Посадова інструкція секретаря-машиністки

«______» _______________ 20___ р.

Секретаря-машиністки

1. Загальні положення

1.1. Дана посадова інструкція визначає та регламентує повноваження, функціональні та посадові обов'язки, права та відповідальність секретаря-машиністки [Найменування організації у родовому відмінку] (далі — Компанія).

1.3. Секретар-машиністка підпорядковується безпосередньо [найменування посади безпосереднього керівника у давальному відмінку] Компанії.

1.4. На посаду секретаря-машиністки призначається особа, яка має:

початкова професійна освіта без пред'явлення вимог до стажу роботи;
середня (повна) загальна освіта та спеціальна підготовка за встановленою програмою без пред'явлення вимог до стажу роботи.

1.5. Секретар-машиністка має знати:

положення, інструкції, інші керівні матеріали та нормативні документи щодо ведення діловодства;
структуру та керівний склад Компанії та її підрозділів;
машинопис;
правила орфографії та пунктуації;
порядок розташування матеріалу під час друкування різних документів;
правила друкування ділових листів із використанням типових форм;
правила експлуатації друкарських машин, диктофонів, магнітофонів;
правила користування приймально-переговорними пристроями;
стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації;
основи організації праці

1.6. У своїй діяльності секретар-машиністка керується:

нормативними актами та методичними матеріалами з питань виконуваної роботи;
правилами внутрішнього трудового розпорядку;
наказами та розпорядженнями керівника Компаніїта безпосереднього керівника;
справжньою посадовою інструкцією;
правилами з охорони праці, виробничої санітарії та протипожежного захисту.

1.7. У період тимчасової відсутності секретаря-машиністки її обов'язки покладаються на [найменування посади заступника].

2. Посадові обов'язки

Секретар-машиніст виконує такі обов'язки:

2.1. Виконує технічні функції забезпечення та обслуговування роботи керівника Компанії або її підрозділів.

2.2. Отримує необхідні керівнику відомості від підрозділів чи виконавців, викликає за його дорученням працівників.

2.4. Здійснює роботу з підготовки засідань та нарад, що проводяться керівником (збір необхідних матеріалів, оповіщення учасників про час, місце, порядок денний засідання чи наради, їх реєстрація), веде та оформлює протоколи.

2.5. Забезпечує робоче місце керівника канцелярським приладдям, засобами організаційної техніки, створює умови, що сприяють ефективній роботі керівника.

2.6. Передає та приймає інформацію щодо приймально-переговорних пристроїв (телекс, факс, телефакс та ін.).

2.7. Друкує за вказівкою керівника різні матеріали на термопринтерах.

2.8. Веде діловодство, приймає кореспонденцію, що надходить на ім'я керівника, здійснює її систематизацію відповідно до прийнятого в Компанії порядку та передає після її розгляду керівником у підрозділи або конкретним виконавцям для використання у процесі їх роботи або підготовки відповіді.

2.9. Слідкує за термінами виконання доручень керівника, взятих на контроль.

2.10. Приймає документи на підпис керівнику.

2.11. Організує прийомвідвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань та пропозицій працівників.

2.12. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує їх збереження та у встановлені терміни здає до архіву.

2.13. Підготовляє документи для тиражування на розмножувальній техніці, а також копіює документи на персональному ксероксі.

У разі службової необхідності секретар-машиністка може залучатися до виконання своїх посадових обов'язків понаднормово, у порядку, передбаченому положеннями федерального законодавства про працю.

3. Права

Секретар-машиніст має право:

3.1. Вимагати від керівництва Компанії сприяння у виконанні своїх обов'язків.

3.2. Підвищувати свою кваліфікацію.

3.3. Знайомитись з проектами рішень керівництва Компанії щодо його діяльності.

3.4. Подавати на розгляд свого безпосереднього керівника пропозиції щодо питань своєї діяльності.

3.5. Отримувати від працівників Компанії інформацію, необхідну реалізації своєї діяльності.

4. Відповідальність та оцінка діяльності

4.1. Секретар-машиністка несе адміністративну, дисциплінарну та матеріальну (а в окремих випадках, передбачених законодавством РФ, - та кримінальну) відповідальність за:

4.1.1. Невиконання чи неналежне виконання службових вказівок безпосереднього керівника.

4.1.2. Невиконання чи неналежне виконання своїх трудових функцій та доручених йому завдань.

4.1.3. Неправомірне використання наданих службових повноважень, а також використання їх у особистих цілях.

4.1.4. Недостовірна інформація про стан виконання дорученої йому роботи.

4.1.5. Неприйняття заходівщодо припинення виявлених порушень правил техніки безпеки, протипожежних та інших правил, які створюють загрозу діяльності підприємства та його працівникам.

4.1.6. Чи не забезпечення дотримання трудової дисципліни.

4.1.7. Вчинені у процесі здійснення своєї діяльності правопорушення - у межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством РФ.

4.1.8. Заподіяння матеріальних збитків та/або збитків підприємству або третім особам, пов'язаним з дією або бездіяльністю під час виконання службових обов'язків.

4.2. Оцінка роботи секретаря-машиністки здійснюється:

4.2.1. Безпосереднім керівником – регулярно, у процесі повсякденного здійснення працівником своїх трудових функцій.

4.2.2. Атестаційною комісією підприємства - періодично, але не рідше 1 разу на два роки на підставі документованих підсумків роботи за оціночний період.

4.3. Основним критерієм оцінки роботи секретаря-машиністки є якість, повнота та своєчасність виконання ним завдань, передбачених цією інструкцією.

5. Умови роботи

5.1. Режим роботи секретаря-машиністки визначається відповідно до правил внутрішнього трудового розпорядку, встановлених у Компанії.

5.2. У зв'язку з виробничою необхідністю секретар-машиністка має виїжджати у службові відрядження (зокрема місцевого значення).

6. Право підпису

6.1. Секретарю-машиністці для забезпечення її діяльності надається право підпису інформаційно-довідкових документів з питань, що входять до її функціональних обов'язків.

З інструкцією ознайомлено _________/________/ «__» _______ 20__ р.