Журнал обліку машинних носіїв інформації, що містить службову інформацію обмеженого
Додаток N 6 до Інструкції про порядок обліку, обігу та зберігання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію обмеженого розповсюдження
ЖУРНАЛ обліку машинних носіїв інформації
У графі 1 поруч із номером машинного носія інформації проставляється абревіатурою гриф конфіденційності (примітка) "дсп".
У графі 2 дата проставляється арабськими цифрами із зазначенням числа, місяця та року.
У графі 3 проставляється: магнітний диск, дискета, оптичний диск та ін.
У графі 4 пишеться назва (марка) носія.
У графі 5 вказується найменування інформації, яка заноситиметься на носій, якщо вона заздалегідь відома, якщо невідома, то графа заповнюється в міру нанесення інформації.
У графі 6 навпроти найменування відповідної інформації проставляються типи носіїв, на які перенесена інформація (роздруківка, дискета та ін.) та їх облікові номери.
У графі 7 проставляються найменування організації, до якої надіслано носія, найменування, номер і дату супровідного документа.
У графі 8 вказуються номер і дата супровідного листа, якщо носій повернено з супровідним листом, або порядковий номер і дата надходження пакета з носієм, проставлені в журналі обліку пакетів, що надійшли, якщо носій повернено без супровідного листа.
У графі 9 проводиться запис "інформацію знищено шляхом стирання", що засвідчується підписом працівника, який провадив стирання, з проставленням дати. Такі записи повинні здійснюватися в міру стирання інформації та проставлятися навпроти її найменування, зазначеної у графі 5.
Графа 10 заповнюється в тому випадку, якщо носій з різних причин знищується. При цьому зазначається спосіб знищення. Відмітка про знищення носія засвідчується підписами двох працівників підрозділу несекретного діловодства із проставленням дати знищення.