Випуск 393

Бізнес-процеси: як їх описати, налагодити та впровадити. Практикум.

Практикум "Податкова безпека та перевірки в компанії"

Бізнес-табір "Ефективне управління фінансами"

Бізнес-інтенсив "Стратегія бізнесу: як створити та втілити її в життя"

Бізнес-табір "Маркетинг від А до Я. Як з хаосу побудувати систему"

Бізнес-табір "Володарський контроль фінансів"

Розклад усіх заходів

Михайло Рибаков і Партнери

Випуск 393. Михайло Рибаков. Як керувати архітектурою бізнесу

Михайло Юрійович Рибаков - бізнес-консультант. Засновник команди "Михайло Рибаков та Партнери".

Михайло: консультант і людина. Дивіться у короткому фільмі…

У міру того, як ви формалізуєте свій бізнес, у ньому утворюється все більше документів. Незабаром настає момент, коли керівникам та співробітникам складно втримати їх у своїй голові. Понад те, з'являються різні версії. На кожен момент часу актуальна лише одна, і всі мають працювати за нею. До того ж, різні документи повинні стикуватися один з одним.

Пам'ятаю, як в одній великій нафтовій компанії співробітники нарахували 11 суперечливих документів за різні роки, що описують ту саму складну технологічну операцію. Усі документи вважалися чинними.

Отже, документація розростається. І це не дивно: сам бізнес, як правило, теж ускладнюється в міру зростання та розвитку. Ви як команда глибше розумієтеся на тому, як працюєте (перш робили це інтуїтивно), описуєте своє розуміння та домовленості.

Що ж виходить? Ви почали створювати систему, а чи вийшла якась «бюрократія з купою папірців»? І так і ні.

У моїй практиці деякі сильніхаризматичні керівники компаній, поставивши одного разу цим питанням, кидали систематизацію бізнесу і залишали все як є. Але це безвихідь 1 .

Виходить дилема. З одного боку, без формальних документів не можна, це повернення до вихідного бардаку. З іншого боку – система позбавляє бізнес мобільності. Раніше керівник приймав рішення – і одразу воно втілювалося у життя. А тепер треба спочатку все обміркувати, погодити, внести зміни до документації. Для багатьох яскравих лідерів – це як серп за найважливішим місцем. :)

Вихід – у створенні максимально корисної та компактної документації, яку завжди підтримують у актуальному стані. Керівники та співробітники дійсно використовують її у своїй повсякденній роботі. Продумана технологія підвищує ефективність та злагодженість роботи організації. Для людей це не тягар - навпаки, він сильно спрощує їм життя.

Наприклад, на робочому місці кожного співробітника знаходяться короткі (в 1–2 сторінки), зрозумілі, актуальні схеми тих процесів, у яких він бере участь. І все – жодних тобі посадових інструкцій! 2

Якщо ж опис вашого бізнесу – це багатотомна праця, що лежить у сейфі у директора, то гріш йому ціна. Саме так часто відбувається з документами, які розробляють при створенні системи менеджменту якості (СМЯ) на базі стандарту ISO 9001. У результаті корисна річ виявляється марною формальністю.

Оскільки склепіння складається з низки правил або вказівок, його можна поповнювати розсилкою повідомлень про скасування старих та введення нових пунктів. Ось зразок такого сповіщення:

Документація – це модель вашого бізнесу, а не просто папірці. Якість автомобіля та зручність будинку залежать від їхньої конструкції. Успішність бізнесу – від того, як він спроектований та як задум архітекторавтілений у життя.

Важливо підтримувати цілісність моделі. Зберіть всю документацію свого бізнесу в одному місці – архітектурній бібліотеці компанії. Її зручно організувати як систему папок на сервері, DropBox, GoogleDrive і т.п. (Звичайно, розумно розмежуйте доступ до цієї важливої інформації). Актуальну версію будь-якого документа легко знайти, старі та робочі версії зберігаються там: в архіві в окремих папках. Готові версії документів зручно викладати в Інтранет компанії. Документи слід назвати легко, наочно і однаково.

Наші клієнти використовують прості інструменти, які зазвичай вистачає Microsoft Word і Excel (або їх аналогів: Google Docs, Open Office). Спроби застосувати складні технології майже завжди зміщують фокус уваги команди з суті поліпшення бізнесу на інструментарій: замість обговорення бізнес-завдань та домовленостей люди витрачають сили на освоєння складних методик та ІТ-систем 4 . І все одно не розуміють та не застосовують їх повною мірою. Сила – у простоті.

Рекомендую завести глосарій. Співпраця людей часто ускладнюється тим, що вони по-різному розуміють те чи інше поняття. В одній компанії при уважному розгляді виявили в різних підрозділах шість різних трактувань поняття "відвантажений товар". Звичайно, діяли вони хтось у ліс, хтось по дрова: кожен зі своєї картини світу. Глосарій допомагає вирішити цю проблему. Заносите до нього всі терміни та поняття, навколо яких розгоряються суперечки – домовляйтеся про єдине розуміння та вносите до документа.

Приклад 54. Олексій Тімонін, генеральний директор інтернет-магазину подорожей OZON. travel: «Критично важливим є вміння підтримувати опис бізнес-процесів у актуальному стані. Багаторазово вирішуючи це завдання у себе в OZON.ru, ми розробили спеціальнийінструментарій – дещо нагадує функціонал Microsoft Visio, який дозволяє створювати ієрархію процесів, функцій і ролей, а також створювати графічні та текстові описи всередині. За потреби можна сформувати документ у форматі MS Word – але опис процесів спочатку зберігається усередині системи. Усередині компанії сформовано регламент аудиту та узгодження основних БП – через регулярні проміжки часу з керівниками відповідних підрозділів. Під розпис та особисту відповідальність. Загалом працює».

Визначте, хто керуватиме розвитком архітектури бізнесу. Це дуже важлива роль – «головний архітектор» компанії 5 . Така людина потрібна й у тому випадку, якщо у вибудовуванні системи вам допомагають зовнішні консультанти. У наших проектах із клієнтами я завжди наполягаю на його призначенні. Без нього дана робота раніше-пізніше сходить нанівець.

У «головного архітектора» має бути достатньо часу та сил на те, щоб керувати розвитком бізнесу, підтримкою та вдосконаленням його архітектури, впровадженням змін у життя. Йому необхідно мати:

системним мисленням з одного боку та
навичками спілкування, організаторськими здібностями – з іншого.

Адже потрібно не просто «малювати схеми», а й «запалювати» колег, залучати їх до розвитку бізнесу, допомагати їм домовлятися, запобігати та долати опір людей. Організовувати цю роботу, зокрема використання нововведень.

У мікро-бізнесі іноді спочатку архітектор - це сам власник. Хоча така ситуація вимушена: краще, якщо він відіграватиме роль Замовника 6 . Поступово він делегує більшу частину цієї роботи своїм співробітникам.

Але при цьому сам продовжує регулярно виявляти до неї інтерес, підтримувати їїсвоєю волею. У великих організаціях – теж. Як я вже казав, розвиток бізнесу потрібен насамперед його власнику.

Приклад 47. Василь Торопін, менеджер компанії «Вимпелком» («Білайн»): «Ключовий момент – спонсорство (підтримка) головного керівника. Якщо менеджер процесу цього не відчуває і цього не відчувають учасники процесу – нічого не вийде.

Хочу зауважити, що «головний архтектор» не повинен сам виконувати роботу із структурування бізнесу. Описуючи та покращуючи бізнес "в одну особу", він створює мертвонароджені моделі. Які, можливо, і обійдуться дешевше, ніж такі, які створені зовнішніми консультантами, але користі від них також буде небагато.

Завдання такої людини – організовувати та координувати роботу з наведення порядку у компанії. Створювати документи має не він, а учасники робочих груп - керівники та ключові співробітники різних підрозділів, які включені до групи. Стверджувати – вище керівництво, причому свідомо, не автоматично.

«Головний архітектор» повинен допомагати робочим групам: своєю вагою в компанії, широкимідінням і методиками роботи.

Важливо, щоб Замовник, «архітектор» компанії та лідери робочих груп глибоко розуміли технологію наведення ладу у бізнесі. Як мінімум – хай детально вивчать наші книги. Краще, якщо, крім вивчення теорії, вони пройдуть Основний бізнес-табір «Як навести лад у бізнесі», який ми проводимо двічі на рік 8 . Це дуже допомагає у налагодженні бізнесу, підвищує шанси на успіх. Інакше можна даремно витратити роки.

Р. Емерсон (1911 рік): «Занесення нових правил у склепіння слід доручити кваліфікованому і цікавиться такою роботою співробітнику, до якого повинні надходити всі пропозиції. По суті, склепіння створюється не цимспівробітником, а колективним досвідом всього підприємства, колективним обліком виробничих потреб. Підписується склепіння головним керівником справи. Крім того, можуть знадобитися додаткові візи начальників частин. Так, наприклад, правила встановлення та догляду за приводними ременями повинні складатися завідувачем ремонтної частини; зведення та редакція випадають на частку «кодифікатора», а потім правила передаються на підпис не тільки голові та директору-розпоряднику, а й управителю, завідувачам цехів та майстерень і навіть майстру з догляду за ременями. Якщо цьому майстру правила не сподобаються, то він може не підписувати їх, поки не доб'ється свого або поки йому не доведуть, що він не має рації, але вже раз правила підписані, відступати від них він не сміє. Природна схильність завжди тягне нас до анархії та індивідуального свавілля, але треба пам'ятати, що анархія ні до чого доброго не приводить.

Так поступово зросте цей кодекс стандартних писаних інструкцій, переважно запропонованих і розроблених самими робітниками і службовцями» 9 .

Як відбувається управління архітектурою бізнесу та відповідною документацією у вашій компанії? Чи є система? Чи зручно їй скористатися?

Хто головний архітектор? Чи є робочі групи? Люди включені у розвиток бізнесу? Ви задоволені результатами?

Створіть ефективну систему керування архітектурою свого бізнесу.