Розрахункова відомість оформлення розрахунків із працівником з оплати праці
Розрахункова відомість: оформлення розрахунків із працівником з оплати праці
Розрахункова відомість має такі показники:
- нараховано за видами оплат - оборот за кредитом рахунка70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» ;
- утримано та зараховано за видами платежів та заліків – оборот за дебетом рахунка70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці»;
- до виплати - сальдо за рахунком70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці».
Останній показник розрахункової відомості є підставою для заповнення платіжної відомості – регістру аналітичного обліку щодо виплати працівникам заробітної плати в остаточний розрахунок.
Варіанти оформлення розрахунків із персоналом
У організації може застосовуватися кілька варіантів оформлення розрахунків із персоналом з праці:
- шляхом складання розрахунково-платіжної відомості, в якій одночасно поєднуються два регістри: розрахункова та платіжна відомість;
- шляхом складання розрахункових відомостей для розрахунку оплати праці та платіжних – для виплати заробітної плати;
- шляхом розрахунку заробітної плати в особових рахунках, що відкриваються на кожного працівника, на підставі яких заповнюється платіжна відомість для виплати заробітної плати.
Видача та розрахунок заробітної плати
Основними для складання розрахункової відомості або заповнення особових рахунків є:
- табель обліку робочого часу – для розрахунку погодинної заробітної платита інших оплат, основою яких покладено пропрацьований час;
- накопичувальні картки заробітної плати – для робітників-відрядників;
- розрахунки бухгалтерії з усіх видів додаткової оплати та допомоги з тимчасової непрацездатності;
- податкові картки до розрахунку сум утримання прибуткового податку;
- рішення судових органів на утримання за виконавчими листами;
- платіжні відомості на раніше виданий аванс за першу половину місяця та ін.
Видача заробітної плати провадиться за платіжними або розрахунково-платіжними відомостями у встановлені в організації дні місяця. Підставою на право видачі є наявність у її реквізитах наказу до каси для оплати зазначеної суми «у строк з… по…» (зазвичай протягом трьох робочих днів, вважаючи день отримання грошей у банку). Підписують такий наказ керівник та головний бухгалтер. Після закінчення встановленого на видачу грошей терміну касир строково перевіряє та підсумовує видану заробітну плату, а проти прізвищ співробітників, які не отримали її, у графі «розписка в отриманні» проставляє штамп або пише від руки «депоновано». Платіжна відомість закривається двома сумами: видано готівкою та депоновано. На депоновані суми касир складає реєстр не виданої заробітної плати, після чого передає до бухгалтерії платіжну відомість та реєстр не виданої заробітної плати для перевірки та виписування видаткового касового ордера на видану суму заробітної плати. Видатковий касовий ордер передається касиру для реєстрації в касовій книзі. Реквізити видаткового касового ордера проставляються на платіжній відомості.
В даний час для розрахунку заробітної плати та обліку виплат заробітної плати слід використовувати уніфіковані форми первинних облікових документів.
Середнім тамалим організаціям рекомендовано застосовувати розрахунково-платіжну відомість. При складанні цієї форми допускається не заповнювати інші розрахункові та платіжні відомості.
Для розрахунку заробітної плати в програмі«1С: Зарплата та Кадри» важливо дотримуватися певної послідовності відображення в інформаційній базі всіх необхідних для розрахунку даних.
Усі дані, що вводяться в програму, можна розділити на початкові (вихідні) дані та поточні дані.
Початкові дані описують стан розрахунків на початок експлуатації системи. Як правило, на практиці програму починають використовувати не з початку діяльності організації та не з початку поточного року, а з першого числа якогось поточного місяця. Таким чином, на момент переходу на комп'ютерний облік розрахунки з оплати праці вже мають певну історію з початку року, яку потрібно ввести.
Облік поточних даних ведеться в реальному масштабі часу і використовується при подальшій роботі з програмою, завдяки чому послідовність дій користувача щодо розрахунку заробітної плати повторюється з місяця на місяць.
Результати розрахунку заробітної плати необхідно показувати або у розрахунково-платіжній відомості, або у розрахунковій відомості.
В даний час заробітна плата не завжди виплачується у встановлений термін або виплачується у встановлений термін, але не в повному розмірі. Крім того, окремі організації, особливо малі та середні, використовують практику видачі заробітної плати не за загальною платіжною відомістю, а за видатковими касовими ордерами, що виписуються на кожного працівника. Тому для спрощення облікової процедури щодо оформлення розрахунків та виплати заробітної плати без порушення чинного порядку користувачам програми «1С: Зарплата та Кадри» можна рекомендувати розрахунокзаробітної плати відображати у розрахунковій відомості, а виплату проводити за платіжною відомістю або за видатковими касовими ордерами.
Для того, щоб за результатами розрахунків заробітної плати скласти розрахункову відомість, потрібно в меню «Звіти» вибрати пункт «Розрахункова відомість».
Розрахункову відомість можна скласти з організації в цілому (за всіма працівниками), за конкретним підрозділом (за працівниками даного підрозділу) або за групою працівників. Працівників у розрахунковій відомості можна впорядкувати за табельними номерами або в алфавітному порядку, а для кожного підрозділу скласти свою розрахункову відомість. Необхідні критерії відбору та сортування слід зазначити у відповідних реквізитах екранної форми редагування.
Оскільки користувачеві не потрібно заповнювати розрахункову відомість вручну, пояснимо порядок відображення у ній розрахункових даних.
Перша графа розрахункової відомості
У першій графі розрахункової відомості вказується порядковий номер запису відомості.
Графи з 2 по 5 розрахункової відомості
Для заповнення граф 2-5 розрахункової відомості використовують відомості про працівника з довідника «Співробітники». У графах послідовно вказується:
- табельний номер працівника;
- прізвище та ініціали працівника;
- професія чи посада;
- розмір тарифної ставки, окладу, якщо працівника встановлено оплата виходячи з посадового окладу, тарифної ставки.
Графи з 6 по 7 «Відпрацьовано днів (годин)»
заповнюються виходячи з табеля обліку робочого дня. При цьому у графі 6 вказується загальна кількість фактично опрацьованих у розрахунковому періоді днів, а у графі 7 – опрацьованих у вихідні та святкові дні.
Графи з 8 до 12 «Нараховано за поточний місяць»
У графах 8-12зазначаються нарахування за поточний місяць за видами оплат:
а у графі 12 – загальна сума нарахувань.
У другій частині розрахункової відомості ведеться розрахунок утримань із нарахованих сум.
Графа 13 "Податок на доходи"
У цій графі показується сума податку, що підлягає утриманню з працівника цього місяця. Ця сума дорівнює різниці між сумою податку, обчисленою з початку календарного року до поточного місяця включно, та сумою податку, обчисленою з початку календарного року з розрахунку за попередній місяць.
Графа 14 «Інші утримання»
Графа 15 «Усього»
У цій графі вказується сума значень граф 13 та 14.
Графи з 16 до 17
показується відповідно борг за організацією чи заборгованість працівника за наслідками розрахунку за попередні періоди.
Графа 18 "Сума до виплати".
Якщо різниця між нарахованою сумою (графа 12) та сумою, яка підлягає утриманню та заліку (графа 15), скоригована на суми, зазначені у графах 16 або 17 позитивна, то вона відображається у графі 18 «Сума до виплати».