Електронна трудова книжка 2017
ЖурналПрофіКоммент вітає вас! Стало відомо, що Ощадбанк та Міністерство праці України планують ввести у користування електронні кадрові документи, тобтоелектронні трудові книжки. Ця інформація оприлюднилася нещодавно, на початку травня 2017 року, коли голова Мінпраці М. Топілін відвідав саміт міністрів праці та зайнятості країн G20.
Для чого це потрібно? Трудові книжки, що є класичними паперовими носіями трудової активності людини, завдають багато турбот і фінансових витрат при їх використанні.
- По-перше, трудові книжки мають заповнюватися з урахуванням суворих вимог. Синя ручка, з блакитною печаткою, від руки.
- По-друге, люди, які втрачають трудові книжки, отримують дуже багато проблем з їх відновленням, збиранням інформації про попередні місця роботи. А скільки проблем, якщо фірма, де працювала людина, давно закрилася і немає нікого, хто міг би видати довідку про те, що людина кілька років офіційно і чесно працювала у цієї фірми.
- По-третє, самі роботодавці зазнають збитків на ведення обліку працівників на підприємстві шляхом класичних трудових книжок, що теж зовсім не вигідно та незручно. Наприклад, у пенсійному фонді фахівці змушені вручну вносити дані до кожної трудової книжки. Адже почерк у всіх людей різний, доводиться щоразу розбирати зрозумілий — незрозумілий шрифт. Десь за довгі роки чорнило в трудовій книжці розтікається, тьмяніє, текст стає нерозбірливим. Те саме відбувається і з печатками. Загалом, цей вид трудового обліку йде у минуле.
Плюси електронних трудових книжок
Плюсів дуже багато. Кожна людина більше не буде прив'язана до паперового носія його трудового стажу, якийможна неодноразово загубитися за довге життя. Відповідно не буде ризиків, що частину трудового стажу буде втрачено. Адже це неймовірно важливо, коли людина наближається до отримання заслуженої пенсії. Адже при нарахуванні пенсії важливий щороку, щомісяця трудового періоду.
Також електронні трудові книжки сприятимуть легалізації праці. Роботодавці зобов'язані реєструвати кожного працівника через спеціальний сервіс єдиної системи обліку, сплачувати податки. Відповідно, трудящий не матиме проблем зі стажем.
Електронна версія кадрового документа матиме вигляд звичайного електронного файлу, в якому будуть мати такі графи, як:
- Місце роботи та посада
- Причини розірвання та переведення трудових договорів
- Освіта
- Стаж
Електронні трудові книжки допоможуть скоротити витрати на обслуговування паперових носіїв, тобто частина грошей залишиться в бюджеті і витрачатиметься на потрібніші сфери, що дуже важливо для економіки країни.
Трудову книжку не можна буде відібрати, вкрасти, підробити, адже доступ до даних про стаж людини матимуть лише офіційні держустанови, і лише вони зможуть вносити відповідні коригування та інформацію про робочий стаж людини.
А також електронна трудова книжка матиме низку незаперечних переваг:
- Миттєвий пошук інформації про трудову діяльність людини в електронній базі
- Буде доступна зручна навігація для пошуку необхідних відомостей про персонал на конкретному підприємстві.
- Трудова книжка в електронному вигляді буде об'єднана з пенсійним фондом та міністерством соц.розвитку.
- Повний захист інформації про трудову діяльність людинивід втрати.
Разом із цією статтею читають:
Як відбуватиметься перехід на електронні трудові книжки
Держава планує плавний перехід. Це означає, що якийсь час люди зможуть мати як класичну трудову книжку на руках, так і електронну копію в загальноукраїнській базі персоніфікованого обліку, яка дублюватиме інформацію про трудовий стаж, місце та зміну роботи людини.
Наочна різниця між електронною та паперовою трудовою книжкою
Трудові книжки нового покоління – це крок уперед. Більше не буде проблем, що історія трудової діяльності людини може загубитися, зіпсуватися чи потрапити до рук зловмисників. А з боку роботодавців та держустанов більше не буде проблем із зберіганням та обслуговуванням «трудових стелажів» підприємства.
Мало хто уявляє, але в організаціях, де працює більше кількох сотень людей, вже з'являється необхідність заводити окремі кабінети, відділи, наймати десятки осіб персоналу, які лише обслуговуватимуть саме зберігання та ведення трудових книжок на підприємстві. Це дуже затратно та трудомістко. Може виникати плутанина і, що найнеприємніше, помилки в класичній трудовій книжці дуже складно виправити. Наприклад, є лише один шанс внести запис та поставити друк. Якщо фахівець кадрового відділу випадково напише не ту цифру чи не в тому місці, то доведеться робити додатковий запис у самій трудовій книжці, що допущено опис. Цю помилку треба завіряти керівником підприємства, ставити додатковий друк.
Електронний формат трудових документів вирішує ці проблеми, тому що при введенні інформації на комп'ютері можна легковиправляти друкарські помилки і лише тоді, коли дані кілька разів звірені, їх можна повністю зберігати.
Ще одна перевага, звичайно ж, для економіки країни, це відсутність необхідності друкувати паперові трудові бланки. Державні документи виготовляються не як звичайний папір. Тут потрібне високоточне обладнання для створення захищеної документації. Тобто паперові бланки державного зразка, як гроші, паспорти, свідчення – усі мають свої водяні знаки та інші фішки для захисту від підробки. Для захисту даних в інтернеті достатньо мати складну систему доступу з використанням довгих паролів, а людина (відповідальна особа) підтверджує ту чи іншу зміну електронним підписом.
Терміни повного переходу на електронне документування трудового стажу поки що варіюються десятком років. Можливо, це станеться швидше, оскільки ведення паперової документації дуже ускладнює розвиток економіки, а можливо, це затягнеться і на 20 років, оскільки сьогоднішнє покоління, яке звикло до паперових трудових бланків, психологічно не готове від них відмовитися, боячись, що інформація буде втрачена. . Тому, як і все нове, електронне документування трудового стажу людей потребує компромісу та неквапливості.
Разом із нововведенням доведеться змінювати і закони, які регулюють новий порядок ведення роботодавцями обліку своїх працівників. Тому на ці зміни теж потрібен час, що швидше за все призведе до поступового переходу від традиційної системи документування до електронної.