Технологія автоматизації бюджетування та управлінського обліку БЕЗКОШТОВНО
ПК "ІНТЕГРАЛ" - програмний комплекс для автоматизації бюджетування та управлінського обліку
Курс складається з наступних частин:
Насамперед слід звернути увагу, що займатися атвоматизацією бюджетування і управлінського обліку необхідно після того, як буде розроблено методику бюджетування та управлінського обліку. Ця методика може бути описана на папері, а також міститься, наприклад, у файлах електронних таблиць.
Насправді можна використовувати комбіновану стратегію автоматизації бюджетування та управлінського обліку, відповідно до якої автоматизацію управлінського обліку починають раніше, ніж автоматизацію фінансово-економічного планування.
Після того, як модель розроблена, її потрібно буде налаштувати в автоматизованій системі. При цьому конкретна технологія автоматизації бюджетування та управлінського обліку може відрізнятися залежно відвикористовуваної інформаційної системи.
| Про те як вибирати інформаційну систему для автоматизації бюджетування та управлінського обліку можна дізнатися, вивчивши електронний курс "Як вибрати програму для автоматизації бюджетування та управлінського обліку" |
Отже, технологія автоматизації бюджетування та управлінського обліку повинна бути прив'язана до конкретного програмного продукту. У рамках цього електронного курсу технологію автоматизації бюджетування та управлінського обліку буде розглянуто на прикладі програмного комплексу "ІНТЕГРАЛ".
Слід звернути увагу на те, що, на відміну від багатьох систем автоматизації бюджетування та управлінського обліку, що є на ринку, ПК «ІНТЕГРАЛ» спроектований консультантами з управління, а не фахівцями в галузі інформаційних технологій. Тобто консультанти з управління підготували технічне завдання, а програмісти створили програмний комплекс за безпосередньої взаємодії та контролю з боку консультантів.
Таким чином, розробка ПК «ІНТЕГРАЛ» йшла від методології та регламентів до інформаційних технологій, а не навпаки. Тому в ПК «ІНТЕГРАЛ» є досить гнучкий конструктор, що дозволяє фахівцям з бюджетування та управлінського обліку самостійно (без допомоги програмістів) автоматизувати систему бюджетування та управлінського обліку. Тобто налаштування фінансової моделі та регламенту бюджетування здійснюється досить просто.
Головне – розуміти суть моделі, а налаштування – це справа техніки. Таким чином, у ПК «ІНТЕГРАЛ» не зашито якусь жорстку схему, під яку потрібно буде підлаштовуватися. Звичайно ж, будь-який, навіть найбільш гнучкий, інструмент має свої обмеження, т.к. без цього неможливо збудуватиавтоматизовану систему. Проте ПК «ІНТЕГРАЛ» насамперед орієнтований на користувачів, тобто учасників процесу бюджетування та управлінського обліку, а не на технічних ІТ-фахівців.
Звичайно ж, про важливість ІТ-складника забувати не варто, тому при розробці ПК «ІНТЕГРАЛ» використовувалися сучасні технології та ІТ-рішення. Зокрема, як СУБД (система управління базою даних), з якою працює ПК «ІНТЕГРАЛ», використовується MS SQL Server, а для формування управлінської звітності застосовуються можливості OLAP-технології (On-Line Analytical Processing).
Якщо компанія вже впровадила систему бюджетування та управлінського обліку без спеціалізованої інформаційної системи, то в такому разі справді йдеться про технічне завдання. Тобто такій компанії необхідно налаштувати використовувану модель та регламент в автоматизованій системі бюджетування та управлінського обліку. Це теж може бути складним завданням, але основна складність полягатиме саме у технічних питаннях.
Якщо ж у компанії система бюджетування та управлінського обліку не працює, то в такому разі автоматизація не є пріоритетним завданням. Відразу слід зазначити, що у компанії бюджетів у жодному разі перестав бути критерієм те, що у компанії діє саме система бюджетування і управлінського обліку. Йдеться про те, що у багатьох компаніях системи бюджетування та управлінського обліку реально немає, але є деякі зовнішні ознаки, які нібито підтверджують, що система працює.
І ці компанії вважають, що основною проблемою, яка заважає ефективно використати бюджетування та управлінський облік, є відсутність автоматизації. Звичайно, більшість спроб автоматизаціїбюджетування та управлінського обліку в таких компаніях закінчуються невдачею і дарма витраченими фінансовими та тимчасовими ресурсами.
Таким чином, якщо немає 100% впевненості в тому, що система бюджетування та управлінського обліку впроваджена і проблема лише в автоматизації, то краще правильно підготуватися до такого складного проекту, як постановка та автоматизація бюджетування та управлінського обліку. Для цього, як мінімум, потрібно пройти навчання технологіям бюджетування та управлінського обліку.
Для досягнення цієї мети можна відвідати, наприклад, наші відкриті семінари, які регулярно проводяться у Москві та інших містах України. Крім цього, можна замовити корпоративний семінар, який зазвичай проводиться в офісі компанії Замовника з необмеженою кількістю учасників. Або можна пройти навчання в інтернет-семінарі, який не вимагає присутності в якомусь місці в певний час. Крім навчання на семінарі, рекомендується займатись і самонавчанням. Для цього можна скористатися нашими книгами та CD-рішеннями. Про всі ці додаткові можливості можна докладно дізнатися на сайті www.bud-tech.ru.
Отже, успіх роботи по постановці та автоматизації бюджетування та управлінського обліку залежить не тільки від зручного у використанні програмного продукту, але значно більшою мірою від правильної організації роботи. Така організація вимагає використання проектного підходу, що передбачає і чітке планування, і організацію, і навчання, і фінансових і трудових ресурсів тощо.
Про все це докладно розповідається на наших семінарах з бюджетування та управлінського обліку. Також все це докладно описано у наших книгах.
У цьому електронному курсі детально розглянуто саме технічні питання,пов'язані з автоматизацією системи бюджетування та управлінського обліку з використанням ПК «ІНТЕГРАЛ».
У наступній частині курсу йтиметься про концепцію автоматизованої моделі бюджетування та управлінського обліку, яка використовується у ПК "ІНТЕГРАЛ".
| Демо-версію ПК "ІНТЕГРАЛ" можна завантажити на сайті тут. |
Частина 1. Концепція автоматизованої моделі бюджетування та управлінського обліку
У першій частині курсу Ви дізнаєтесь про концепцію автоматизованої моделі бюджетування та управлінського обліку, яка використовується у ПК "ІНТЕГРАЛ". Ця концепція багато чому визначається використанням OLAP-технології для формування управлінської звітності. Отже, перш ніж зайнятися налаштуванням моделі бюджетування та управлінського обліку в автоматизованій системі, необхідно уважно вивчити концепцію автоматизованої бюджетної моделі. Якщо не зрозуміти саму технічну концепцію бюджетної моделі, закладену в програмному продукті, то не зрозуміло, яким чином потрібно налаштовувати конкретну фінансову модель бюджетування та управлінського обліку.
| Про змістовну концепцію бюджетування докладно написано у Книзі 1 "Бюджетування як інструмент управління" (Серія книг "100% практичного бюджетування") |
На відміну від моделей, що складаються в електронних таблицях, у цій моделі налаштовуються та здійснюються обчисленняне над осередками, а над багатовимірними об'єктами. В автоматизованій системі можна створювати максимум чотиривимірні рядки бюджетів. Наприклад, рядком бюджету може бути «Витрати матеріалів виробництва продукції».
Цей рядок бюджету може будуватися на основі двох довідників: «Продукти» та «Матеріали». Третьоюрозмірністю буде час, тобто обраний період складання бюджетів.
Рядок бюджету «Виручка від реалізації» може будуватися, наприклад, на основі трьох довідників: «Продукти», «Філії» та «Канали збуту». Четвертою розмірністю буде час.
Таким чином, кожен рядок бюджету може не мати жодного довідника, мати один довідник, мати два довідники або мати три довідники. При здійсненні математичних операцій над рядками бюджетів обов'язково враховується їхня розмірність, тобто на основі яких довідників вони будуються.
У програмному модулі є конструктор формул, який дозволяє фахівцям із бюджетування та управлінського обліку самостійно (без допомоги програмістів) налаштовувати різні зв'язки між рядками бюджетів. Тобто над рядками бюджетів можна здійснювати основні математичні операції.
Оскільки рядки бюджетів є багатовимірними об'єктами, необхідно задати певні правила, за якими повинні здійснюватися математичні операції. Крім багатовимірності рядків, слід враховувати, що у складних бюджетних моделях може бути дуже багато зв'язків між різними рядками. Це означає, що потрібно якось визначати послідовність розрахунків і при цьому не допускати циклічних посилань. Всім, хто створював моделі у MS Excel, знайома ця проблема.
У ПК "ІНТЕГРАЛ" прийнято такі правила роботи з рядками бюджетів: 1. Підсумкова розмірність рядка бюджету визначається першою складовою формули (тобто першим доданком у виразі, в якому може використовуватися кілька рядків та/або папок). 2. За виконання операцій враховується, чи збігаються довідники, з урахуванням яких побудовано рядки бюджетів. 3. У формулі певного рівня можуть використовуватисьтільки рядки бюджету більш нижнього рівня (для того, щоб не було зацикленості). Тобто, при налаштуванні формули 3-го рівня можна посилатися на формули не більше 2-го рівня.Докладніше про формули та їх рівні, що визначають послідовність розрахунків, можна дізнатися в четвертій частині даного курсу.
З першого правила можна зробити неочевидний з першого погляду висновок:
Точніше кажучи, рівність можлива лише у тому випадку, коли розмірностіаівповністю збігаються.
Отже, при виконанні математичних операцій над рядками бюджетів можлива велика кількість різних варіантів. Наприклад, уТаблиці 1представлено 14 варіантів (див.Рис. 1), які можуть бути при здійсненні операцій над двома рядками бюджетів під час використання максимум двох довідників. Зрозуміло, що при використанні у рядків бюджетів трьох довідників кількість можливих варіантів ще більша.
Мал. 1. Можливі варіанти під час здійснення операцій над рядками під час використання максимум двох довідників
Таблиця 1. Правила виконання математичних операцій над рядками бюджетів (максимум 2 довідники у рядків бюджетів)