте для паперові. Регулярно сортуйте, архівуйте та очищайте електронні та паперові документи, щоб уникнути безладу та нагромадження.
Тримайте найсвіжіші документи на початку папки для вільного доступу, і не забудьте перевірити політику запису-зберігання вашої компанії, щоб переконатися, що ви не викидаєте життєво важливий документ. Зберігайте архів старих записів у ящиках, або скануйте для зберігання документів в електронному вигляді.
5. Тайм-менеджмент
Звільніть принаймні годину кожного робочого дня, щоб зосередитися на проектах і необхідних діях, і NAPO рекомендуєвиділення вдвічі більше спочатку запланованого часу кожної задачі, з урахуванням перерв і подальшого відновлення діяльності. Кример пропонує відстежувати витрачений час протягом тижня, щоб отримати краще уявлення про те, скільки часу забирають деякі завдання, перш ніж розпочати планування.
Розподіл великих проектів на більш дрібні та щоденне планування часу на кожен з них може допомогти впоратися з великими завданнями. Але ви обов'язково маєте планувати, каже вона.
«Дивно, але занедбаним інструментом в управлінні часом є календар. Я говорила з сотнями глядачів і працювала з незліченними клієнтами у їхніх службових приміщеннях, і планування не є головною частиною їхнього дня. Більшість людей, які планують, становлять лише план зборів та зустрічей. Вони не планують час для роботи, яку належить зробити між ними. Вони створюють to-do list на папері або у голові і ніколи не планую це зробити. Таким чином, список справ стає списком ухилення від справ», – каже Кример.
6. Спілкуйтеся за розкладом
«Встановіть таймер на 10-ти або 15-хвилинні інтервали часу і робіть маленькі спринти, щоб досягти мети. Відомо, що найефективніший час становить 15 хвилин до того, як вам доведеться вийти на зустріч або збори», каже Кример. "Це називається дедлайн - маса 10-15 хвилинних дедлайн один за одним може дати дивовижні результати".
7. Організуйтесь у цифровому вигляді
Електронна організація така ж важлива, як і фізична, каже NAPO. Створіть різні папки в скриньці електронної пошти для кожного клієнта та проекту. Налаштуйте програму так, що при отриманні нових повідомлень вони потраплятимуть у відповідну папку. Цедозволить вам діяти швидко та ефективно.
«Якщо ви довго зберігаєте листи у поштовій скриньці, створіть папки для кожного року і перемістіть старі електронні листи до відповідних папок. Забігаючи наперед, не дозволяйте листам залишатися в папці «Вхідні», якщо вони не вимагають дій», каже Крімер. «Або видаліть його, або перешліть, або помістіть до архіву. Папка «Вхідні» лише для листів, які потребують будь-яких дій. Вона задля зберігання».
Система зберігання цифрових документів повинна відображати вашу фізичну систему реєстрації з папками, вкладеними папками для зберігання записів і документів. Для архівних матеріалів чудовим варіантом є провайдер хмарних послуг. Зберігайте у хмарі завершені проекти або файли, які вам не потрібні щодня.
8. Ритуалізуйте ваш робочий день
Організація не є одноразовим заходом, ви повинні йти в ногу з припливом документів, файлів, проектів та комунікацій. Наприкінці робочого дня присвятіть близько 15 хвилин оновленню списку справ, підшивці завершених проектів та розміщенню незавершених документів у належне місце. Це дасть чистий, свіжий, організований початок роботи наступного ранку.