Матеріально відповідальна особа

Скоробогатова Тетяна, викладач навчального центру Академії Професійного Управління

До адровиків часто доводиться оформляти працювати матеріально відповідальних співробітників. У трудовому праві матеріальної відповідальності сторін трудового договору присвячений розділ XI ТК РФ, який складається як з глав про матеріальну відповідальність роботодавця перед працівником, так і з глав про матеріальну відповідальність працівника. Які документи потрібні, щоб звести до мінімуму можливі конфлікти через завдану шкоду? Розглянемо алгоритми дій щодо оформлення матеріально відповідальної особи, її звільнення та притягнення до відповідальності.

Процедура прийняття на роботу матеріально відповідальної особи

Повна матеріальна відповідальність працівника полягає у його обов'язку відшкодовувати заподіяну роботодавцю пряму дійсну шкоду у повному розмірі. Тому після прийняття на роботу матеріально відповідальної особи одночасно з оформленням трудового договору роботодавець повинен укласти з ним договір про повну матеріальну відповідальність 1 .

Відповідно до ст. 244 ТК Україна цей договір укладається за наявності наступних умов:

Слід розрізняти договори про повну індивідуальну та колективну (бригадну) матеріальну відповідальність. Справа в тому, що якщо роботодавець уклав не ту форму договору про повну матеріальну відповідальність, яка має бути використана, суд може відмовити у стягненні повної суми матеріальних збитків.

Найбільш важлива відмінність полягає в тому, що договір про повну колективну (бригадну) матеріальну відповідальність полягає, коли неможливо розмежувати відповідальність кожногопрацівника за заподіяння шкоди, тобто. доступ до товарно-матеріальних цінностей у працівників загальний (ч. 1 ст. 245 ТК РФ).

Зазначимо, що укладання такого договору є правом, а чи не обов'язком роботодавця. Тому якщо організація не укласти такий договір, то працівника буде звільнено від обов'язку нести повну матеріальну відповідальність.

Далі процес оформлення працювати відбувається відповідно до ТК РФ, як і оформлення інших працівників.

Процедура звільнення матеріально відповідальної особи

Процедура звільнення матеріально-відповідальної особи має свої нюанси. Так, після ухвалення від нього заяви про звільнення (якщо йдеться про звільнення за власним бажанням) необхідно отримати резолюцію генерального директора із зазначенням відповідальної особи, яка приймає матеріальні цінності, які числяться за звільненим. Потім слід видати наказ проведення інвентаризації.

У прикладі 1 представлений зразок такого наказу.

Якщо роботодавець протягом двох тижнів (максимального терміну попередження про звільнення) не встигне зробити акт звірки, то всі подальші претензії до працівника щодо його матеріальної відповідальності він може пред'явити лише через суд.

Наказ проведення інвентаризації

Потім необхідно виконати такі дії:

1. Ознайомити працівника із наказом про проведення інвентаризації під його особистий підпис.

2. Провести інвентаризацію.

3. Оформити результати інвентаризації та отримати акт звірки.

4. Ознайомити працівника з результатами інвентаризації під його особистий підпис.

Далі йдуть кроки, які необхідно зробити у разі виявлення недостачі:

5. У разі виникнення збитків, крім інвентаризації, потрібно провести службоверозслідування для встановлення причин втрати чи пошкодження майна. Для цього слід видати наказ про створення комісії за участю відповідних фахівців та проведення службового розслідування за результатами інвентаризації (Приклад 2).

Наказ про створення комісії та проведення службового розслідування для встановлення причин виникнення збитків

6. Ознайомити працівника з рішенням щодо проведення службового розслідування під його особистий підпис.

7. Крім того, у разі нестачі відповідно до ч. 2 ст. 247 ТК Україна необхідно витребувати від працівника письмове пояснення для встановлення причин виникнення шкоди. І тому видати під особистий підпис працівникові повідомлення про надання пояснення. У Прикладі 3 наведено зразок сповіщення.

Повідомлення про подання письмового пояснення

Якщо працівник відмовляється від проставлення підпису на підтвердження ознайомлення з повідомленням чи наказом, його слід зачитати йому вголос у присутності свідків і скласти акт. З цим документом також необхідно ознайомити працівника письмово. Якщо він відмовляється поставити підпис, в акті слід зробити відповідну позначку. ТК Україна не встановлено терміну, протягом якого з працівника потрібно витребувати письмове пояснення. Отже, роботодавець може запросити його, наприклад, з моменту виявлення збитків, а також під час службового розслідування або після нього. У прикладі 4 представлений зразок акта.

Акт про відмову працівника подати пояснення за фактом відсутності коштів

8. За результатами службового розслідування слід скласти акт. У Прикладі 5 подано зразок документа, який підписують усі учасники комісії. До акту може бутитакож додано матеріали інвентаризації, письмове пояснення працівника та інші документи. В акті відображаються обставини, встановлені комісією, зокрема:

вина працівника;
протиправність вчинених дій;
причинно-наслідковий зв'язок між діями працівника і збитком, що виник у роботодавця.

Слід враховувати, що відповідно до ч. 3 ст. 247 ТК Україна працівник та (або) його представник має право знайомитися з усіма матеріалами перевірки та оскаржити їх у разі незгоди з її результатами.

Акт комісії про результати службового розслідування

9. Якщо збитки склали суму, що не перевищує середнього місячного заробітку, – видати наказ про стягнення з працівника заподіяної шкоди та ознайомити працівника з наказом під його особистий підпис. Нагадаємо, що відповідно до ч. 1 ст. 248 ТК України стягнення з винного працівника суми заподіяної шкоди, яка не перевищує середнього місячного заробітку, провадиться за розпорядженням роботодавця, зробленому не пізніше одного місяця з дня остаточного встановлення роботодавцем розміру заподіяної працівником шкоди. У прикладі 6 представлений зразок такого наказу.

11. На закінчення можна притягнути винну матеріально відповідальну особу до відповідальності.

Наказ про стягнення з працівника суми завданих збитків

Процедура притягнення працівника до повної матеріальної відповідальності

При залученні працівника до матеріальної відповідальності важливо звернути увагу до кілька моментів. По-перше, на документальне підтвердження розміру заподіяної шкоди та, по-друге, на порядок відшкодування працівником шкоди.

Розмір завданих збитків та документи

Розмір завданих збитківвизначається ст. 246 ТК РФ. Так, розмір шкоди, заподіяної роботодавцю при втраті та псуванні майна, визначається за фактичними втратами, що обчислюються виходячи з ринкових цін, що діють у цій місцевості на день заподіяння шкоди, але не нижче вартості майна за даними бухгалтерського обліку з урахуванням ступеня зносу цього майна.

В результаті проведеної перевірки та встановлення розміру заподіяної шкоди у відділу кадрів мають бути такі документи:

Порядок відшкодування працівником шкоди, заподіяної роботодавцю

Відповідно до ч. 1 ст. 248 ТК Україна стягнення з винного працівника суми заподіяної шкоди, яка не перевищує середнього місячного заробітку, провадиться за розпорядженням роботодавця, тому відділу кадрів необхідно підготувати відповідний наказ. Наказ має бути виданий протягом одного місяця з дня остаточного встановлення роботодавцем розміру завданих працівником збитків. Місячний термін слід обчислювати з дня закінчення заходів щодо визначення розміру заподіяної шкоди та причин її виникнення. Майте на увазі, що недотримання цього терміну може призвести до визнання такого документа незаконним у судовому порядку.

Якщо працівник відмовляється добровільно відшкодувати завдані збитки, роботодавець не може стягнути з нього суму збитків самостійно. У такій ситуації йому слід звернутися до суду (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).

За загальними правилами працівник може добровільно відшкодувати збитки повністю або частково. Він може виплатити роботодавцю з власних коштів суму завданих збитків у повному розмірі або певну його частину. Суму, що залишилася, організація утримує із заробітної плати працівника у розмірі 20% аж до остаточного відшкодування збитків.

Працівник та роботодавець можуть такождомовитися про відшкодування збитків із розстроченням платежу. Щоб у роботодавця були докази домовленості з працівником про відшкодування завданих збитків, необхідно укласти угоду (див. Приклад 7). У ньому слід зазначити розмір збитків та терміни його відшкодування.

Слід враховувати, що повна матеріальна відповідальність не перешкоджає працівникові розірвати трудовий договір за своєю ініціативою до остаточного відшкодування шкоди роботодавцю. Однак розірвання договору не звільняє матеріально відповідальну особу від обов'язку повністю відшкодувати збитки.

Таким чином, довести, що збитки були завдані саме з вини конкретної матеріально відповідальної особи, повинен сам роботодавець, дотримуючись законодавчих процедур та використовуючи необхідний документообіг. Алгоритми прийому, звільнення та притягнення до відповідальності матеріально відповідальної особи див. у Схемі.

Угода про відшкодування працівником збитків із розстроченням платежу

Слід зазначити, що трудове законодавство не обмежує тривалість розстрочки за згодою. Тобто термін може бути як короткочасним (один-два місяці), так і тривалішим (півроку та кілька років). І залежить це найбільшою мірою від фінансових можливостей працівника, його заробітної плати та розміру збитків.

До речі, якщо працівник звільнився і відмовився відшкодовувати матеріальні збитки, роботодавець зможе повернути суму, що залишилася, тільки через суд. На практиці може виникнути питання: з якого моменту починає текти термін поводження з позовом, щоб його не пропустити?

Нагадаємо, що відповідно до ч. 2 ст. 392 ТК Україна роботодавець має право звернутися до суду з вимогою про відшкодування працівником шкоди, заподіяної роботодавцю, протягом одного рокудня виявлення завданих збитків. Датою виявлення шкоди вважається або день, коли організації стало відомо про наявність шкоди (дисциплінарний провина співробітника зафіксовано), або день закінчення інвентаризації та складання акта. Якщо збитки виявлено іншим способом, то датою його виявлення вважатиметься день, коли роботодавцю стало відомо про шкоду.

Тут і далі поняття «договір про повну матеріальну відповідальність» включає обидва види договорів – про повну колективну (бригадну) і індивідуальну матеріальну відповідальність. Повернутися назад