Аналіз простроченої дебіторської заборгованості в 1С у розрізі документів
Практично у всіх типових рішеннях фірми 1С, у яких присутній управлінський облік, реалізовано механізм, який дозволяє вести облік простроченої дебіторської заборгованості у розрізі розрахункових документів. Наприклад, в «1С:Керування торгівлею» або «1С:Комплексна автоматизація» це можна зробити за допомогою таких типових звітів як:
- Звіт по кредитній лінії;
- дебіторська заборгованість за інтервалами;
- Дебіторська заборгованість за термінами боргу.
Але для того, щоб вести облік та аналіз дебіторської заборгованості в розрізі розрахункових документів (тобто, наприклад, у розрізі документів «Реалізація товарів та послуг»), обов'язковим є дотримання умови, що в договорі встановлено ознаку «За документами розрахунків з контрагентами ». Встановлення даної ознаки в договорі означає, що в документах відвантаження та оплати користувач повинен явно вказувати їхній взаємозв'язок.
Здавалося б, все гаразд і жодної проблеми в даному питанні не існує. Однак на практиці організації, у яких суттєвий торговельний документообіг, цю галочку в договорах ставити не поспішають і на це є дуже розумне обґрунтування.
Отже, давайте подивимося, чому цей типовий функціонал 1С не завжди підходить. Уявіть собі ситуацію, коли за одним договором поставки (наприклад, із роздрібною мережею) у вас щодня проходять до 10 відвантажень, а контрагент за договором здійснює оплату з періодичністю 1 раз на 20 днів. Таким чином, при реєстрації оплати Вам необхідно буде вручну або за допомогою автоматичного підбору вказати всі документи відвантаження, які підходять для цієї оплати.
Але ідеальних ситуацій у реальному житті не буває, і тому обов'язково будуть випадки, коли Вам потрібно буде змінювати документи відвантаження.числом». А якщо Ви внесли зміни у відвантаження «заднім числом», то для того, щоб облік взаєморозрахунків у розрізі документів залишався коректним, потрібно по новій провести всі наступні документи оплати, та не просто перепровести, а знову заповнити списки документів відвантаження на які ці оплати відносяться. І ось тут і починається злам та вивих. У результаті, відразу приходить усвідомлення яких вимагає трудовитрат це переведення, і, як правило, вихід у цій ситуації завжди один - відмова від використання в договорі ознаки ведення взаєморозрахунків у розрізі документів.
Як тоді бути в даній ситуації? Як контролювати прострочену дебіторську заборгованість у розрізі розрахункових документів? Виявляється, є досить універсальний варіант вирішення цього питання. Понад те, цей метод контролю можна використовувати навіть у типових конфігураціях, у яких ведеться управлінський облік, оскільки алгоритм може працювати і даних бухгалтерського обліку.
Укрупнений опис методу зводиться до наступного:
1. На дату формування звіту отримуємо зведену дебіторську заборгованість у розрізі контрагентів та договорів;
2. Починаючи з дати формування звіту в минуле перебираємо всі документи (що призводять до появи дебіторської заборгованості) у розрізі договору та контрагента та сортуємо суми з документів на прострочену та не прострочену заборгованість. Як тільки підсумкова сума за документами стала рівною поточній дебіторській заборгованості, закінчуємо аналіз.