Інформація, необхідна менеджерам для роботи - Менеджмент - Навчальні матеріали онлайн
Інформація для менеджерів, в тому числі для всіх працівників розумової праці, для їх власної роботи, можливо, набагато важливіша за інформацію для підприємства. Інформація все міцніше пов'язує їх із колегами і з самою організацією, з їхньою "мережею". Іншими словами, саме інформація дозволяє працівникам розумової праці виконувати свою роботу.
Нині вже зрозуміло, що ніхто не може забезпечити працівників розумової праці необхідною для них інформацією, окрім них самих. Але мало хто з менеджерів поки що намагався вирішити, що їм потрібно, а ще менше їх прагнули зрозуміти, як організувати цю інформацію. Зазвичай менеджери покладаються на виробників даних (фахівців з ІТ та бухгалтерів), які й забезпечують їх такою інформацією. Але виробники даних що неспроможні самі знати, які дані потрібні користувачам і здатні перетворитися на інформацію. Тільки конкретні працівники розумової праці здатні вирішити, як організувати свою інформацію таким чином, щоб вона дозволила їм ефективно діяти.
Щоб отримати інформацію, необхідну для роботи, менеджери повинні розпочати відповіді на такі питання.
- • Яку інформацію я маю надати людям, з якими працюю і від яких залежу? У якій формі? У який період?
- • Яка інформація мені потрібна? Від кого? У якій формі? У який період?
Ці питання тісно взаємопов'язані, але все ж таки відрізняються один від одного. Що я повинен іти першим, тому що відповідь на це питання дозволяє розпочати спілкування. Поки комунікація не налагоджена, жодна інформація не зможе повернутися до менеджера.
Запитуючи себе: "Кому я маю надати інформацію, щоб ці люди могли виконувати свою роботу?", людина націлюєкомунікацію на загальне завдання та спільну роботу. Спілкування стає ефективним. Отже, перше питання (як і у будь-якому вигляді ефективних відносин) звучить не як "Що я хочу і що мені потрібно?", а "Що іншим людям потрібно від мене?" і "Хто ці люди?" Тільки після цього можна запитувати: "Яка інформація мені потрібна? Від кого? У якій формі? У який період?"
Менеджери, що задають ці питання, незабаром зрозуміють, що з інформаційної системи їхньої власної компанії вони одержують надто мало необхідної інформації. Частина надходить із бухгалтерії, хоча найчастіше такі дані доводиться переосмислювати, переформулювати та переоформлювати, щоб менеджер міг застосувати їх у роботі. Однак значна частина інформації, яка стане в нагоді менеджеру в роботі, як уже говорилося, приходить ззовні, і її потрібно організувати окремо від внутрішньої інформаційної системи.
Єдиний, хто може відповісти на запитання "Яку інформацію я комусь винен? Кому саме? У якому вигляді?" - Це інша людина. Отже, перший етап для отримання інформації, яка потрібна менеджерам для роботи, — звернутися до людей, з якими вони співпрацюють, до всіх, від кого вони залежать, до тих, хто має знати, що вони роблять, та спитати їх. Але насамперед необхідно самому підготуватися до відповіді. Адже і співрозмовник буде і повинен ставити запитання у свою чергу: "Яка інформація вам потрібна від мене?" Отже, спочатку менеджери повинні продумати обидва питання і лише після цього звертатися до інших людей із проханням розповісти, яку інформацію їм потрібно надати.
Обидва питання - "Що я винен?" і "Що мені потрібно?" — на перший погляд здаються простими, але це помилка. Будь-хто, хто їх колись задавав, незабаром розуміє, що для того, щоб знайти правильну відповідь, потрібно все ретельно продумати,провести безліч експериментів та докласти маси сил. До того ж, отримані відповіді не вічні, їх доводиться шукати знову і знову, через кожні півтора роки. Крім того, ці ж питання потрібно ставити щоразу, коли відбуваються серйозні зміни, наприклад, зміни в теорії бізнесу на підприємстві, в завданнях або роботі конкретної людини або багатьох людей.
Однак якщо людина всерйоз задається цими питаннями, то незабаром навчиться розуміти і те, що їй потрібно і що вона має надати іншим, після чого можна буде переходити до організації обох видів інформації.