Презентація, організація презентацій та основні елементи - Бізнес журнал
Просто зібрати аудиторію та розповісти про свої товари та послуги – відносно просто. А ось зробити презентацію ефективною – завдання складніше.
Презентація – це підготовлений виступ з метою донести до аудиторії необхідну інформацію та направити слухачів на певні дії.
Ну, це, звісно, в ідеалі, коли послухали та все зробили як треба. Але цього потрібно прагне. Далі ми розповімо, як можна зробити вашу презентацію більш ефективною, розглянемо правила та дамо деякі поради.
Організація презентацій
Для невеликих презентацій достатньо мати дошку та прості засоби для демонстрації візуальних образів або просто роздати матеріали. Для спілкування з великою аудиторією потрібні покази роликів або невеликих фільмів, використання комп'ютерів та інших технічних прийомів.
На сьогоднішній день презентації - обов'язкова складова частина інтегрованих маркетингових комунікацій (ІМК), яка може бути реалізована в найрізноманітніших формах: від дуже простих до масштабних заходів, до яких залучено багато людей.
Важливі елементи презентації
День та час презентації
Як правило, на початку тижня презентації взагалі не проводяться, тому що більшість ділових людей у понеділок-вівторок розважальних заходів не відвідують так само, як і в неділю. Це не стосується ділових презентацій, які можна проводити будь-якого робочого дня.
Ділові презентації, особливо ті, що супроводжуються бізнес-ланчем, проводять зазвичай у першій половині дня. Інші презентації у робочий час не влаштовують. Пізніший час початку, за винятком презентацій нічних клубів, також не призначають,щоб гості не залишили захід у середині дійства. Ідеальний час для початку більшості презентацій – 18.00-19.00 годин. Для суботніх свят на свіжому повітрі найбільше підходить денний час.
Подарунки для гостей
Ще один важливий та майже обов'язковий елемент більшості презентацій, за винятком простих та ділових – це подарунки для гостей. У подарунковий набір можна покласти різні предмети; якими вони будуть, залежить від ідеї та стилістики презентації. До обов'язкових елементів належить барвистий буклет компанії чи інші друковані матеріали. Крім того, до набору можуть входити зразки продукції (наприклад, пробні флакони з парфумами), запальнички, ручки, краватки, косинки, подарункові пляшки з алкогольними напоями тощо. Якщо у продукції є відмінності для чоловіків та жінок, потрібно складати окремо чоловічі та жіночі набори.
У жодному разі не можна дарувати речі, наприклад, краватку чи запонки, із символікою своєї компанії стороннім. Це швидше викликає роздратування, тому що люди не будуть таку річ носити і навіть не зможуть згодом її комусь передарувати, а викинути - шкода.
Подарунки дарують гостям на виході. Тому що, якщо вручити подарунок при вході, людині потім не буде куди його діти. На початку 1990-х подарунки було прийнято роздавати людям на вході, і потім із ними було незручно пересуватися, є, особливо якщо подарунки були об'ємними.
Організація презентації
Мета презентації
Одночасно може вирішуватися і кілька інших завдань: наприклад, ще раз показати впевнене та стабільне становище компанії на ринку партнерам та дистриб'юторам або важливо одночасно з цим продемонструвати свою лояльність до влади країни чи міста, від яких залежить видача ліцензії, та ін. Усі додаткові завдання вирішуютьсяодночасно із головною. Мета презентації – висвітлення її у ЗМІ – диктує вибір дня проведення, оптимальним при цьому буде середа чи четвер. Виходячи з цілей презентації, визначають місце її проведення, а також кількість та склад гостей. Обидва ці питання вирішують одночасно, тому що вони взаємопов'язані.
Місце проведення презентації
Вибір залежить від презентованого продукту та рівня гостей. Якщо мета презентації – висвітлення її в пресі, то найкраще, якщо приміщення буде незвичайним. Важливо, щоб це приміщення було зручним і в ньому могла розміститися запланована кількість гостей. Крім того, воно має знаходитись у зручному місці міста – у центрі чи на основному проспекті, куди людям буде легко під'їхати і дорога не займе багато часу з будь-якої точки міста.
Гості на презентації
Великий ризик для організаторів – якщо прийде надто багато народу і буде тісно, і навпаки – якщо прийде замало людей та буде відчуття порожньої зали. І того, і іншого потрібно уникнути. Цільову аудиторію зазвичай задає замовник презентації. Якщо це ділові партнери та друзі компанії, тобто ті, хто регулярно з нею контактує, потрібно розіслати трохи більше запрошень, ніж необхідно. Наприклад, якщо передбачається, що має бути 200 гостей, потрібно розіслати 250-280 запрошень. Тоді прийдуть якраз 180-200 людей. Якщо ж запрошують відомих людей, розпещених увагою, «світських персонажів», то в цьому випадку треба надіслати втричі більше запрошень, тобто 500-550. З них прийдуть ті самі 180 людей.
Коли необхідно висвітлити презентацію у ЗМІ, то, перш за все, треба запросити лідерів громадської думки, які потенційно можуть скористатися продуктом, що презентується. Якщо це магазин спортивного одягу чи марка спортивних товарів,то важливо, щоб на презентацію прийшло якнайбільше знаменитих спортсменів. Якщо це магазин модного одягу – то якнайбільше багатих людей, артистів, телеведучих та ін. Наявність таких гостей дасть журналістам необхідну «зачіпку» для репортажу.
Окремо запрошують представників влади та особливо важливих гостей. Їх особисто телефонує керівник компанії не пізніше, ніж за 10 днів до презентації, згідно з міжнародним етикетом. Після згоди прийти високопоставленим гостям обов'язково надсилають два запрошення. Найбільшим чиновникам та найважливішим та найбажанішим гостям потрібно зателефонувати напередодні презентації, щоб ще раз про неї нагадати.
Стилістика презентації
Після всього іншого продумують ідею і стилістику презентації, яка може бути різною. Від найвишуканішої - коли все приміщення оформлене квітами, грає класична музика, суворо одягнені офіціанти підносять дорогі вина та шампанське, від гостей потрібні вечірні костюми та сукні; до авангардної – де все в джинсах, по стінах розвішані рвані плакати, гостей пригощають пивом та хот-догами. Презентацію можна оформити у спортивному стилі, національному стилі, ретро-стилі тощо – все залежить від фантазії організаторів. Але головне – щоб стилістика була витримана від початку до кінця. Не може бути гарної безідейної презентації: подія має бути придумана та організована так, щоб усім хотілося про неї розповісти та написати. Відповідно до стилістики роблять запрошення, складають меню, вибирають музику, запрошують артистів, продумують подарунки та їх упаковку: все це є складовими елементами стилю.
Запрошення на презентацію
Запрошення має відповідати стилістиці презентації: воно може бути, наприклад, надруковано на дорогому папері із золотимивензелями або написано на картонці плакатним шрифтом. Але в будь-якому разі краще, якщо воно іменне і на ньому стоїть прізвище та підпис від руки керівника компанії. На крайній випадок можна використовувати факсиміле або в макеті запрошення закласти підпис синього кольору, щоб його надрукували в друкарні разом із текстом запрошення.
Текст запрошення на презентацію
Оформлення місця презентації
Завжди найкраще, якщо вхід місця презентації святково оформлений. В останні роки модне оформлення повітряними кулями, крім того, можна використовувати квіти, прапорці тощо. Перед входом може грати оркестр або звучати музика з динаміків. Все разом це налаштовує гостей на святковий лад.
Гарні презентаційні матеріали
Красиві презентаційні матеріали (буклети, листівки, альбоми та ін.) потрібно розкласти на чільних місцях, щоб гості могли їх взяти. Якщо є місце, потрібно виставити зразки товарів. Якщо передбачається роздача зразків продукції чи презентаційних матеріалів, то цього зазвичай запрошують моделей з модельних агентств.
Програма презентації
Презентація починається, як правило, через 10-15 хвилин після заявленого часу, щоб встигла зібратися більшість гостей, або після приїзду найважливішого гостя, який обіцяв обов'язково приїхати.
Після офіційної частини гостей запрошують до столу. Іноді це буває фуршет, іноді буфет, іноді обслуговують гостей офіціанти. Добре, якщо одночасно із частуванням відбувається якесь шоу чи дія. Воно може бути будь-яким – концерт, виступ дітей, циркових артистів, спортсменів, гумористів тощо.
Усіх співробітників, які працюють на презентації, потрібно нагодувати, щоб під час презентації вони працювали, а не їли.
Закінчуєтьсяпрезентація вручення подарунків гостям. Якщо є різниця у подарунках для чоловіків та жінок, то це потрібно враховувати під час роздачі.