Копії, виписки, дублікати документів

"Кадрова служба та управління персоналом підприємства", 2006, N 2

Відповідно до пп. 2.3.2.5 Державна система документаційного забезпечення управління копія документа не має юридичної сили, якщо вона не засвідчена.

У ДСДОУ зазначено, що "організація може видати копії лише тих документів, які створюються у самій організації". Положення це не поширюється на архівні установи та нотаріат.

Однак відповідно до чинного законодавства у необхідних випадках – при вирішенні внутрішніх питань, формуванні справ – організації можуть виготовляти копії документів, виданих іншими організаціями.

Приклад 1. При вступі працювати кадрові служби зазвичай виготовляють копії документів про освіту: дипломів, атестатів, сертифікатів тощо.

Житлові, податкові органи під час реєстрації угод із майном - копії свідоцтв про право власності, довіреностей тощо.

При зверненні громадянина в організацію, що видала оригінал документа, для оформлення копії документа, що безпосередньо стосується прав та інтересів громадян, на оригіналі, з якого знято копію, роблять відмітку про те, кому і коли її видано, а на самій копії - позначку, що оригінал зберігається у цій організації.

Сучасні засоби "оперативної поліграфії", які згадує ДСДОУ, наразі є найпоширенішими способами створення копій. Але, безумовно, ДСДОУ передбачено інші способи "відтворення текстів копій": рукописний та машинописний. Звичайно, сьогодні вони застаріли, але поки що не скасовані.

Посадова особа організації, яка видала копію документа, зобов'язана уважно звірити текст копії, що видається, з текстом оригіналу (оригіналу). Засвідчення здійснюєтьсянаступним чином:

Провідний спеціаліст загального відділу --------------- Н.М. Петрова

На копіях вихідних документів, що залишаються у справі (додатках до копії супровідного листа), допускається не вказувати посаду особи, яка засвідчила копію, та дату засвідчення.

Витяг з документа

Виписка з документа зазвичай потрібна для підтвердження одного з фактів, викладених у ньому, якщо виготовлення його копії є недоцільним у зв'язку з його великим обсягом або наявністю конфіденційної інформації.

Виписка з наказу

Московський державний соціальний університет

Ректор _________________ Ю.М. Соколів

Підстава: накази ректора з особового складу за 2005р.

Архіви, що видають аналогічні виписки (копії, довідки) замість заголовка справи вказують номер:

За юридичною силою дублікат документа є повним аналогом першотвору. Зазвичай він виготовляється і видається організацією, яка видала оригінал, або її правонаступником. Існує практика видачі дублікатів документа через підвідомчі організації.

Процедура видачі дубліката документа може бути дещо ускладнена через відсутність у організації документальної інформації, що підтверджує факт видачі втраченого документа. Таке буває у разі передачі справ організації у державний, муніципальний чи відомчий архів.

Приклад 4. Якщо вам необхідно відновити втрачений атестат про середню освіту, ви можете не здійснити свій задум з першого заходу до директора своєї рідної школи. Причина цього: школа свого часу передала зведені відомості успішності та протоколи іспитів за необхідний вам період до державного, муніципального чи відомчого архіву. Туди вам спочатку і порадять звернутисяза відповідною довідкою; після чого школа попросить Управління освіти, а Управління - районний чи міський комітет (або безпосередньо, минаючи проміжний орган влади, відповідно до чинного порядку) видати бланк атестату для оформлення його дубліката.

Отже, для якнайшвидшого отримання копії, дубліката чи виписки з документа від сторонньої організації:

1. Намагайтеся нікуди не звертатися усно. Краще це зробити через пошту, надіславши необхідну заяву рекомендованим листом із повідомленням про вручення. Складати його слід якомога детальніше, із зазначенням максимально можливої кількості фактів, що підтверджують необхідні відомості:

- Точні дати періоду роботи/навчання;

- правильна офіційна назва організації та її вищого органу;

- прізвище, ім'я та по батькові керівника організації;

- її територіальне місцезнаходження тощо;

- безумовно, необхідно назвати свої контактні координати, щоб можна було оперативно знайти.

Звісно, найкраще звернутися із заявою особисто. Однак у такому разі слід попросити розписку посадової особи про прийняття вашої заяви на другому примірнику з детальним розшифруванням її підпису та зазначенням дати отримання.

- коли вона буде повністю розглянута,

- які існують перешкоди для задоволення вашого прохання та

- які кроки для їхнього подолання збирається зробити організація.

3. Організація може не прийняти вашу заяву, якщо вона складена неправильно або недбало. У цьому випадку ви маєте повне право уточнити, що вам слід у ньому виправити.