Вимоги до копії документа Іванівська обласна Нотаріальна Палата
І в побуті, і, тим більше, у бізнесі ми нерідко стикаємося з проблемою: як довести третім особам, що документ, який неможливо пред'явити їм у оригіналі, дійсно існує і має достовірність та законність? Які вимоги до копії? Як завірити копію документа, надісланого з-за кордону? На ці та інші актуальні питання в рамках спільного проекту «Вознесенського ділового журналу» та радіо «Ретро-FM Іваново» ведуча програми «Нотаріальний вісник» Тетяна Преображенська розмовляє з членом правління Іванівської обласної нотаріальної палати, нотаріусом Оленою Комковою.
— Олено Миколаївно, хто має право підтвердити достовірність та законність копії та може професійно розібратися у справжності документів: сусіди, родичі, друзі, якась офіційна організація. — Відповідними повноваженнями наділено лише нотаріус – лише йому від імені держави надано право вчиняти таку дію, як огляд копій документів.
— Скажіть, а до вас із подібними проханнями звертаються часто? — Взагалі, у практиці нотаріусів на таку нотаріальну дію припадає понад половина всіх звернень. Причому це однаково актуально й у фізичних, й у юридичних. Громадянам, як правило, потрібно завірити копії свідоцтв про народження, шлюб, смерть, відповідні заяви. Юрособи засвідчать копії статутів, установчих та правовстановлюючих документів, документів на нерухоме майно та про державну реєстрацію тощо. Це потрібно, наприклад, для отримання ліцензій, або коли до банківських установ треба подати відповідні документи в копії, завіреній нотаріально – це прямо передбачається у Законі.
- Яківимоги пред'являються до копії, як вона має бути представлена? — Найкраще, звичайно, зробити ксерокопії, щоб було видно всі печатки та підписи. Але це не обов'язково: копію також можна підготувати на комп'ютері або написати від руки. Головна вимога – вона має відповідати оригіналу документа, у ній мають бути зазначені усі його фрагменти.
— Які ще документи (крім копії, яку слід ознайомити), треба принести нотаріусу? — Звичайно, необхідно подати оригінал документа, копію з якого ви хочете завірити, та паспорт, що засвідчує вашу особу.
— Скажіть, а чи потрібно бути прописаним у тому населеному пункті, де звертаєшся до нотаріуса? — Оглядати копії можна у будь-якого нотаріуса, і зовсім необов'язково в цьому місці проживати чи бути зареєстрованим. За великим рахунком, навіть за відсутності реєстрації як такої, будь-який нотаріус має право засвідчити вірність будь-якого документа.
— Друк та підпис потрібно проставити лише на титульному аркуші чи на всіх? — Закон не вимагає проставлення печатки на всіх аркушах документа. Досить зробити це на останньому, де, окрім іншого, треба зазначити, на скільки листів документ викладено.
— Скажіть, а як бути, коли документ пошкоджено, втрачено тощо, але людина має його «живу і здорову» копію? Чи приймаються до огляду копії копій документів? — Нотаріус може засвідчити копію з копії документа, але при цьому необхідно, щоб було дотримано деяких обов'язкових умов. Так, ця копія має бути засвідчена нотаріусом або видана тією ж юрособою, яку видавало і оригінал. Причому на такій копії має бути зазначено, що це копія, і поставлено відмітку, що оригінал документа зберігається в томуустанові чи організації, від якої він (цей документ) виходить. І, звичайно, на ньому потрібно поставити печатку установи та підпис посадової особи, яка засвідчує цей документ.
— А якщо, скажімо, оригінал зіпсований безповоротно, а організації, яка його видала, вже не існує? Чи документ підклеєний? — Справді, таке трапляється: документ або втрачено, або безповоротно зіпсовано, або не читається його фрагмент або проставлений на ньому друк, а організації, яка його видала, вже немає. Єдине, що нотаріус може запропонувати у таких випадках, це звернутися до архівів відповідних районних чи міських організацій – саме туди передаються на зберігання документи, коли установи припиняють своє існування. Якщо ж інформацію, викладену у втраченому чи зіпсованому документі, не можна підтвердити жодним чином, залишається лише один варіант: звернутися до суду для підтвердження цього факту свідченнями.
— Чи є якісь особливості щодо документів, які виходять із-за кордону? — Так, звичайно. Зараз нам приносять дуже багато таких документів, але для того, щоб їх копії були засвідчені, вони також мають відповідати низці вимог. Насамперед документ має бути складений українською мовою, інакше нотаріуси його свідчити не будуть.
— А якщо він написаний таки іноземною? — У такому разі документ має бути поданий до відповідного бюро перекладів, і після того, як текст перекладено, нотаріус засвідчує справжність підпису перекладача.
— Це якесь конкретне бюро чи можна скористатися послугами просто знайомого перекладача? — В Іванові працюють два бюро перекладів, які зареєстровані у цьому статусі, і ми, як правило, працюємо з ними. Однакнотаріус може засвідчити справжність підпису і просто перекладача, якщо він фахівець йому відомий, якщо нотаріус не сумнівається у знанні мови цим громадянином, і ця людина має ліцензію або документ про те, що вона є перекладачем відповідної мови.
— А диплом, де записано, що людина здобула професію «перекладач», є таким документом? — Так, за наявності диплома ми не можемо відмовити в огляді підпису перекладача.
— Чи висуваються ще якісь вимоги до іноземних документів? — Щоб бути визнаним як документ, вони мають бути «легалізовані», тобто потрібна наявність підтвердження повноважень тієї посадової особи, від якої виходить цей документ – підтвердження її підпису.
— Хто може й мусить робити подібну легалізацію? — Це можуть зробити відповідні міністерства закордонних справ тих держав, на території яких розташовані установи, звідки виходить документ. Потім документ надається в МЗС РФ, де підтверджують повноваження тієї посадової особи МЗС іноземної держави, яка проставила початковий підпис. Однак тут треба мати на увазі, що для країн, що входять до Шентгенської угоди, процедура легалізації документів, що виходять з-за кордону, дещо спрощується: не потрібно проходити легалізацію в МЗС – у кожній з таких країн є органи, які мають право підписати документ і підтвердити його дію без якихось додаткових підписів.
— Чи потрібно ще щось? — Ні, якщо документ легалізований, його можна передати для перекладу, а потім завірити та засвідчити.
-Нотаріусу потрібна копія документа чи копія перекладу? Чи і те, й інше? — Ще раз хочу зазначити: безпосередньо копія документа, викладеного наіноземною мовою, нотаріусом не свідчить - у зв'язку з тим, що він не володіє професійними знаннями іноземної мови. Якщо нотаріус здатний зробити переклад, він може засвідчити копію такого документа. Якщо нотаріус не володіє мовою, свідчить лише справжність підпису перекладача, який переклав цей документ українською мовою. І в такому вигляді документ подається потім у відповідні установи.
— І з нього копію можна робити чи вже ні? — Ні, копію з таких документів робити не можна.