Наказ про направлення співробітника на семінар

Питання-відповідь на тему

Співробітник спрямовується на семінар, що має консультативно-роз'яснювальний характер щодо застосування нових вимог законодавства у сфері природоохоронної діяльності (профіль нашої організації) з відривом від виробництва. Семінар проходить протягом одного дня з 10-оо до 16-оо. Робочий день в організації закінчується о 18-оо. Чи повинен співробітник повернутися на роботу? Що поставити у табелі обліку робочого часу? Як сплатити цей день: по середньому чи виходячи з окладу? Чи потрібно оформлювати наказ щодо організації про направлення співробітника на семінар? Як врахувати витрати на оплату семінару (організація на УСН)?

Запитання про необхідність повернення працівника на роботу в день проходження навчання на семінарі вирішите за погодженням з керівником організації.

У разі направлення співробітника на семінар оформіть наказ керівника про направлення співробітника на семінар у зв'язку з виробничою необхідністю. У табелі обліку робочого часу (уніфіковані форми № Т-12 та № Т-13) день відсутності працівника на робочому місці у зв'язку з направленням на навчальний чи консультаційний семінар позначається буквеним кодом ПК або цифровим 07 (підвищення кваліфікації з відривом від роботи).

На період звільнення з роботи у зв'язку з навчанням за співробітником зберігається середній заробіток.

При цьому мають бути виконані такі умови:

навчання співробітника проводиться на користь організації;
між організацією (співробітником) та навчальним закладом укладено договір на навчання;
навчальнийзаклад має діючу ліцензію чи відповідний статус, якщо це іноземна організація;
співробітник, навчання якого сплатили, працює в організації на підставі трудового договору.

Обґрунтування цієї позиції наведено нижче в матеріалах Системи Головбух

1. Рекомендація: Як відобразити в бухобліку та при оподаткуванні витрати на навчання співробітника на користь організації

Види навчання

Навчання співробітників на користь організації можна розділити втричі группы:*

Гарантії та компенсації

Залежно від виду навчання організація має надати співробітнику певні гарантії та компенсації (ст. 196 ТК РФ, ст. 177 ТК РФ). Наприклад, при направленні співробітника на професійне навчання або додаткову професійну освіту з відривом від роботи за співробітниками зберігається основне місце роботи та середній заробіток. відряджень (ст. 187 ТК РФ).

оплата додаткової навчальної відпустки;
оплата витрат на проїзд до місця навчання та назад;
збереження середнього заробітку на період звільнення з роботи у зв'язку з навчанням.

Документальне оформлення

ОСНО: податок на прибуток

При розрахунку податку на прибуток до складу інших витрат, пов'язаних з виробництвом та реалізацією, можна включити вартість навчання співробітника за будь-яким видом професійних освітніх програм (наприклад, витрати на навчання у ВНЗ, на курсах підвищення кваліфікації, в коледжі тощо) ( п. 23 п. 1 ст.264 НК РФ).

Щоб врахувати витрати при розрахунку податку на прибуток,повинні бути виконані такі умови: *

навчання співробітника проводиться на користь організації;
між організацією (співробітником) та навчальним закладом укладено договір на навчання;
навчальний заклад має чинну ліцензію чи відповідний статус, якщо це іноземна організація;
співробітник, навчання якого сплатили, працює в організації на підставі трудового договору.

Це випливає із положень пункту 3 статті 264 Податкового кодексу РФ.

Для обґрунтування витрат на навчання на користь організації можуть знадобитися і додаткові документи. Зокрема:

документи, що підтверджують економічну виправданість видатків (наприклад, наказ про направлення на навчання);
документи, що підтверджують, що освітні послуги було надано (наприклад, акт виконаних робіт);
документи, що підтверджують, що співробітник пройшов навчання (наприклад, диплом, сертифікат, посвідчення тощо).

Про обов'язковість оформлення акта з освітніх послуг див. Які витрати можна врахувати при розрахунку прибуток.

Податкову базу організацій на спрощенці, які сплачують єдиний податок із доходів, вартість навчання працівників не зменшує. За такого об'єкта оподаткування не враховуються жодні витрати (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

Організації, які сплачують єдиний податок з різниці між доходами та витратами, можуть включити до складу витрат, що зменшують податкову базу, вартість професійної підготовки та перепідготовки працівників (підп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). У цьому необхідно враховувати самі обмеження, встановлених для платників прибуток (п. 3 ст. 264 НК РФ).*

Обґрунтувати витрати на навчання в інтересах організації можна тими ждокументами, що використовують при цьому організації, що розраховують податок на прибуток. Це випливає із пункту 2 статті 346.16 Податкового кодексу РФ.

При розрахунку єдиного податку витрати на професійну підготовку (перепідготовку) кадрів можна врахувати лише після оплати. Тому організації потрібні також документи, що підтверджують оплату освітніх послуг. Наприклад, платіжні доручення, квитанції до прибуткових касових ордерів тощо. п. Це випливає із пункту 2 статті 346.17 Податкового кодексу РФ.

Витрати отримання співробітниками професійної освіти, і навіть такого виду додаткової професійної освіти, як підвищення кваліфікації, не зменшують податкову базу з єдиного податку (подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Якщо Витрати оплату послуг комерційних навчальних закладів враховані при розрахунку єдиного податку, заплачений їм ПДВ теж зменшить податкову базу (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Сергій Разгулін,

дійсний державний радник України 3-го класу

2. Ситуація: якими документами можна підтвердити факт надання освітніх послуг співробітнику організації з метою бухобліку

Підтвердити факт надання послуг можна, наприклад, двостороннім актом. Цей документ після закінчення навчання співробітника або в інший термін, встановлений договором, мають підписати роботодавець та навчальний заклад (організація, яка здійснює освітню діяльність).*

З рекомендації «Як відобразити в бухобліку та при оподаткуванні витрати на навчання співробітника на користь організації»

Сергій Разгулін,

дійсний державний радник України 3-го класу

3. Стаття: Працівник на семінарі

Гарантії та компенсації працівникам,учням на лекціях та семінарах

- необхідні умови для поєднання роботи з навчанням; - гарантії, встановлені трудовим законодавством, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами, трудовим договором.

Підвищення кваліфікації

Підвищення кваліфікації - оновлення теоретичних та практичних знань фахівців у зв'язку з підвищенням вимог до рівня кваліфікації та необхідністю освоєння сучасних методів вирішення професійних завдань. Проводиться на основі договорів, які укладаються з освітніми установами (п. 7 Типового положення, затвердженого постановою Уряду України від 26.06.95 № 610).

Отже, працівникам, які направляються роботодавцем для підвищення кваліфікації з відривом від роботи, у тому числі на семінар, гарантується збереження:

- Місця роботи (посади); - середньої заробітної плати за основним місцем роботи.

Наприклад, до колективного договору може бути включено таке положення: «На час участі у нарадах, засіданнях, семінарах за працівником зберігається середній заробіток».

Як оформити відсутність працівника на робочому місці

У табелі обліку робочого часу (уніфіковані форми № Т-12 та № Т-13) дні відсутності працівника на робочому місці у зв'язку з направленням на навчальний чи консультаційний семінар позначаються буквеним кодом ПК або цифровим 07 (підвищення кваліфікації з відривом від роботи).* Якщо виїзний семінар, роботодавець може використовувати такі коди:

- літерний код ПМ або цифровий 08 – якщо працівник спрямований на підвищення кваліфікації з відривом від роботи до іншої місцевості. Цим же кодом зазначаються вихідні дні, в які працівник перебуває на семінарі; - літерний код К або цифровий 06 - якщо напрямокна виїзний семінар оформлено відрядженням.

Інформаційно-консультаційний семінар

Від навчального семінару консультаційний відрізняється тим, що працівник має можливість прямого спілкування з лектором, може ставити запитання як під час семінару, так і після його закінчення.

У договорі з компанією — організатором семінару буде зазначено, що його укладено на надання інформаційно-консультаційних послуг. У наказі про направлення працівника на семінар роботодавцю слід зазначити, що працівник направляється, наприклад, на семінар для з'ясування питань щодо розрахунку допомоги у 2013 році.

Чи може роботодавець укласти з працівником учнівський договір?

Як правило, учнівський договір укладається у разі, коли працівник отримує конкретну професію, спеціальність або набуває кваліфікації ( ч. 1 ст. 199 ТК «Україна»). Відповідно до частини 1 статті 200 ТК «Україна» він укладається на термін, необхідний для навчання даної професії, спеціальності, кваліфікації.

У разі направлення співробітника на семінар укладання учнівського договору невиправдане, оскільки у процесі семінару працівник не отримує ні нової професії, ні спеціальності.

Документальне підтвердження витрат на участь у семінарі

Зміст зазначених документів має підтверджувати економічну обґрунтованість витрат, а саме їх зв'язок із отриманням організацією доходу

- договір з компанією – організатором семінару; - наказ керівника про направлення співробітника на семінар у зв'язку з виробничою необхідністю; – навчальна програма семінару із зазначенням кількості годин відвідувань (план семінару); - акт про надання послуг; - рахунок-фактура.

Якщо семінар був навчальним, до документів слід додати сертифікат або інший документ,підтверджує, що співробітник брав участь у семінарі.

Якщо консультаційні послуги надано у формі усної консультації, у звіті потрібно докладно зазначити перелік питань, яким було присвячено консультацію.

Якщо семінар виїзний, до загального переліку документів потрібно додати документи, що підтверджують витрати на відрядження.

Як врахувати витрати на семінар

Витрати на участь працівника в семінарі враховуються у складі інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією (ст. 264 ПК України). На підставі якої норми зазначеної статті роботодавець зможе врахувати витрати, залежить від формулювання договору з компанією – організатором семінару та наявності у неї ліцензії на освітню діяльність.

Навчальний семінар. Вартість участі у семінарі роботодавець може включити до витрат на навчання за основними та додатковими професійними освітніми програмами, професійною підготовкою та перепідготовкою працівників ( підп. 23 п. 1 ст. 264 ПК України ), якщо дотримуються умови , Перелічені в пункті 3 статті 264 НК РФ, а саме:

- семінар проводить українська освітня установа, яка отримала державну акредитацію (відповідну ліцензію), або іноземна освітня установа, яка має відповідний статус; - у семінарі беруть участь працівники, які перебувають у штаті організації; - програма семінару сприяє підвищенню кваліфікації та більш ефективному використанню працівника у цій організації в рамках її діяльності.

Якщо компанія-організатор семінару не має ліцензії на освітню діяльність, договір краще укласти на надання інформаційно-консультаційних послуг.

Інформаційно-консультаційний семінар. Витрати на участь співробітників в інформаційно-консультаційному семінарі зменшують оподатковувану базу з податку на прибуток як витрати на консультаційні та інші аналогічні послуги на підставі підпункту 15 пункту 1 статті 264 ПК України у складі інших витрат, пов'язаних із виробництвом та реалізацією.

Нерідко податкові органи під час перевірки дійшли висновку, що організація неправомірно зменшила податкову базу з податку на прибуток, а також необґрунтовано застосувала відрахування з ПДВ, оскільки витрати організації за договором на надання консультаційних послуг належним чином не підтверджені, недоцільні та економічно невиправдані. Наприклад, у первинних документах відсутній такий реквізит, як обсяг наданих послуг у годиннику та годинна ставка, що відповідає прейскуранту консультанта.

Журнал «Зарплата» №6, Червень 2013

* Так виділено частину матеріалу, яка допоможе Вам прийняти правильне рішення