Як бухгалтеру підвищити ефективність своєї роботи
Творчий безлад
Робота бухгалтера пов'язана з інтелектуальним навантаженням та постійним стресом. Необхідність контролювати різні процеси, швидко реагувати на зміну ситуації, уважність у роботі з цифрами – це та багато іншого змушують подумати про стресостійкість та грамотний підхід до своєї роботи. У цьому кожному бухгалтеру, який поставив собі за мету підвищити ефективність своєї роботи і готовий докласти до цього деяких зусиль, допоможуть прості техніки тайм-менеджменту.
Структура уваги
Увага людини має три основні рівні. Перший рівень – це «фокус уваги», і він включає один елемент. Наприклад, при складанні звіту саме ця робота є фокусом уваги: бухгалтер зосереджено дивиться в екран і швидко друкує. Підраховуючи фінансові показники, він уважно виводить у калькуляторі цифри та вносить їх у документ. Все, що фокусує увагу «тут і зараз», те, на чому співробітник усвідомлено концентрується, відноситься до першого рівня структури.
Третій рівень – рівень «підсвідомості» – включає нескінченну кількість об'єктів, які можна не бачити, але вони також впливають на роботу: до них відносяться, наприклад, думки про сім'ю, відчуття голоду та багато іншого.
Бухгалтерія починається зі столу
Якість залежить від процесу
Правильно організоване робоче місце дозволить краще зосередитись на виконанні роботи.
Розглянемо принцип розчищення робочого столу. Зазвичай бухгалтер бере пачку документів завтовшки вкілька десятків сантиметрів, кладе її перед собою та починає обробляти. Далі він відкладає перший документ і дивиться на цю ж стос паперів, відкриваючи другий документ для обробки. Виникає негативне відчуття того, що цей стос паперів ніколи не скінчиться, і навіть якщо перекладати з місця на місце один документ за іншим, все одно перед очима залишається багато нескінченної роботи. Порада полягає в тому, щоб спочатку покласти цей стос документів не перед собою, а недалеко від себе, а для обробки брати по одному документу і класти перед собою. Після обробки слід одразу прибирати папір у потрібне місце, щоб не заважала. Якщо таким чином працювати над документами, то не виникає зайвих об'єктів і вони не створюють негативного психологічного впливу.
Метод Цезаря не пройде
Щоб не відволікатися від першорядних функцій, раджу свідомо забюджетувати на конкретне завдання час. Взагалі корисним буде створити в компанії корпоративний стандарт управління часом для грамотного та шанобливого ставлення до свого тимчасового графіка. Щоправда, якщо частину відповідальності за це можна взяти на себе (принципи організації робочого місця, обробки інформації відповідно до структури уваги), то взаємодія з вашими колегами – це питання корпоративного стандарту тайм-менеджменту.
Формула успіху
Розглянуті принципи роботи у тайм-менеджменті рекомендується застосовувати і під час планування свого часу. Пропоную користуватися таким правилом:
у вас є список справ на місяць (рік) – (-365-). Це можуть бути будь-які завдання – робітники, особисті – які у більш менш хаотичному порядку фіксуються в єдиному списку. Даний список рекомендую перевіряти не менше одного разу на тиждень для виявлення тихсправ, виконання яких стає актуальним;
із цього списку слід вибирати найбільш пріоритетні для виконання цього або найближчого тижня – (-7-). Важливо пам'ятати про кількість об'єктів у передсвідомості: завдань має бути 5–9, оскільки саме така кількість є оптимальною та їх нескладно тримати у зоні контролю. Такий список рекомендується перевіряти один раз на день з метою проаналізувати, чи настав термін для виконання того чи іншого завдання; чи з'явилася можливість взятися за певну роботу тощо;
при виборі однієї з пріоритетних завдань для безпосереднього виконання усвідомлено виділений для неї час, вона з'являється у фокусі вашої уваги - (-1-).
Даний принцип довгострокового планування може бути реалізований на будь-якому носії (паперові стікери, щоденники тощо), але я рекомендую користуватися найоптимальнішим електронним інструментом тайм-менеджменту – MS Outlook.
Дисциплінуюче вікно
Таким чином, уміння правильно організувати своє робоче місце є важливим фактором швидкості виконання завдання. Знання структури уваги та вміння розподіляти свої ресурси дозволяє не лише планувати свій день більш реалістично, а й налагоджувати роботу з колегами, домовлятися з ними про правильність використання такого важливого ресурсу як час.
Варвара Радченко, бізнес-консультант компанії «Організація часу», викладач кафедри тайм-менеджменту МФПА