Організація робочого місця
Для правильної організації вашого робочого місця будь-яких стандартних рецептів немає: що може бути зручним для вас, не зручно для іншого, і навпаки. Тим не менш, для того, щоб найкращим чином організувати порядок у службовому приміщенні, вам слід звернути увагу на низку загальних принципів, керуючись якими, ви можете досягти оптимального стану в цьому питанні.
Ергономіка - це процес наукової організації праці, спрямований на створення засобів оптимізації праці, вдосконалення методів виконання людиною будь-якої роботи з урахуванням її безпеки, комфортності та продуктивності. Можливо, щодо організації порядку у вашому службовому приміщенні це звучить дещо пишномовно, проте вибір та розміщення меблів, обладнання, довідкових матеріалів та різного приладдя у вашому офісі може вплинути на те, як ви працюєте.
Меблі
2. Стільці. Більшість сучасних офісних стільців оснащені коліщатками та шарнірами, що дозволяє вільно переміщатися по всій площі службового приміщення. Крім того, такі стільці обладнані спинками, що дозволяє запобігти надмірному навантаженню на шию та спину. Не намагайтесь підкреслити ваш статус меблями. Стільці мають бути функціональними. Щоб вибрати стілець для себе, зверніть увагу на такі характеристики: наявність регульованого по висоті сидіння; наявність спинки, регульованої як по висоті, так і в поперечному напрямку; наявність достатньої глибини сидіння; стійкість; наявність коліщаток, що відповідають покриттю підлоги у вашому офісі.
3. Регулювання стільця. При регулюванні стільця необхідно враховувати як розміри вашого тіла, так і висоту робочої поверхні столу, якщо вона не регулюється.Основна рекомендація: висоту сидіння треба відрегулювати так, щоб ви могли зручно розташуватись на ньому; при цьому ступні ваших ніг повинні спиратися на підлогу, а зазор між передньою частиною випорожнень і вашими ікрами повинен становити 5 сантиметрів. Після цього слід відрегулювати спинку як у вертикальному, так і поперечному напрямках, щоб у вас не напружувалася поперек.
Якщо стілець обладнаний підлокітниками, їх слід відрегулювати так, щоб вони злегка торкалися нижньої частини ваших ліктів, коли вони знаходяться під прямим кутом до спинки стільця. Підлокітники зовсім не повинні піднімати ваші лікті. Якщо вони заважають вам їх краще демонтувати. При регулюванні стільця враховуйте висоту робочої поверхні вашого столу та клавіатури комп'ютера. Вам слід розміститися так, щоб ваші ноги зручно розташовувалися під робочою поверхнею столу і ніщо не заважало їхньому вільному руху.
Якщо ви не можете досягти такого положення, значить робоча поверхня столу розташована надто низько для вас. Якщо робоча поверхня стола, коли ви сидите, розташована значно вище за рівень ваших ліктів, вам слід відрегулювати висоту стільця. При цьому під ноги вам доведеться підставити опору, щоб можна було зайняти зручне сидяче положення.
Устаткування
Колись я був знайомий з однією секретаркою, організованості якої просто дивувався. Вона завжди знала, де та що лежить. Її робоче місце була сама досконалість. Коли я познайомився з нею, вона шість місяців працювала з новим начальником. Її попередній шеф не любив користуватись диктофоном. Тому вона тримала його в ящику на вершині високої шафи, а новий начальник навпаки щодня приносив їй нову карту пам'яті для диктофона. Отже, щодня вранці їй доводилося дертися вгору.диктофоном, а наприкінці робочого дня робити ту саму операцію, щоб покласти його назад. Ось що означає сила звички.
Використання комп'ютера
У наш час майже всі види людської діяльності так чи інакше пов'язані із тривалим використанням комп'ютерної техніки. Дотримання простих рекомендацій при роботі з комп'ютером допоможе вам збільшити продуктивність праці, забезпечити більш високий рівень комфортності та захистити від втоми та шкідливих наслідків для здоров'я:
Наведення порядку на робочому місці
Наведення порядку в шафах. Почніть прибирання з посудних шаф, а саме з тих, що знаходяться на максимальній відстані від вашого столу. У них, швидше за все, зосереджена основна маса матеріалів не першої необхідності, яких не дійшли руки під час попередніх прибирань. У міру їх вивільнення просуйтеся вперед до вашого столу. Таким чином, ви отримаєте місце для зберігання предметів, які в даний час захаращують потрібні в робочому відношенні області. Безжально позбавляйтесь від сміття. Непотрібні документи та відверте сміття просто викидайте. Розсортуйте решту документів і матеріалів по архівних коробках, коробки відповідним чином позначте. Коли приступатимете до наведення порядку в книжкових шафах, пропонуємо вам спочатку повністю їх очистити, а потім розставити всю літературу за темами. Потрібно розмістити матеріали та документи таким чином, щоб вам було легко та зручно їх знаходити у разі потреби.
Можливо, перед тим як розпочати наведення ладу на своєму столі, вам доведеться подолати певний психологічний бар'єр. Адже захаращений робочий стіл приховано асоціюється у нас із його надзвичайно зайнятим господарем, а кому неподобається, щоб його вважали зайнятим. Однак слід пам'ятати, що людина може бути надзвичайно зайнятою, але абсолютно некомпетентною та непродуктивною. Нехай про ваші справи говорять досягнуті результати, а не зовнішній вигляд робочого столу. Коли ви остаточно розберетеся зі своїм робочим столом, можете розпочати розбір документів.
Як впоратися з стосами документів
Приготуйтеся до того, що більшу частину документів вам доведеться відправити в кошик для сміття. Яке значення вони не мали б на той момент, коли потрапили до вас, швидше за все, вони вже морально застаріли. Не повторюйте колишніх помилок, дійте рішуче. Тут ви повинні керуватися таким принципом: якщо є сумнів щодо цінності того чи іншого документа, сміливо відправляйте його у кошик для сміття.
Не витрачайте час на прочитання кожного документа. На даному етапі ваше завдання полягає лише в тому, щоб визначити, чи потрібен він взагалі, і якщо так, то його слід відправити відповідно до кошика або папки.
Коли ви розберете всі стоси, зверніть увагу на ваші кошики. Сплануйте час роботи з документами.
Якщо все буде зроблено правильно, виконана робота принесе вам глибоке задоволення.
Як зберегти наведений порядок?
Відповідь це питання безпосередньо пов'язані з розвитком позитивних робочих звичок: