Андрій Подпорін Секретар чи Помічник
Існує певне упередження щодо посад у наших компаніях. Традиційно частина їх вважається серйозними, важливими, а частина до банальності простими – секретар, водій, помічник, касир тощо. Відповідно для останніх не така важлива кваліфікація, рівень освіти. Навряд чи ця думка бездоганна, проте працівник і роботодавець зацікавлені в об'єктивній оцінці своєї діяльності, а не тільки суб'єктивній. Але хто у нас займається вибудовуванням чітких критеріїв для секретаря, водія чи кур'єра? Однак, для того щоб визначити об'єктивний критерій, потрібно відповісти на просте запитання, а в чому власне головне завдання того чи іншого співробітника. Пропоную простий тест, постарайтеся виписати на аркуші паперу, чим у вашій компанії займається секретар чи чим він має займатися. Якщо це вийшло, тоді друге питання – а чим має займатися помічник керівника? Якщо відмінність перевищила 30% - тест пройдено, але залишиться питання який критерій його ефективності?
В Україні в країні відсутні Національні професійні стандарти посад. Тому в приймальні ми можемо виявити офіс-менеджера, секретаря, референта, асистента, особистого помічника тощо. різноманітність у цьому тераріумі нескінченна. За свою не таку вже довгу історію вимоги до людини у приймальні трансформувалися від панянки з модельною зовнішністю до фахівця, який має різноманітний набір знань. Від перекладів, візової підтримки до MS Project та залагодження конфліктів із клієнтами. Погодьтеся, примітивним цей набір не назвеш. Але щоб остаточно не заплутатися і навести якийсь порядок, достатньо виділити дві головні фігури у приймальні - секретаря та помічника.
На відміну від секретаря помічниккерівника – це фахівець, керуючий продуктивністю праці іншу людину. Оскільки ця людина – керівник підприємства чи підрозділу, вважати посаду помічника менш важливою, значущою, престижною – безглуздо. Інша справа, що про продуктивність праці у нас менш прийнято говорити, ніж про рентабельність, швидкість окупності, доход на капітал, поняття, так чи інакше з ним пов'язані. Ми не зможемо відповісти на запитання, навіщо потрібний помічник, якщо не розуміємо, навіщо потрібний керівник. Завдання будь-якого керівника різноманітні та складні, але будь-який керівник має вміти головне – приймати рішення. Люди до нього до кабінету входять із проблемою, а вийти мають із рішенням. Комбінацію, коли є інші переваги, але відсутня здатність приймати рішення складно назвати керівником. Отже, будь-який помічник потрібен тоді, коли в результаті його присутності на робочому місці на день приймається не 10 рішень, а 15. Не 5 зустрічей, а 7. Не 8 листів, а 10 і т.д. Хоча кількість не завжди означає якість. Просто з присутністю нормальної людини у приймальні якісних рішень все одно стає більше, ніж без неї. Зрозуміло, що банальні чай-кави – це зняття побутової проблеми з керівника для того, щоб він мав більше часу для вирішення виробничих справ. А аж ніяк не демонстрація статусу та чиноповажання.
Ситуація сильного помічника та керівника рівноцінна вселенському щастю. Кожен займається своєю справою та будь-якому клерку зрозуміло до кого і як треба підходити з тим чи іншим питанням. Основний плюс цього поєднання – як керівник, а й його оточення транслюють однакові управляючі сигнали колективу, і мотивують. Оскільки в цьому випадку всі тягнуть в один бік результат обов'язково буде, якщо, звичайно, інтересикерівника збігаються з інтересами компанії та її акціонерів.
Правду кажучи, керівнику, який не звик оперувати поняттями особистої ефективності та продуктивності праці, помічник не потрібен. Тільки якщо акціонери не готові зазнавати витрат на його особисті доручення. А ось добрі секретарі знадобиться всім. Головне правильно ставити їм завдання та цінувати їх. Втім, як і решту.