Як звіт про хід проекту помістити на одній сторінці А4
Керівники проектів часто стурбовані питанням: Як зробити звіт у такій формі, щоб у замовника витрачалося 5 хвилин на отримання інформації щодо проекту? Я мучився цим питанням досить довго. А так як у практикуючого менеджера проектів часу на розробку чогось нового, як правило, немає, то нічого в мене розумного не виходило.
Одного дня мій знайомий консультант з управління написав мені: «А ти читав цю книгу?».
Звичайно, не читав, але я чекав на неї довгі роки. То була знахідка.
На заповнення першого звіту за запропонованою формою у мене пішло близько 2-х годин, а наступні звіти вимагали набагато менше часу. Замовник проекту, отримавши свіжий звіт, сказав мені: «Тепер звіти з моїх проектів хочу одержувати лише у цій формі!».
Відмінний зворотний зв'язок, щоб переконатися, що інструмент працює.
Отже, що за форма звіту та як її заповнювати?
Основна ідея полягає в тому, щоб на сторінці формату А4 компактно викласти дані про хід робіт над досягненням цілей проекту, виконання робіт у строк, витрачання бюджету та прогнози по ходу проекту.
Ось як виглядає пуста форма для заповнення.
А ось як може виглядати готовий звіт щодо цієї форми.
Підказка, де знаходиться у формі звіту, розташована внизу: «Цілі – завдання проекту – терміни – витрати – прогнози».
Зазвичай я заповнюю розділи у такому порядку.
«Мета проекту». Тут потрібно сформулювати кілька цілей, з яких стане зрозуміло, заради чого проект починається (я для своїх проектів цей розділ перейменував на «Продукти проекту», мені здалося, це точніше).
«Завдання проекту». Сюди слід перенести 20-25задач із розкладу проекту.
Після того, як прописані цілі (продукти) та завдання проекту, є сенс заповнити матрицю на перетині цілей та завдань. Коло ставиться на перетині рядка з назвою завдання та стовпця з назвою мети, якщо виконання завдання наблизить проект до досягнення цієї мети. Таким чином, у цій частині промальовується вплив завдань на реалізацію цілей. Як тільки всі кола в стовпці з назвою мети будуть зафарбовані – ціль вважається досягнутою.
«Терміни». Якщо проект розрахований більш як на рік, потрібно буде створювати форму для кожного року.
Наступна область для заповнення –«Відповідальний/Роль». У тому ж рядку, де вказані назви періодів, вводяться прізвища учасників команди проекту та ключових зацікавлених сторін, які можуть бути приймальниками за деякими завданнями.
Вище заповнюється матриця відповідальності.
Я використовував такі ролі:
Ну і розділ «Висновки та прогнози» – керівник має лише три рядки, щоб переконати замовника в тому, що він знає, як вирулити проект у термін і бюджет. А якщо цього вже не зробити – то можна прописати свої пропозиції щодо перегляду параметрів проекту (цілей, терміну та бюджету).
Коротко у тому, як заповнюється звіт кожен звітний період.
Якщо обсяг фактично виконаної роботи був не меншим від планового – у звіті коло відзначається зеленим кольором,
Якщо фактичний обсяг менший за плановий, але є шанс надолужити розклад – жовтий колір.
Ну і якщо терміни завдання вже зірвані - червоний колір.
Як звіт читає замовник? Він перевіряє виконання завдань у строк за кольорами світлофорів. Якщо горить жовтий колір навпроти назви завдання, замовник може дізнатися, хто є відповідальним за завдання та запитати у нього звіт. зачервоним світлофорам замовник шукає у розділі «Висновки та прогнози» інформацію про те, чи вплине зрив термінів за цим завданням на термін проекту та що пропонує керівник проекту робити в даному випадку.
Ось такий формат, зручніший за який я для звіту за проектом поки що нічого не бачив.
Успіхів у проектах!
Експерт з управління проектами, консультант та бізнес-тренер консалтингової групи «Тут і зараз».
Досвід роботи у сфері управління проектами – понад 10 років.
20 виконаних проектів у ролі керівника проекту та керівника програми проектів.
Досвід викладання – 8 років. Близько 2000 студентів, які пройшли навчання на його семінарах.
Викладач модуля "Управління проектами" української школи управління.
Запрошений викладач курсу "Управління проектами" у Британській Вищій школі дизайну.