Як змінилися терміни зберігання документів по особовому складу, Питання передплатників, Журнал
Питання-відповідь на тему
Як змінилися терміни зберігання документів з особового складу? Чи можна накази щодо відпусток, відряджень, про стягнення, як і раніше, зберігати п'ять років?
- або 75 років (якщо вони створені до 2003 року);
- чи 50 років (якщо документи створено з 2003 року).
Який можна зробити висновок? Всі документи з особового складу незалежно від їх видів та різновидів (наприклад, графік відпусток, листування з кадрових питань, пояснювальні записки тощо) повинні зберігати зазначену кількість років (75 або 50).
Експерт ділиться важливою інформацією провнутрішні документи у матеріалі за посиланням.
Однак за такого підходу є свої мінуси. Прийде невиправдано довго зберігати кадрові документи з оперативною інформацією. А вона зазвичай не потребує тривалого зберігання. Це підтверджується самим поняттям «документація з особового складу». Воно закріплено у ФЗ «Про архівну справу до». Дивимося у пункті 3 статті 3 Закону визначення документів за особовим складом: «Це архівні документи, що відбивають трудові відносини працівника з роботодавцем».
А як визначено архівний документ у цьому ж Законі (п. 2 ст. 3)? Як «матеріальний носій із зафіксованою на ньому інформацією, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати». Він «підлягає зберіганню в силу значущості зазначених носія та інформації для громадян, суспільства і держави».
Наразі ведеться робота зі зміни ситуації, що склалася. Цю недоробку хочуть усунути та внести зміни до ФЗ «Про архівну справу в РФ».
Вам буде корисно дізнатися проекспертизу цінності документів у матеріалі за посиланням.
Як бути до прийняття чергових зміну ФЗ «Про архівну справу в РФ»? Ми маємо свою рекомендацію. При складанні номенклатури справ на рік керуйтесь Переліком типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій із зазначенням термінів зберігання.
Водночас в умовах існуючої невизначеності не поспішайте. Поки не знищуйте документи по особовому складу зі строками зберігання, що минув, за названим вище Переліком.