Особисті справи для співробітників Як враховувати дисциплінарні провини, досягнення, косяки та

Євген Севастьянов

Консультував у галузі регулярного менеджменту понад 70 компаній: від 10 до 9.000 осіб (включаючи: холдинги, мережі магазинів, фабрики, сервісні компанії, будівельників, державних службовців, веб-агентства, інтернет-магазини). Учень Олександра Фрідмана.

кому: власникам, топ-менеджерам

Проблема "Таке хіба було раніше?"

Уявіть, що ви - керівник - зустрічаєтеся зі співробітником, щоб обговорити його провину: запізнення, невиконання регламенту чи доручення та все що завгодно. Ви на ходу розбираєте з підлеглим ситуацію і згадуєте про те, що ”ситуація повторювалася вже неодноразово”, тому на нього чекає “суворе покарання”.

І що ви чуєте у відповідь від працівника? Правильно:“скажіть, будь ласка, за яких обставин ця ситуація, як ви сказали, повторювалася?”Питання може свідчити не лише про бажання уникнути відповідальності. Можливо, підлеглий насправді не пам'ятає всіх обставин і тоді ваше покарання викличе швидше образу, аніж виховний ефект.

Проблема "Ми хіба про це домовлялися?"

Як часто вам доводилося стикатися з тим, що домовленості про умови співробітництва трактувалися по-різному підлеглим та керівником? А чи випадки, коли співробітник прагне прорватися зі своїми завданнями до найвищого керівника, щоб той оцінив його роботу та зусилля? У результаті співробітники витрачають час (своє та керівника) на марні дії. Що з цим робити?

Один із способів вирішення проблеми – ведення “особистих справ” співробітників."Особиста справа" - це документ в електронному вигляді, в якому фіксуються всідомовленості, провини, косяки і, звичайно ж, успіхи та досягнення конкретного співробітника. Особисту справу варто завести на кожного співробітника компанії, крім власника. Але я б украй рекомендував вести “особисту справу” і на самого себе. Скоро зрозумієте чому.

У цій статті я розповім, як за допомогою “особистих справ” співробітників вибудувати прозору систему управління в компанії: відокремлювати думку від фактів, своєчасно приймати правильні рішення, запобігати спотворенню домовленостей та не допускати інтриг та пліток.

На перший погляд може здатися, що “особиста справа” — це пережиток минулого і скоріше стосується часів панування НКВС, аніж сучасних управлінських технологій. Однак мій досвід показує, що "особисте діло" вкрай корисне як для керівника, так і для співробітника і ось чим.

Користь для керівника від «особистої справи»

Отримати "другу пам'ять" - місце, де зафіксовані факти про важливі для системи управління компанії дії співробітника.
Спиратися при прийнятті рішення більшою мірою на факти, ніж на “думки про факти”, що збільшує ймовірність прийняття правильного рішення. (Приклад: співробітник здається, на перший погляд, неактивним, тому що не прагне брати участь у загальних зборах. Вищий керівник вже думає про те, що на це місце потрібно "працездатніший". Однак якщо в особистій справі цього співробітника виявиться кілька подяк за розвиток процесів у компанії, керівник таки тричі подумає, перш ніж прощатися з таким співробітником). Аналогічно можуть виявитися корисними та зафіксовані порушення, провини.
Отримувати оперативний зворотний зв'язок від співробітника - з чим той згоден, а з чим - ні. Із заохоченнями рідко хтось не погоджується. Алезастосоване покарання з висновками та зафіксовані домовленості за підсумками усної розмови обов'язково мають бути підтверджені співробітником.
Впливати на подальшу поведінку співробітника. Коли людина знає, що “всі ходи записані”, то в неї набагато рідше виникає бажання щось цілеспрямовано порушувати.
Відслідковувати тенденції у роботі. Вивчення особистої справи 1 разів на місяць (вищі керівники можуть робити це 1 раз на 3-6 місяців) дає уявлення про тенденції у діях співробітника. Чи повторюються одні й самі порушення? Чи спостерігається професійне зростання у співробітника чи він допускає однакові помилки? Якщо співробітнику дали зворотний зв'язок, що він має краще розвивати регламенти у разі знаходження нестиковок, чи є тенденція до того, що він почав так діяти?
Фіксувати підтвердження домовленостей співробітником у документальному вигляді. За потреби посилатися на факт підтвердження. Коли домовленості зафіксовані, завжди менше охочих їх цілеспрямовано чи “за забудькуватістю” порушувати.

Додаткові виграші для топ-менеджменту та вищих керівників

Для топ-менеджменту та власників технологія ведення особових справ просто безцінна і дає наступні виграші та додаткові можливості:

Оцінити у формалізованому вигляді, як безпосередній керівник керує своїми співробітниками (без тривалих опитувань та особистих розмов):звертає увагу на досягнення та порушення? Які заходи вживає для запобігання їм у майбутньому? Як змінюються тенденції у діях його підлеглих згодом?Хочу звернути увагу, що це дуже важлива можливість. Адже найчастіше власники лише здогадуються про те, які тенденції розвиваються у тому чи іншомупідрозділі та яке управлінський вплив надає на своїх підлеглих безпосередній керівник.
Зменшити кількість часу, що витрачається співробітниками на інтриги, зменшити їх масштаб. Взаємодія співробітників один з одним стає значно конструктивнішим. Адже тепер діє правило: провини, косяки та подяки, які згадуються, але відсутні в особистій справі (нашіптування, чутки, судження тощо) — не розглядаються як факти. Який сенс "плести інтриги" там, де вони "не працюють"?

Користь для співробітника від «особистої справи»

Отримувати відвертий зворотний зв'язок від керівника. Можливість переконатися, що подяка або провина зафіксовані (а значить, і надалі враховуватимуться) з тими фактами та висновками, які озвучувалися під час бесіди. Часто співробітник не знає, на якому рахунку він у своєму відділі, а тим більше, на якому рахунку він у своїй компанії. Відсутність зворотного зв'язку у формалізованому вигляді часто призводить до того, що співробітник цілеспрямовано намагається бути на увазі у керівника, щоб пам'ятав про його цінність. Тим самим відволікаючи і його, і себе.
Удосконалювати свої професійні навички та ділові якості. Для цього достатньо регулярно переглядати свою особисту справу та намічати собі невеликий план щодо власного розвитку. Адже з кожної провини керівник записує висновки.
Бути впевненим, що домовленості зафіксовані. Можливість побачити, як саме зафіксовані, та вносити пропозиції щодо доповнень та коригування. А це підвищує можливість того, що вдасться уникнути спотворення підсумків усних домовленостей.

Технічні вимоги до реалізації «особистих справ»

При впровадженні технології “особистихдел” співробітників у вашій компанії/підрозділі необхідно вирішити, яким технічним способом її реалізувати.

Розбір та фіксація управлінських ситуацій у «особистій справі» співробітника

Тут я наведу скорочений варіант алгоритму для керівників роботи з “особистими справами” співробітників.

безпосередній керівник співробітника (або проектний) несе повну відповідальність за фіксування успіхів, провин та розбір управлінських ситуацій своїх підлеглих. Ініціатором аналізу ситуації може бути як керівник у рамках проекту, так і постановник разового завдання (у цьому випадку він звертається до безпосереднього керівника співробітника).
Фіксувати необхідно так: нову ситуацію розташовувати зверху, попередні при цьому опускатимуться вниз.
Перш ніж розбирати управлінські ситуації, керівник зобов'язаний вивчити таку інформацію та алгоритми, а також керуватися ними під час своєї роботи:

Управлінські ситуації: як їх розбір вирішує проблему «зачарованого кола» виховних бесід із підлеглими (з прикладами)
Покроковий алгоритм аналізу управлінських ситуацій з підлеглими: збирання фактів, аналіз, прийняття рішення, висновки
Депремування співробітників: як зробити, щоб вони самі себе штрафували за косяки

На старті аналізу управлінських ситуацій з конкретним співробітником, спочатку необхідно фіксувати тільки найбільш серйозні провини (інакше можна "захлинутися" потоком роботи). У міру появи позитивної динаміки — переходити до фіксації дедалі дрібніших порушень.

Пам'ятайте, що “особиста справа” дає уявлення про якість розбору ситуацій з боку безпосереднього керівника, а також майте на увазі, що через 2-3 дні люди можутьзабути як подробиці, а й саму ситуацію. А особиста справа пам'ятатиме :-) “Творів” там не повинно бути, лише факти.

Досвідченим співробітникам, які мають стаж роботи в рамках регулярного менеджменту більше 4-6 місяців, керівник після розбору ситуації може поставити завдання щодо самостійного занесення підсумків в особисту справу з подальшою перевіркою коректності фіксації (важливо: завдання має бути виконане не пізніше 4-6 робочих годин після аналізу ситуації/діалогу).

Коментарі до регламенту

Таким чином, вести особисту справу обов'язок безпосереднього керівника. Технологія докладного запису м'яко змушує безпосереднього керівника розбирати докладно саму ситуацію.

Виникає питання: "Що якщо в документ будуть вноситись липові покарання чи заохочення?" Для цього в регламенті по роботі з "особистими справами" необхідно внести застереження: будь-яке цілеспрямоване спотворення інформації в "особистій справі" як співробітником, так і безпосереднім керівником буде розцінюватися як цілеспрямований обман і з високою ймовірністю призведе до звільнення.

Шаблони для використання технології «особисті справи»

Інформація повинна бути зафіксована в особистій справі відповідно до шаблону. (Вставте у свій регламент посилання на такі шаблони: особової справи, фіксування розібраної управлінської ситуації” та “фіксації успіху/заохочення”).

Бонус для уважних читачів: шаблон "Особистої справи"!

Бажаєте отримати зразок шаблону "особистої справи" співробітника?

Детальна схема «особистої справи»

У статті я використовую словосполучення "особисте діло" більше "для міцного слівця" і стислості. У компанії я рекомендую не використовувати цю назву, а замінювати на особисту картку співробітникаабо "особистий файл співробітника". Повну назву документа взагалі краще зробити “Домовленості, розбір ситуацій, досягнення та зауваження”, що, безумовно, відображає його суть. Що обов'язково має бути у документі:

Як власник стає перешкодою для впровадження «особистих справ»

Одне з основних заперечень власників на пропозицію впровадити особисті справи - небажання вести додаткову документацію: «Це скільки ж писанини» тепер буде! Коли буду встигати?” Підкажу шляхи вирішення цієї дилемы.

По-перше, час ви насправді заощадите, бо фіксація в "особисті справи" значно збільшує вектор впливу на співробітника у бік позитивних змін. “Особисті справи” вимагатимуть більше часу, якщо ви вже все пустили на самоплив і насправді замість реального управління людьми витрачаєте свій час інші завдання.

По-друге, якщо ви власник, у вас має бути якнайменше прямих підлеглих. В ідеалі - тільки керуючий вашою компанією (генеральний директор). Якщо цю посаду обіймаєте ви, шукайте виконавчого директора, який візьме на себе, як мінімум, всю оперативку. Пам'ятайте також правило, що одна людина, в середньому, може ефективно керувати в постійному режимі не більше ніж 7-9 співробітниками.