Реєстрація документів - Студопедія

Реєстрація документів одна із ключових моментів у створенні документообігу. Від того, яка форма реєстрації обрана та за допомогою яких технічних засобів вона здійснюється, залежать форми та технологія наступних етапів документообігу.

Відповідно до ГОСТ Р 51141-98, реєстрація документів визначається як запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення чи отримання.

На жаль, це визначення не розкриває повністю сам процес реєстрації. Щоб провести запис облікових даних про документи, необхідно, щоб ці дані, а саме – реєстраційний номер та дата – з'явилися на документі. Точніше було б сказати, що реєстрація документів – це фіксація факту створення чи надходження документа шляхом проставлення на ньому дати та реєстраційного номера з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційній формі чи вхідному форматі.

З цього випливає, що мета реєстрації – надати юридичну силу документу, тобто. доки документ остаточно не оформлений (а дата та номер проставляються після його підпису), він ще не має юридичної сили та не може бути використаний в управлінській діяльності. Надання юридичної сили документу – головна мета реєстрації. Проте реєстрація має й інші цілі – організацію обліку, контролю за виконанням документів, інформаційно-довідкової роботи з документів.

Таким чином, можна сказати, що реєстрації підлягають документи, що вимагають обліку, виконання та використання з інформаційно-довідковою метою. Реєстрації підлягають як традиційні письмові документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки (машинограми та документи, що машиночитаються).

Інформація про документи, отримана при їх реєстрації та занесена до певної реєстраційної форми, надходить до інформаційно-пошукової системи організації. Документи можуть реєструватися:

на реєстраційно-контрольних картках (РКК) за допомогою друкувальних пристроїв;
на екранних формах РКК з допомогою засобів обчислювальної техніки, тобто. із використанням комп'ютерних технологій.

Незалежно від обраної форми реєстрації повинен дотримуватися її основний принцип – одноразовість. Це означає, що документ в організації має бути зареєстрований один раз, у нього має бути лише один реєстраційний номер, присвоєний організацією, незалежно від того, в якому структурному підрозділі він реєструвався – у службі ДОП, відділ кадрів, бухгалтерії тощо.

Накази щодо основної діяльності, вказівки, розпорядження керівників реєструються у відділі обліку та реєстрації.

Склад реєстраційного номера залежить від прийнятого кожної групи документів принципу формування документів у справи. Першим у складі будь-якого реєстраційного номера вказується порядковий номер не більше цієї групи, обчислення якого починається початку діловодного року. Порядкові номери збільшуються протягом року. Як правило, діловодний рік збігається з календарним. Винятком є навчальні заклади, виборні органи, що діють у певний період. Наприклад, під час реєстрації протоколів засідань виборних органів реєстраційний порядковий номер доповнюється номером скликання, а обчислення порядкових номерів починається з початку виборного органу і триває до закінчення.

Немає необхідності до реєстраційного номера таких документів додавати ще будь-яку інформацію, що вказує на їх місце складанняабо зберігання, тому що вони формуються в одну справу у певному місці. Так, накази з основної діяльності відповідно до вимог ДСДОУ завжди мають формуватися у службі ДНЗ організації.

Наприклад, якщо лист, що надійшов до вищестоящої організації, має вхідний номер 02-12/155, це означає, що в день надходження це був 155-й за рахунком документ, який після виконання буде підшитий у справу 02-12 «Листування з підвідомчими організаціями з питання. », де 02 – служба ДОП, а 12 – це порядковий номер справи у цій службі, куди після виконання буде підшитий документ (02-12 – це індекс справи за номенклатурою).

Іноді до цифрових номерів додають літерні. Найбільш раціонально застосування буквених позначень при веденні діловодства за зверненнями громадян, під час реєстрації яких до порядкового номера додають першу букву прізвища виконавця.

Реєстраційний номер можна доповнювати й іншими даними для більшої інформативності, якщо це потреба.

Реєстраційний номер проставляється на місці, визначеному ГОСТ Р 6.30-2003:

на місці реквізиту 12 – реєстраційний номер, який фіксує факт створення чи відправлення документа;
на місці реквізиту 29 – реєстраційний номер, який фіксує факт надходження документа.

При реєстрації документів у організації має бути розроблена єдина система індексів структурних підрозділів, що залишається незмінною протягом багато часу і може бути змінена лише за реорганізації організаційної структури, перерозподілі функцій всередині організації. Така система передбачає, що вона використовується всіма підрозділами організації. При цьому складові реєстраційних номерів, послідовність їх розташування повинні бути постійними.

Для забезпечення дотримання принципу одноразовості реєстрації та створення єдиної інформаційно-пошукової системи за документами організації, забезпечення контролю за виконанням документів необхідно дотримуватися також єдиної системи та єдиних правил реєстрації по всій організації. ДСДОУ нормативно закріплено обов'язковий мінімум реквізитів реєстрації та правила їх заповнення у реєстраційних формах.

Рекомендовані форми журналів реєстрації наведено у Додатку 14.

Склад обов'язкових реєстраційних реквізитів залежно від характеру документа та завдань використання інформації може бути доповнений іншими реквізитами: дата та номер державної реєстрації (для розпорядчих документів), підпис виконавця про отримання документа, кількість аркушів документа, кількість додатків (для листів обов'язково), відмітка про виконавця, проміжні терміни виконання, перенесення термінів виконання, відмітки про проходження документа, значимість питання, відображеного в документі, оцінка виконання документа, термін зберігання, відмітка про виконання документа та ін.

Як зазначалося, існує кілька форм реєстрації. Журнальна форма реєстрації не може забезпечити проведення ефективного контролю за виконанням документів та створення швидкодіючої довідкової системи за документами, не завжди забезпечує і проведення одноразової реєстрації. Дана форма реєстрації практично забезпечує лише облік документів та її раціонально застосовувати у тих випадках, коли реєструються невеликі обсяги документів, наприклад такі, як документи про освіту, перепустки, трудові книжки.

Реєстрація документів за допомогою реєстраційно-контрольних карток (РКК) дозволяє виконати всі цілі реєстрації за її раціональної організації. РКК, як правило,виготовляються з щільного білого паперу, іноді на них наносяться візуальні відмінності для груп документів, що реєструються, у вигляді колірних смуг по краю РКК або по діагоналі. Цілком кольорові РКК використовують рідко. РКК заповнюються машинописним способом у потрібній кількості екземплярів, щоб забезпечити одноразовість реєстрації, формування реєстраційних, довідкових та контрольно-термінових карток. Потрібну кількість екземплярів РКК можна забезпечити і за допомогою копіювально-розмножувальної техніки. Для ведення реєстрації документів за допомогою таких РКК та реєстраційних картотек необхідно мати необхідну кількість РКК, картотечне обладнання (прості картотеки, механізовані та ін.), розробити єдину схему їх побудови, що застосовується у службі ДНЗ та інших структурних підрозділах організації.

Рекомендована форма контрольно-реєстраційної картки представлена у Додатку 15.

Найбільш раціональне застосування комп'ютерних технологій. В цьому випадку на екрані виводиться екранна форма картки та введення даних про реєстрацію в автоматизовану інформаційно-пошукову систему здійснюється безпосередньо з документа на машинний носій за допомогою клавіатури та інших пристроїв введення.

Одночасно може виготовлятися один екземпляр РКК («тверда копія»), який встановлюється у реєстраційну (страхову) картотеку, побудовану за хронологічною ознакою. Таким чином, при здійсненні автоматизованої реєстрації формується така інформаційно-пошукова система (ІПС), яка забезпечить ефективну організацію наступних етапів документообігу, використовуватиметься і для підготовки документів виконавцями за наявності автоматизованих робочих місць з дотриманням усіх положень конфіденційності інформації.

Реєстрація документів –один з трудомістких процесів діловодства, що включає не тільки технічні операції. Співробітник, який здійснює реєстрацію, повинен добре знати структуру та функції організації, розподіл обов'язків виконавців, систему діловодства, добре володіти організаційною та обчислювальною технікою, вміти користуватися всіма видами довідників, що застосовуються під час реєстрації, особливо при застосуванні автоматизованої реєстрації.

Контрольні питання

Що таке реєстрація документів і яка її основна мета?
Які документи не підлягають реєстрації?
Які форми реєстрації документів є?
У чому полягає основний принцип реєстрації?
Чим характеризується змішана система реєстрації?
Як формується склад реєстраційного номера вхідних, вихідних та внутрішніх документів?
Чи можна до реєстраційних номерів додавати літерні позначення?
Де проставляються реєстраційні номери на вхідних документах?

Чи не знайшли те, що шукали? Скористайтеся пошуком: