Непопулярні трудові книжки - Відмінний секретар, Відмінний Секретар

непопулярні
Трудове законодавство невблаганне: у день звільнення працівнику видається розрахунок і особисто до рук і під розписку – трудова книжка. Це правило вдається дотриматись у 99% випадків і жоден нормальний кадровик не буде від нього відступати. У один відсоток потрапляють працівники померлі або просто безвідповідальні, які одного дня вирішили залишити роботу, а процедура звільнення їм не цікава. Так у відділі кадрів з'являються незатребувані трудові книжки, тобто книжки людей, які в цій компанії не працюють. Що з ними робити та як зберігати, розповідається у статті.

А буває і так, що при створенні архіву за особовим складом можна знайти відразу кілька забутих колись кимось трудових книжок. Просто викинути їх не можна. Що робитиме людина зі своєю трудовою книжкою, кадровика не турбує. Його справа - віддати її і дотриматися обов'язку роботодавця.

Пишемо лист

Якщо людина щойно звільнена, і ми точно знаємо, що вона жива і здорова, а трудову книжку не забирає зі шкідливості, то наш обов'язок написати їй листа з проханням (змусити ми не можемо) прийти і таки її забрати. Або нехай працівник дасть нам письмовий дозвіл відправити її поштою.

Приклад тексту листа:

Шановний Михайле Миколайовичу!

Генеральний директор Іванов І.І.Іванов

У відповідь на цей лист працівник повинен або прийти, або відповісти листом (паперовим! Електронне не підійде!), Щоб книжку надіслали йому поштою. Відправлення здійснюється лише цінним рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення. Повідомлення стане ключовим документом, що підтверджує, що працівник отримав свою трудову книжку.

У жодному разі не можна з власної ініціативи висилатинезатребувану трудову книжку листом, хай навіть найціннішим, або відправляти з кур'єром. Це можна робити лише з дозволу працівника!

Якщо працівник, на жаль, помер, то трудову книжку доведеться повернути його родичам. Їм надсилається аналогічний лист. Для отримання документа рідним покійного доведеться довести свою спорідненість із ним.

Як зберігати незатребувані трудові книжки

Трудова книжка – документ з особового складу. Це означає, що а) вона має тривалий термін зберігання та б) вона підлягає повному оформленню. Тобто це звичайний документ, зберігання якого потрібно забезпечити відповідно до загальних правил.

Термін зберігання незатребуваних трудових книжок – 50 років, якщо вони завершено 2003 року і пізніше, і 75, якщо до 2003 року (ст. 22.1 ФЗ «Про архівну справу до», ст. 664 списку від 2010 року). Орієнтуватися щодо терміну необхідно на дату останнього запису у трудовій книжці.

Якщо на письмовий запит ніхто не відреагував, незатребувані трудові книжки оформлюються на зберігання. Як уже було сказано, вони підлягають повному оформленню, але не так, як звичайний документ. Трудову книжку потрібно покласти в конверт (кожну в окремий), і пошити ці конверти як належить. Нумерувати також потрібно конверти.

Теоретично протягом усього терміну зберігання трудова книжка може бути потрібна або власником, або його родичами. Тоді треба її віддати у звичайному пасмо. Розшивати справу не потрібно: на конверті можна поставити позначку про те, що книжка видана, а у внутрішньому описі документів та в аркуші-завірителі справи зробити відповідні позначки.