Проїзд співробітників вважаємо податки.
Останнім часом у бухгалтерському середовищі активно обговорюється питання щодо оподаткування та оформлення витрат на проїзд співробітників. Пропонуємо до вашої уваги огляд спірних ситуацій та варіанти їх вирішення.
Фірма оплачує проїзні квитки
Забезпечення співробітників проїзними квитками може бути мотивоване різними причинами: - у посадові обов'язки працівника входять поїздки громадським транспортом (наприклад, він працює кур'єром чи розносить пошту); - оплата витрат на проїзд - це частина зобов'язань роботодавця з оплати праці.
Проїзний для службових поїздок
Приклад 1. Основним видом діяльності ТОВ «Меркурій» є доставка кореспонденції замовників по Москві та Московській області. У штаті організації налічується 50 кур'єрів. Для виконання службових обов'язків кур'єри користуються міським громадським транспортом, приміськими електричками та міжміськими автобусами. Щоб підтвердити обґрунтованість витрат на придбання проїзних документів, необхідно скласти локальний нормативний акт, який визначає порядок їх придбання та використання працівниками підприємства. Рішення. Головний бухгалтер ТОВ "Меркурій" розробив положення "Про порядок оплати витрат на проїзд працівників громадським транспортом." Зразок дивіться на с. 35.
Проїзний із соцпакету
Зразок положення про порядок використання проїзних документів
Положення про порядок сплати витрат на проїзд працівників громадським транспортом
1. Це положення поширюється на кур'єрів, до посадових обов'язків яких входить доставка кореспонденції замовників. 2. Службовою вважається поїздка кур'єра для виконання завдання відповідно до виданого маршрутного листа. 3. Для оплати службових поїздок кур'єрів централізовано, за безготівковим розрахунком купуються місячні проїзні квитки. 3.1. Місячний проїзний квиток видається кур'єру щодня на початку робочого дня разом із маршрутним листом. Кур'єр зобов'язаний розписатися у його отриманні у журналі видачі проїзних квитків. 3.2. Наприкінці робочого дня кур'єр зобов'язаний здати проїзний квиток до каси підприємства. У журналі робиться позначка "проїзний здав". 3.3. Після закінчення календарного місяця, на який поширюється дія місячних проїзних квитків, вони підшиваються разом із документами на їх придбання. 4. При необхідності виїзду за межі Москви кур'єр самостійно за готівку купує квитки для проїзду на приміському електропоїзді та (або) на автобусі міжміського сполучення. 4.1. Готівка на заміську подорож видається на початку того робочого дня, протягом якого вона намічена. 4.2. Наступного дня кур'єр зобов'язаний скласти звіт використання авансу. Невикористаний залишок готівки кур'єр повинен здати в касу. Виправдане перевитрата підлягає відшкодуванню. 4.3. Отримання місячного проїзного квитка, а також готівки на придбання проїзних документів для заміської поїздки допускається тільки після завершення розрахунків з авансу, виданого раніше.
Ситуація друга. Що змінюється, якщо про оплату проїзду не йдеться ні в трудовому, ні в колективному договорі, а є лише наказ на підприємстві? Зменшити оподатковуваний прибуток у разі вже не вдасться. Це заборонено пунктом 26 статті 270 таки Податкового кодексу. ПДФО не уникнути, як і внесків на травматизм. Щоправда, ЄСП із пенсійними внесками можна не нараховувати на підставі пункту 3 статті 236 Податкового кодексу та пункту 2 статті 10 Закону N167-ФЗ.
Приклад 2. До складу одного холдингу входить дві фірми: ЗАТ «Лазур» та ТОВ «Кегля». Кадрова політика цих фірмах будується на єдиних принципах. Проте оформлено її по-різному. У ЗАТ «Лазур» діє колективний договір, згідно з яким кожному працівнику щомісяця на проїзд виплачується 1000 руб. У ТОВ «Кегля» виплата тих самих сум оформляється щорічним наказом генерального директора. Щорічна сума дотації на проїзд одного працівника становитиме 12 000 руб. Порівняємо суми податків, які сплачують фірми. Для спрощення прикладу припустимо, що працівники немає права відрахування при розрахунку ПДФО. Підприємства нараховують ЄСП за максимальними ставками. Тариф внесків на травматизм дорівнює 0,4%. Рішення. При обчисленні податку на прибуток ЗАТ «Лазур» може включити до витрат суми, витрачені на проїзд своїх працівників. Тобто сума цього податку буде меншою, ніж у ТОВ «Кегля», оскільки у товариства з обмеженою відповідальністю сума виплат на проїзд не зменшує оподатковуваного прибутку. Платити ЄСП та пенсійні внески з цих сум ТОВ «Кегля» не буде. Порівняння сум податкових платежів наведено у таблиці на с. 37. З таблиці видно, що загальна сума податкових зобов'язань у зв'язку з виплатою дотації на проїзд у ЗАТ «Лазур» більше, ніж у ТОВ «Кегля». Сума перевищення з розрахунку одного працівника на рік становить 240 крб. (288 руб. - 48 руб.).
Фірма організує колективну доставку працівників
Податковий кодекс встановлює два виняткові випадки, коли прямо названі витрати на проїзд працівників «до місця роботи та назад транспортом загального користування, спеціальними маршрутами, відомчим транспортом» (п. 26 ст. 270 НК РФ) зменшують оподатковуваний прибуток: — у складі інших визнаються такі витрати на проїзд, якщовін необхідний з технологічних особливостей виробництва (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ); - у складі витрат на оплату праці визнається оплата проїзду, передбачена трудовим або колективним договором (підп. 25 ст. 255 НК РФ).
Порівняння сум податкових платежів
—T———————————————————T——————T———-T———¬ ¦N ¦ Показники ¦ Порядок розрахунку ¦ ЗАТ +———-+———+
1 Дотація на проїзд одного працівника на місяць ¦ Х ¦ 1000 ¦ 1000 ¦
+-+—————————————— —————+——————+———-+———+
¦2 Сума річної дотації на проїзд працівника ¦ п. 1 х 12 міс. 12 000 12 000
+-+——————————————————+——————+———-+———+
3 ПДФО п. 2 х 13% 1560 1560
+-+——————————————————+—————— +———-+———+
¦4¦Податок на прибуток ¦ п. 2 х 24% ¦ -2880 ¦ 0 ¦
+-+———————————— ———————+——————+———-+———+
¦5¦ЕСН ¦ п. 2 х 26% — п. 6 1440 0 0
+-+———————————————————+——————+———-+———+
¦6 ¦Пенсійні внески ¦ п. 2 х 14% 1680 0 0
+-+——————————————————+——————+———-+——— +
¦7 ¦Травматизм ¦ п. 2 х 0,4% ¦ 48 ¦ 48 ¦
+-+————————————————————— ————+———-+———+
8 Загальне податкове навантаження на підприємство п. 4 + п. 5 + 288 48
5 п. 6 + + п. 7 ¦ ¦ ¦
+-+———————————————————+——————+———+———+
¦9¦Усього податкових платежів ¦ п. 3 + п. 8 ¦ 1848 ¦ 1608 ¦
L-+———————————————————+———— ——+———-+———
Почнемо із стандартного питання: кому вигідна доставка працівників? Допустимо, є виробнича необхідність, викликана технологічними умовами.
Доставка по виробничій необхідності
Виробнича потреба не доведена
Особливості доставки на вахту
Вахтовий метод організації роботи передбачає, що місце її виконання знаходиться на значній відстанівід місця постійного проживання працівників чи місця знаходження роботодавця. Щоденне повернення працівників додому неможливе.
Доставку працівників на вахту і назад має забезпечити роботодавець (п. 2.5 Основних положень про вахтовий метод організації робіт, затверджених постановою Держкомпраці СРСР, Секретаріату ВЦРПС, МОЗ СРСР від 31.12.87 N 794/33-82). У цій ситуації працівник не має економічної вигоди, а отже, і доходу. Ці витрати вільні від оподаткування ПДФО, ЄСП, від нарахування пенсійних внесків та внесків на страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань.
Витрати щодо організації цієї доставки зменшують оподатковувану базу з податку на прибуток у складі інших витрат. Проте мають на увазі лише частина шляху, яка починається від пункту збору (місця перебування підприємства). Компенсувати працівникові його витрати чи організовувати проїзд від місця постійного проживання до пункту збору підприємство зобов'язане. Таку думку висловили арбітри Верховного суду України у рішенні від 17.12.99 N ДКПІ 99-924. Отже, роботодавець не має підстав приймати цю частину витрат на зменшення оподатковуваного прибутку. З іншого боку, Податковий кодекс визнає ці витрати лише тому випадку, якщо вони передбачені колективним договором (п. 12.1 ст. 264 НК РФ).
О.С. Овчиннікова,
експерт журналу «Зарплата»