Книга обліку руху трудових книжок та вкладишів

Документ, що підтверджує статус працюючого громадянина – трудова книжка – видається під час оформлення працівників та зберігається у роботодавця. Усі пересування цього документа мають фіксуватися у спеціальному регістрі – книзі/журналі обліку руху трудових книжок. Аналогічно самим трудовим книгам належить враховувати вкладиші до них.

Законодавець робить різниці між організаціями за величиною фінансових оборотів чи чисельності персоналу – обов'язок вести регістр обліку трудових формулярів однакова й у величезної корпорації, й у міні-підприємства зі скромним штатом.

Журнал/книга обліку може бути виготовлена друкарським способом, такий регістр можна купити у спеціалізованих магазинах. Організація має право використовувати журнал, виготовлений самостійно, але при цьому обов'язково витримувати всі необхідні атрибути.

Принцип організації обліку

Разом з обов'язком ведення приписаного регістру обліку на підприємстві слід належним чином організувати цей процес. І тому наказом, складеним у простій формі, призначаєтьсявідповідальний співробітник – представник ОК, бухгалтер чи секретар. У наказі прописуються заходи, які мають виконуватися уповноваженій особі під час ведення книги обліку трудових книжок та порядок передачі обов'язків за її тимчасової відсутності.

При зміні особи, призначеної наказом як відповідального за ведення книги обліку, необхідно дотриматися наступної процедури:

скласти акт прийому-передачі рудових книжок та вкладишів, що зберігаються на підприємстві (у тому числі незаповнених бланків);
оформити новий наказ про призначення уповноваженого працівника

УАкті необхідно відобразити і кількість книжок осіб, раніше звільнених з компанії, але не потребували своїх документів на момент оформлення приймання-передачі.

Оформлення книги обліку

Журнал обліку трудових книжок має вестися весь період існування суб'єкта господарської діяльності, тому регістр слід оформити відповідним чином:

одягнути журнал у жорстку палітурку;
пронумерувати за зростаючою;
прошити та опломбувати книгу, завірити сургучем чи номерною разовою пломбою. Шнур для прошивки закріплюється на останній сторінці журналу з двох сторін – зсередини та зовні.

Число аркушів фіксується на задній обкладинці на приклеєному аркуші паперу та засвідчується візою керівника.

Правила заповнення регістру

У книзі обліку трудових книжок підлягає заповненню 13 стовпчиків, кожна з яких має своє призначення:

у стовпці 1 реєструється порядковий номер вкладиша чи трудової книжки (без підрозділу);

Треба знати: при видачі працівникові вкладиша трудової книжки запис робиться двома рядками, з окремим зазначенням кожного документа. Якщо у прийнятого працівника вже вшитий вкладиш у трудову книжку, то журнал записується лише початковий документ.

у колонках з 2 по 4 арабськими цифрами записується дата (число/місяць/рік) працевлаштування громадянина, що фігурує у наказі про призначення;

колонка 5 – прізвище, ім'я та по батькові власника трудової книжки/вкладиша, без скорочень;

стовпець 6 – серійний номер документа (вкладиша чи трудової книжки). Для формулярів, виданих у 1938-1973 роках, нумерації книжок не передбачено, у графі проставляється прочерк. У документах, випущених з 1974 року, та у «найсвіжіших» –2003 року зазначаються двозначна буквена серія (АТ, ТК або ВК) та семизначний номер;

стовпець 7 – трудова функція прийнятого працівника або його посада, закріплена у штатному розкладі;

стовпець 8 – назва відділу чи підрозділу, куди приймається працівник (за штатним розкладом);

стовпець 9 – календарна дата та реєстраційний номер наказу про працевлаштування;

колонка 10 – підпис у прийнятті книжки/вкладиша, зроблений відповідальним працівником;

графа 11 – відображається сума, сплачена прийнятим працювати громадянином, за надання йому бланка трудової книжки/вкладыша;

Важливо: організація може видати локальний акт, за яким стягнення вартості трудової книжки з працівників, що знову оформлюються, не стягується.

колонки 12-13 заповнюються при звільненні. У 12 графі проставляється кількість повернення трудової книжки, а 13 – колишній співробітник має розписатися у отриманні документа.

В окремих ситуаціях у графах 12-13 міститься інформація про те, коли колишньому працівникові поштовим зв'язком надсилається рекомендоване повідомлення про необхідність отримання трудового документа. Це відбувається, якщо співробітник, що звільнився, не виявляє бажання забирати свою трудову книжку, або не може це зробити з інших підстав.

Якщо після поштового запрошення громадянин відмовився від особистого отримання трудової книжки, формуляр надсилається йому поштою.

Якщо в журналі допущено помилку

Процедура заповнення журналу обліку трудових книжок не відрізняється складністю, але виключає можливість описки чи помилки при внесенні даних. Виправити неточність доцільно одним із двох методів:

перекреслити невірний рядок і за наявності вільного місця написатиправильні відомості. Тут же робиться відмітка про посаду та прізвище працівника, який вносив зміни, що засвідчується його підписом;
залишити помилковий рядок, а під нею внести позначку, що попередній запис вважається недійсним. Тут же прописується правильна інформація.

Журнал обліку трудових формулярів ведеться період існування юридичної особи. Якщо всі аркуші, що є у книзі, заповнені, необхідно оформити завершення журналу:

на першій (лицьовій) сторінці зазначаються дати початку/закінчення вказаної книги, засвідчуються розписом відповідальної особи;
повністю заповнений журнал підлягає передачі на архівне зберігання, де він має перебувати 75 років.