Як зшивати документи нитками покрокова інструкція

"Прошнуровано і пронумеровано у кількості енної кількості аркушів", мабуть, тільки це спадає на думку, коли йдеться про необхідність пошити документи. Як зшивати документи? Новачок відразу ж представляє стоси паперів, туго скріплених банківським шпагатом, покритих їдким пилом, десь у кутку кабінету співробітника бухгалтерії або відділу кадрів.

Однак не все так просто і поверхово, як здається на перший погляд. Що потрібно знати, щоб не допустити помилок у цій непростій справі? Як правильно пошити документи нитками по фото? Ці питання докладно розглянемо у покроковій інструкції.

Навіщо зшивати папери «по-старому»?

Є чимало державних структур, куди можуть знадобитися документи, пошиті не фабричним способом, а вручну за допомогою ниток. Це насамперед податкова інспекція, архів, зшивати документи нитками просять під час прийому паперів для реєстрації індивідуальних підприємців, постановки юридичної особи на облік чи оформлення паперів на тендер. Як правильно зшивати документи, на фото 2 показано. Зазвичай використовується щільна нитка та товста голка.

Вважається, що цінні папери, підшиті таким чином, складніше втратити, підробити чи замінити аркуші. Деякі організації саме через це використовують таку «дідівську» форму скріплення важливих документів. Є ще один аргумент – іноді папери мають суворо конфіденційний характер, і керівники, боячись розголосу чи впливу конкурентів, довіряють таку роботу тільки перевіреній особі, відповідно, відмовляються від допомоги спеціалізованих фірм.

Неправильне пошиті документи можуть стати причиною відмови в реєстрації або перереєстрації підприємства, приймання паперів до архіву,призвести до зняття організації з конкурсу отримання тендеру, вплинути рішення контролюючого органу у разі перевірки організації.

Чи є єдині норми?

На сьогоднішній момент немає чітких норм, як зшивати документи нитками за єдиним шаблоном. Є лише рекомендації та інструкції. Здебільшого на підприємствах користуються методичними розробками Росархіву, затвердженими наказом за номером 76 у 2009 році, вимогами ГОСТу «Діловодство та архівна справа», а також інструкціями Центробанку України.

Підготовчий етап

Наступний етап підготовки – добір інструментів. Щоб правильно пошити документи нитками, знадобляться: шило, спеціальні нитки, картонна обкладинка, як на фото. У деяких випадках використовують дирокол. Як і чим зшивати документи, кожен фахівець вирішує сам. Найзручніше користуватися суворими нитками або банківським шпагатом, у деяких випадках використовують вовняні нитки або шнурки. Найчастіше вони мають функцію прикраси. Зазвичай у серйозних звітах використовують суворіший стиль. Підготуйте самі документи та бланк для опису.

Деякі тонкощі

Аркуші великого формату, наприклад, А3 або А2, також потрібно пронумерувати. Для цього його повністю розгортають та нумерують за загальними правилами. Потім згортають та акуратно підклеюють за кут.
Якщо необхідно підшити листа, його розкривають, спочатку нумерують сам конверт, потім по черзі сторінки листа.
Обкладинка документа не нумерується. Також не нумерується титульний лист, якщо немає обкладинки. Однак другий лист нумерується вже цифрою "2".
Якщо число аркушів більше 250, вони діляться на томи. Така практика часто зустрічається у судах. Кожен том потрібно пронумерувати окремо.
Як зшиватидокументи, якщо немає можливості вказати номер аркуша справа зверху чи весь аркуш зайнятий? Таке нерідко трапляється, наприклад, при нумерації фотографії, у разі допускається нумерація зі зворотного боку.
При помилковій нумерації цифру можна закреслити. Однак виправлення потрібно підтвердити підписом.
Якщо пропущено не більше двох аркушів, допускається використання літерного позначення для пропущених сторінок. Цифрова нумерація основного документа при цьому не змінюється, але кількість аркушів збільшується. У цьому випадку необхідно попередити про це людину, яка прийматиме документи.
Якщо необхідно пронумерувати документ, який вже пронумеровано, або має нумерацію, його нумерують заново.
Якщо в документації аркуші неможливо відокремити або вони склеєні, їх нумерують як один аркуш. Таке буває, якщо на документі, наприклад, приклеєно чек, фотографію або газетну вирізку. Але при цьому необхідно скласти опис, а у графі «Примітка» або в завірювальному написі обов'язково потрібно уточнити, які документи були наклеєні, на якій сторінці і що в них містилося.

Які документи найчастіше зшиваються ниткою? Насамперед установчі та настановні документи. Вони найчастіше мають невеликий об'єм, їх легше проткнути шилом, а легко зшивати. Технологій для зшивання кілька, можна робити два проколи, три чи п'ять. Три отвори – найпоширеніший варіант. П'ять проколів знадобляться тоді, коли деякі документи мають менший формат, ніж інші, з'єднання п'ять проколів допоможе краще їх зафіксувати. Зшивання п'ять отворів використовується, якщо документи мають високу цінність, це знизить ризик їх заміни.

Як правильно пошити документи нитками: покрокова інструкція

Скласти листи в чарку, вирівняти по краях.
Перевірити порядок листів.
Намітити олівцем місця майбутніх проколів симетрично центром з лівого боку листа. Це можна зробити як на одному аркуші, так і на всіх.
Необхідно відступити від тексту щонайменше 1,5 сантиметра.
Мітки повинні бути строго вертикально, допускається відстань до трьох сантиметрів один від одного.

Якщо документ досить об'ємний, то проколювати його зручніше за шило. Зазвичай починають із верхнього отвору.

Якщо немає можливості використовувати фабричну обкладинку, як на картинці, то перший і останній лист можна проклеїти тонкою смугою картону, щоб не допустити псування сторінок. Важливо вибрати правильну довжину нитки, зазвичай, це від 50 до 80 см.

Класичний варіант зшивання ниткою – у три отвори

Розберемо варіант, як пошити документи покроково в три отвори. Це класичний та найпоширеніший варіант оформлення паперів в архів або на перевірку. Як у цьому випадку правильно пошити документи нитками, краще видно на фото.

Голку з ниткою заводимо вниз під стос документів, виводимо через отвір під номером два. Не можна забувати про невеликий "хвостик" довжиною 7-8 см, він ще знадобиться. По лицьовій стороні направляємо голку у верхній отвір, далі повертаємо голку в нижній отвір № 3. Далі голка «пірнає» в центральну лунку, в результаті обидві нитки залишаються знизу. Тепер їх можна скріпити вузлом.

Далі документ обов'язково засвідчується, приклеюється аркуш паперу, зверху ставиться друк та підпис відповідальної особи. Як правильно пошити документи та закріпити вузол нитками, видно на фото.

Крім того, на тильній стороні останнього листа приклеюється опис. Написдопускається робити від руки або використовувати готові шаблони як на фото.

Як пошити документи у чотири отвори?

Технологія прошивки чотири отвори практично ідентична. Відмінність лише у тому, що зшивати документ починають згори донизу. Це схоже на намітку під час шиття. Тільки в цьому випадку вона повторюється і в зворотному порядку спочатку зверху вниз, потім знизу вгору. Таким чином стяжки виходять однорідні без прогалин, наче прошити на гігантській швейній машинці.

Особливі випадки

Іноді допускається з'єднання документів не вертикально, але в куточок. В основному це папери фінансової звітності, що передбачають кріплення касових стрічок, чеків з правого боку. Такі документи зшивають на куточок. Етапи такі ж, як при стандартному складанні документів, тільки отвори проколюються на розі. Зазвичай їх два. Аркуш приклеюється точно на куточок. Далі процедура аналогічна - її запевняють, ставиться друк.

Висновок

У процесі підготовки та зшивання документа важливо заздалегідь продумати, як зшивати документи, щоб уникнути різного роду форс-мажорів. Наприклад, іноді з уже пошитих і зданих до архіву документів потрібно зробити копію. Про такі моменти варто подбати заздалегідь. Зазвичай фахівці відділу кадрів або бухгалтерії заздалегідь можуть припустити, який документ необхідно прогнати через копір. Це суттєво спрощує роботу та економить час.