Як організовувати файли

Запам'ятайте три принципи:

Система організації має бути динамічною.

Організація речей потрібна лише для того, щоб полегшити їхній пошук.

Чим рідше потрібна річ, тим більше часу можна витратити на її пошук.

І останній принцип свідчить, що час доступу до речей у системі організації має бути постійним. Комп'ютери вже давно цим займаються - операційні системи роблять оптимізацію для зменшення часу доступу до файлів, що часто використовуються, жертвуючи часом доступу до рідко використовуваних файлів. Не можна створити систему з постійним часом доступу, тому пожертвуйте часом пошуку речей, що рідко використовуються заради швидкого доступу до часто використовуваних.

Мої основні робочі папки – Робочий стіл та Документи. У них немає якоїсь особливої організації: на робочому столі є папка з чернетками нотаток та ще кілька папок для поточних проектів (наприклад, зараз там лежать нові варіанти дизайну моїх сайтів).

У папці Документи — кілька підпапок із вихідними програмами, плюс ще кілька підпапок із проектами, над якими я поки що активно не працюю.

Де ж «організація»? А ось вона – папка Архів. Туди я складаю все, що не повинно бути у центрі моєї уваги. Наприклад:

чернетка release notes для Mémoires,

прес-реліз про вихід Mémoires 1.0,

Apple Universal Logo License Agreement,

акорди Good Charlotte — Where Would We Be Now,

Більшість цих файлів спочатку знаходилися на робочому столі або в документах.

Ці файли та папки ніяк не організовані, вони просто лежать усередині Архіву. Коли я вважаю, що архів став дуже жирним, я переміщаю його на зовнішній диск (він у нас підключений до Wi-Fi роутера, тому ніякої метушні з проводами).Після чого створюю нову папку Архів та починаю з чистого аркуша.

Таким чином, якщо у мене з'являється якийсь файл, який потрібно десь зберегти на майбутнє, я не думаю про систему, а просто кидаю його до Архіву. Це майже не триває часу.

Але папка Архів була б просто сміттєзбоніком, якби не друга частина — швидкий пошук, для якого є спеціальні програми. Якщо ви не користуєтеся програмами для миттєвого пошуку файлів на дисках, ви безнадійно відстали. Такі програми – ваш персональний Яндекс чи Google. Адже ви вже не користуєтеся каталогами сайтів, а шукаєте їх у пошуковику?

У Mac OS X та Windows Vista такий пошук вбудовано в операційну систему. Якщо ви користуєтеся Windows XP, швидше встановлюйте Google Desktop Search, Windows Desktop Search або Персональний пошук Яндекса, якщо Ubuntu або іншим лінуксом - Beagle.

Тепер, якщо мені потрібно знайти якийсь файл, я просто натискаю ^Space і вводжу частину тексту чи назви файлу.

Якщо файл був «заархівований» давно і знаходиться на зовнішньому диску, я підключаюся до нього і шукаю там. Все відповідно до третього принципу (чим рідше потрібна річ, тим більше часу можна витратити на її пошук).

Як щодо інших файлів, таких як MP3, зображення тощо? Їхньою організацією я не займаюся вручну — це роблять додатки (у дужках наведено аналоги для інших систем):

iPhoto для фотографій (Windows – Picasa, Ubuntu – F-Spot або та ж Picasa)

iTunes для музики (Windows - той самий iTunes, Ubuntu - Rhythmbox)

Mail для пошти, нотаток та to-do (Windows - Outlook, Ubuntu - Evolution)

В iPhoto не обов'язково створювати альбоми - при завантаженні фотографій з фотоапарата, він автоматично сортує їх за подіями (враховуючи проміжки часу міжзйомками).

У iTunes не треба сортувати музику за папками — він сам сортує їх відповідно до тегів у музичних файлах.

Отже, поточні проекти у мене зберігаються у папках для «швидкого доступу»: Робочий стіл та Документи. Решта, що не потрібно часто, визначається в Архів.

До речі, за тими ж принципами у мене організовані ящики столу: верхній містить поточні проекти (без якоїсь особливої організації, тому що в невеликій скриньці речі знаходяться дуже просто), середній — архів паперів, нижній — архів девайсів та проводів. Гості дивуються, коли бачать вміст нижньої скриньки, і думають, що це купа мотлоху. В принципі, так воно і є, але там лежить певного типу мотлох — той, який мені потрібний дуже рідко, який не треба організовувати і на пошук якого не шкода витратити певний час. Наприклад, я точно знаю, що там лежить провід-перехідник для підключення iBook до монітора чи проектора. Якщо мені одного разу знадобиться підключити iBook до монітора або проектора (що буває раз на 25 років), я зможу знайти його серед цього «мотлоху».

А тепер перечитайте три принципи та спробуйте звільнити себе від вічної проблеми організації речей.