Добро переможе зло що робити, коли бухгалтерія створює проблеми бізнесу
Бізнес процвітатиме, коли всі його складові діятимуть узгоджено. Однак у 99.9% випадків бухгалтерія в компанії сприймається, як якась структура, яка живе своїм життям. Робота бухгалтера бачиться непосвяченими як щось магічне та позамежне. Це призводить до того, що бухгалтерія замикається на собі та власної значущості, створює річ саму в собі. Необхідне зло, відмовитися від якого не можна, але й користь мінімальна, тому що в такому вигляді бухгалтерія, швидше, створює проблеми бізнесу.
Для ухвалення управлінських рішень керівник повинен розуміти фінансову ситуацію в компанії. Інформацію щодо фінансів за відсутності фіндиректора може надати лише бухгалтер. У цьому діяльність управлінця підпорядкована фінансової доцільності, а діяльність бухгалтера – нормам, правилам, законодавству. Різний функціонал і відмінність у підходах до роботи між керівником і рахівником можуть призвести до взаємного нерозуміння, що негативно відбивається на бізнесі.
Для рядових співробітників те, чим займається бухгалтерія, є «темним лісом». Часто персонал загалом розуміє лише те, що від цього відділу залежить виплата зарплати. Нерозуміння бухгалтера та вимог бухгалтерії, наприклад, до документації, призводить до складнощів у взаєминах. З боку працівника це виглядає як «що не зробиш – все неправильно». З боку бухгалтера це виглядає як «у мене своєї роботи немає, щоб йому очевидні речі розжовувати?». Розлад між співробітниками чи відділами – завжди погано для бізнесу.
Як зробити, щоб бухгалтери не служили гальмом та не заважали роботі інших підрозділів? З погляду керівника,Існує три основні проблеми, що сприяють тому, що бухгалтерія починає мішатися під ногами і викликати загальне невдоволення.
Головбух та фіндиректор: розділяй та володарюй
У будь-якому бізнесі є складнощі з розумінням завдань бухгалтера як такого. Якщо співробітники дивляться на бухгалтерію, як у частину маршруту з переміщення заробітної плати картку, то з керівником не так просто. Чого зазвичай хоче управлінець? Найчастіше вимог занадто багато: усі папери мають бути в порядку, щоб не «підкопалися» перевіряючі органи; оперативно надавати інформацію про фінансову діяльність підприємства; проводити аналіз попередніх періодів щодо темпів розвитку; прогнозувати ризики; вести податковий та фінансовий облік; взаємодіяти з податковою та ін.
Ці вимоги завищені, а їхнє коріння – у нерозумінні функцій бухгалтерії. Бухгалтери – це просто рахівники, які повинні фіксувати, а не оптимізувати, аналізувати та прогнозувати. Оптимізувати, аналізувати та прогнозувати – завдання фіндиректора. Часто ці функції поєднуються, оскільки керівник не бачить різниці між головним бухгалтером та фінансовим директором. А вона суттєва.
Головний бухгалтер – це перший рубіж оборони підприємства, відповідальний формування та достовірність зовнішньої звітності. Його мета – щоб кожна копійка була зафіксована та мала документальне обґрунтування. Фіндиректор – це керівник оборони, у чиї функції входить втілення у життя політики підвищення прибутковості підприємства. Бухгалтерський облік та управлінський облік – речі абсолютно різні.
Також не варто забувати про податкові перевірки, під час яких аудитори буквально «просіюють» бухгалтерію через сито, вивчаючи кожен документ, кожен файл. Якщо у веденні бухгалтеріїперебуває як бухгалтерський, а й управлінський облік, до рук податківців можуть потрапити небезпечні компанії дані. Поєднувати бухгалтерський та управлінський обліки – не найрозумніше рішення. Необхідно ці функції розносити, запроваджувати посаду фіндиректора у компанії.
Більше функцій на бухгалтерах – більше авралів та проблем
На бухгалтерії пов'язано дуже багато речей: рахунки, договори, виплати тощо. Всім співробітникам компанії так чи інакше доводиться з нею стикатися. Добре, коли вони стикаються лише з профільних, бухгалтерських питань, наприклад, щодо довідок про зарплату або відкриття зарплатної картки. Погано, коли бухгалтерія навантажена невластивою їй роботою. В цьому випадку з нею контактуватимуть люди, далекі від бухобліку. Бухгалтери можуть бути дуже милі, коли з ними стикаєшся у їдальні, але по роботі це зазвичай жорсткі люди, які вимагають від колег роботи у чітких форматах та шаблонах. Якщо співробітники не розумію вимог бухгалтера, чи ігнорують їх, вважаючи «бзиком», починаються нерви.
Незважаючи на думку, бухгалтерія зовсім не покликана заважати жити чесним трудягам. Просто потрібно залишити кесареві кесареві. Бухгалтерія повинна займатися бухобліком, а всю невластиву їй діяльність можна передати до підрозділів. У випадку, якщо бізнес великий, є сенс взагалі звести до мінімуму спілкування персоналу та бухгалтерів. Наприклад, можна запровадити посаду адміністратора при бухгалтерії. Найняти на роботу неконфліктну та спритну дівчинку, здатну виступити посередником між робочим колективом та бухгалтерами, «утрясати» проблеми, згладжувати кути.
Це затратні методи, але є речі, на яких краще не заощаджувати. Якщо навантажувати бухгалтерію невластивими їй функціями, то втрати через неякісне здаваннязвітності можуть бути в рази більші за економію від такої «оптимізації». З іншого боку, спроба зробити з бухгалтерів «універсальних солдатів» зазвичай призводить до того, що це функції починають виконуватися однаково погано.
Первинна документація: документообіг «між двома вогнями»
Проблема документообігу та комунікацій зазвичай виникає на стику роботи відділу продажу та бухгалтерії. Відділ продажів, як водиться, продає, і в нього завдання – напрацювати якнайбільше. Контрагенти можуть бути в іншому місті і виникає проблема з оригіналами документів – так званою первинкою, первинною документацією.
Наприклад, менеджер отримав підтвердження електронкою, і пустив замовлення в роботу. Тобто. оригіналу договору немає, а продукція пішла. Немає оригіналів документів – оштрафують органи контролю. Бухгалтерія починає трясти відділ продажу, і продажники, замість продавати, починають займатися невластивими їм функціями – вибивати документи з клієнтів. Відділу продажів погано, бухгалтерії погано, клієнту погано – всім погано. Продажники не повинні займатися документообігом. Ці функції треба з них прибирати.
Перший варіант – делегувати функції таких «вибивачів документів» на бухгалтерію, але тоді бухгалтери почнуть безпосередньо спілкуватися з клієнтами. Це створить низку проблем. Бухгалтери - це прямі люди, які звикли мати справу з точними цифрами. А людина не завжди така ж точна. Ось і виникає ситуація, коли бухгалтер надмірно жорстко «вибиває» з клієнта якийсь документ, завдаючи тим самим шкоди іміджу компанії. Доведеться вчити бухгалтерів спілкуватися зі споживачем, залучати до загальних корпоративних тренінгів, вводити в систему взаємовідносин із партнерами.
По-перше, це гарний маркетинговий хід. Ваші клієнти спілкуватимуться з персональнимменеджером, зануреним у його, клієнта, проблеми. Споживач почуватиметься важливою персоною, т.к. з ним працюють персонально. По-друге, такий відділ чи людину простіше навчити комунікації, ніж тих же бухгалтерів із їхніми цифрами, дебітами та кредитами. З вашими клієнтами спілкуватимуться підготовлені кадри, здатні професійно та дипломатично «розрулити» будь-яке питання.