Журнал реєстрації трудових договорів та додаткових угод
Форма книги обліку трудових договорів
Деякі організації ведуть журнал реєстрації (обліку) трудових договорів. Документ цей необов'язковий, уніфікована форма не затверджено. Основні зручності використання такого журналу – упорядкування електронного архіву та відстеження термінів закінчення трудових договорів зі співробітниками. Адже якщо прогаяти момент, то терміновий трудовий договір може стати безстроковим (ч. 4 ст. 58 Трудового кодексу РФ). Зразок журналу реєстрації трудових договорів наведено на сторінці.
Паперовий або електронний вигляд
Щоб визначитись, у якому вигляді вести журнал, необхідно позначити його мету:
- якщо ціль суто інформаційна (тобто вам потрібен архів організації, що дозволяє відстежувати терміни закінчення договорів), то документ буде зручніше вести в електронному вигляді;
- якщо крім інформаційної мети журнал виконуватиме функцію підтвердження отримання співробітниками компанії своїх екземплярів трудових договорів, необхідна графа для проставлення працівниками підтверджуючих підписів. У цьому випадку журнал реєстрації трудових договорів та додаткових угод має бути у паперовій формі.
Саме тому компанії зазвичай додають у договір фразу «примірник трудового договору отримав _______ (дата) __________________ (підпис)». Однак іноді використовується і паперова форма журналу обліку трудових договорів, де співробітники ставлять свій підпис на підтвердження одержання договору або додаткової угоди щодо нього.
Перший варіант є кращим, оскільки заснований на буквальному тлумаченні вимоги Трудового кодексу РФ. Проте не суперечить законодавству та поєднання двох зазначенихметодів.
Журнал реєстрації трудових договорів у паперовому вигляді
1) оформлення обкладинки: на ній доцільно відобразити інформацію про назву компанії (структурного підрозділу компанії), найменування документа (журнал або книга), дату внесення першого та останнього запису, а також інформацію про співробітника, відповідального за заповнення журналу;
2) ведення документа: зразок книги реєстрації трудових договорів можна подивитися у додатку до цього матеріалу, заповнювати його слід у суворій відповідності до найменувань посад за затвердженим штатним розкладом, прізвища, імена та по батькові співробітників вказувати повністю.
Журнал обліку трудових договорів в електронному вигляді
Від журналу у паперовому вигляді електронний документ відрізнятиметься лише відсутністю графи з підписом співробітника, який отримав екземпляр трудового договору (додаткову угоду до трудового договору).
Завантажити зразкову форму книги обліку трудових договорів
Завантажити зразок заповнення книги обліку трудових договорів