КОМП’ЮТЕРИ, ФАКС і копіювальної техніки В ОФІС, використовуємо комп’ютер, ВИКОРИСТОВУЄМО ФАКС, ВИКОРИСТОВУЄМО

63 КОМП'ЮТЕРИ, ФАКС та копіювальної техніки в ОФІСІ

Як би нам не хотілося думати, що технічне обладнання, яке є у нашому офісі, належить нам, ми знаємо, що насправді це не так. Ми використовуємо його тимчасово і, навіть маючи виключне право користування ним, не є його власниками – власником наша організація. У тих випадках, коли іншим співробітникам необхідно використовувати те саме обладнання, ми, надаючи їм таку можливість, повинні виходити з основних принципів ввічливості та порядності для того, щоб загальний робочий процес тривав без переривань та затримок.

При тому, що для кожного виду технічного обладнання є окремий набір правил, існує кілька загальних норм використання офісної техніки:

. Навчіться правильно користуватися технічним обладнанням. Якщо ви будете виходити зі своїх здогадок, а не з відповідних знань, ви, не бажаючи того, можете стати причиною затримки роботи інших співробітників.
. Якщо ви використовуєте конкретне обладнання з іншими, робіть це по черзі (слідуйте черзі)
. Якщо обладнання не працює, виконаємо його, якщо вмієте, або зверніться до людини, яка може це зробити
. Якщо потрібно поповнити папір, картридж тощо, зробіть це
. Якщо ви берете обладнання напрокат, ви повернути його у такому стані, в якому отримали
. Не беріть у користування обладнання, яке вам не належить, без відповідного дозволу
. Не переглядайте чужі документи, які можуть знаходитись біля офісної техніки
. Після користування технікою, залиште обладнання та місце у нього чистим, охайним та готовим для роботи на ньому іншого співробітника

використовуєте комп'ютер

Кожен співробітник повинен знати, як використовувати комп'ютери в офісі. Це його прямий обов'язок. Якщо пройшовши відповідний курс (інструктаж), ви все одно є питання, потрібна допомога, звертайтеся за нею в обличчя або до інших колег у зручний для них, а не для вас час. Нижче наведено основні правила використання офісних комп'ютерів:

. Координуйте свою роботу на комп'ютері з іншими проектами. Це дасть можливість співробітникам, які паралельно з вами використовують цей комп'ютер, заздалегідь знати, коли він буде вільний. Реально оціню, як багато часу вам потрібно. Поважайте введену в офісі практику використання комп'ютерів (хто, коли, як довго) і завжди віддавайте перевагу проектам, які мають першорядне значення.
. Поповнюйте папір у принтері, додавайте тонер, додайте нові дискети (за наявності)
. Коли необхідно відремонтувати офісний комп'ютер, звертайтесь до відповідної особи
. Не змінюйте програмну конфігурацію комп'ютера, яким користується кілька співробітників, для власних потреб
. Не використовуйте диски чи пасворди інших співробітників без їхньої дозволу. Завжди підписуйте в. Маркуйте власні дискети: це не тільки буде економити ваш час, а й допоможе вашим колегам у тому випадку, коли ви, з яких-небудь причин, буде відсутні.
. Усі конфіденційні матеріали, включаючи комп'ютерні файли, є конфіденційними (закритими для осіб, які не мають права користуватися ними)
. Не забувайте дотримуватись чистоти в робочому просторі та забирати з собою всі свої матеріали та документи після завершення роботи
. Ввічливим і розумним дотримання політики вашої організації з комп'ютерних ігор на офісній техніці

ВИКОРИСТОВУЄМО ФАКС

. Не надсилайте матеріали, що містять різну міру закриту інформацію, без відповідного дозволу
. Не надсилайте факсом матеріали, що вимагають власноручного підпису / підписів
. Творчо вибирайте час відправлення вашого факсу - можливо, рано-вранці або під час перерви, тоді ваша робота не перетинатиметься з роботою інших співробітників. Під час відправлення міжнародних факсів обережно зберігайте різницю під час.
. Дотримуйтесь правил компанії з користування факсом для власних потреб: у деяких організаціях працівники ні за яких умов не можуть користуватися факсом для власних справ, у деяких - по офісному факсу можна замовити квитки на спектакль або ланч, в інших установах дозволяється використовувати факс офісу для будь-яких потреб співробітників.
. Не змінюйте програмування факсу номери набираються автоматично, без відповідного дозволу
. Поповнюйте папір та тонер. Якщо можете, звільняйте факс від паперу.
. За потреби повідомляйте зацікавлену особу про наявність несправності

ВИКОРИСТОВУЄМО копіювальної техніки

1) робота великого обсягу та

2) догляд за технікою

Для кожного із названих типів ситуацій є відповідні правила

РОБОТА великий обсяг

. Як правило, особа, що підійшла першою, першою ж робить копії. У тому випадку, коли двоє співробітників підійшли одночасно, першою користується технікою особа, якій необхідно зробити менше копій
. Якщо іншим співробітникам треба зробити малу кількість копій, лише з однієї-двох сторінок, дайте їм таку можливість, перервавши вашу роботу великого обсягу. Якщо ви підійшли тоді, коли хтось копіює у великий обсяг матеріалів, можна запитати: "Не будетечи. Ви/ти проти, якщо я. Вас / тебе перерва? Мені потрібно зробити лише дві копії копії”.

Однак якщо співробітник із роботою великого обсягу витратив багато часу та зусиль, готуючи техніку саме для його потреб – вклав спеціальний папір, встановив необхідний йому (більший чи менший) розмір, розмістив графіки чи діаграми на сторінці – ввічливим буде не переривати його роботи, а, по можливості, повернутися пізніше.

Після копіювання матеріалів великого об'єму перевірте наявність паперу і при необхідності поповніть його

ДОГЛЯД ЗА ТЕХНІКОЮ

. При необхідності самостійно змінюйте картридж / поповнюйте тонер, очищайте машину від паперу застряг всередині. Якщо ви не знаєте, як це зробити, ви повинні звернутися до відповідної особи, може вам допомогти. Не залишайте проблемну ситуацію іншому співробітнику.
. Не забувайте після використання знову встановити звичайний режим та кількість копій – як правило, один екземпляр розміру стандартної сторінки
. Забираючи за собою, не забудьте забрати ваш оригінал (матеріали, які копіювали). Дуже часто важливі конфіденційні документи залишаються в машині, де їх, зрозуміло, можуть знайти і знаходять інші