Як зберігати листування з організаціями в електронному вигляді, Питання передплатників, Журнал «Довідник
Питання-відповідь на тему
Чи можна листування з організаціями зберігати в електронному вигляді в базі Lotus, а не оформляти справу «Листування . » у паперовому варіанті?
Якщо лист має чисто інформаційний характер, наслідків можна не побоюватися, але якщо лист юридично значущий для вас, вам потрібен оригінал на папері, а значить, вам все одно доведеться зберігати листування на папері.
Все проділове листування ви дізнаєтеся, якщо прочитаєте матеріал за посиланням.
Дещо інша ситуація складається у випадку, якщо ви отримали лист на паперовому носії: тоді ви самі можете його відсканувати та ввести в систему вже у вигляді електронної копії, але при цьому ви все одно повинні зберігати оригінал на папері, оскільки це юридично значущий документ, і саме оригінал, що надійшли до вас, повинен зберігатися протягом встановленого терміну. Таким чином, виходить, що ви все одно повинні зберігати документи на паперовому носії та в електронному вигляді (у цьому випадку вони є копіями). Перейти до зберігання листування лише в електронному вигляді можна буде лише тоді, коли ми перейдемо до безпаперового міжвідомчого (міжкорпоративного) документообігу. Для цього потрібно не тільки запровадження електронного підпису в організаціях, а й ухвалення низки нормативних документів по країні загалом.
Читайте проведення ділового листування, щоб не робити помилок.