Умови зберігання конфіденційних документів
Вхідні двері приміщеньповинні мати металеву оббивку та надійні замки.По закінченні робочого дня двері потрібно не тільки замикати, а й опечатувати печаткою підрозділу (або співробітника підрозділу) конфіденційного діловодства.
Конфіденційні документи повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або металевих стелажах, які після закінчення робочого дня замикаються та опечатуються працівниками, відповідальними за облік та зберігання документів.Зберігання відкритих документів разом з конфіденційними допускається лише в тих випадках, коли вони є додатками до конфіденційних документів.
Вхідні двері, вікна приміщень, а також сейфи, шафи та стелажі повинні бути оснащені охоронною сигналізацією, пов'язаною із службою охорони підприємства або службою позавідомчої охорони.
До замків дверей приміщень, металевих решіток на вікнах, сейфів, шаф або стелажів повинні бути робочі і запасні екземпляри ключів.
Запасні екземпляри ключівможуть зберігатися в опечатаних їх власниками пеналах або конвертах або у керівника підприємства, або у службі охорони, або (ключи від сейфів, шаф, стелажів, металевих грат) у сейфі ( шафі) співробітника підрозділу конфіденційного діловодства, відповідального за зберігання документів.
Робочі екземпляри ключіввід сейфів, шаф, стелажів, решіток у неробочий час можуть зберігатися в опечатаному пеналі (конверті) або в службі охорони, або в сейфі (шафі) співробітника підрозділу конфіденційного діловодства, відповідального зберігання документів. В останньому випадку після закінчення робочого дня ключ від цього сейфа разом із робочим екземпляром ключа від вхідних дверей приміщення передається в пеналі,опечатаному печаткою співробітника підрозділу конфіденційного діловодства, до служби охорони із внесенням відповідних даних у Журналі передачі-прийому під охорону приміщень та пеналів із ключами.
Окремим посадовим особам керівником підприємства за погодженням зі службою безпеки може бути дозволено зберігати в неробочий час конфіденційні документи в особистих сейфах за умови підключення сейфів або кімнат, в яких вони знаходяться, до охоронної сигналізації. таких осіб, підписаний керівником підприємства чи служби безпеки. Ці особи після закінчення робочого дня поміщають документи в сейф, замикають та опечатують його та двері приміщення та здають пенал з ключами від сейфа та дверей до служби охорони з внесенням відповідних даних до Журналу передачі-прийому під охорону приміщень та пеналів з ключами.
Отримання пеналу з ключами зі служби охорони та розкриття приміщень може здійснюватися лише співробітниками підрозділу конфіденційного діловодства, відповідальними за зберігання конфіденційних документів, та особами, які зберігають документи у неробочий час у особистих сейфах. За їх відсутності для розтину приміщень призначається комісія у складі не менше двох осіб, яка складає акт про розтин із зазначенням у ньому посад та прізвищ осіб, які розкрили приміщення, часу та причини розтину, номерів печаток, якими було опечатано приміщення. Комісійно зі складанням акта розкриваються сейфи, шафи або стелажі за відсутності співробітника, відповідального за зберігання документів, що знаходяться в них.
Робота з конфіденційними документами
Для видачі конфіденційних документів виконавцям (користувачам) приміщення мають бути обладнані спеціальними віконцями, які не виходять у спільнийкоридор, або всередині відгороджуватись бар'єром.
Виконавці можуть працювати з конфіденційними документами у спеціально виділених приміщеннях підрозділу конфіденційного діловодства або у своїх службових кімнатах, якщо ці кімнати відповідають вимогам збереження та конфіденційності документів.При роботі з документами у службових кімнатах кожен виконавець повинен мати постійне робоче місце, сейф (металевий шафа) або окремий сейф для зберігання конфіденційних документів і номерний металевий друк.