Прибуткові та видаткові касові операції (особливості)
Прибуткові та видаткові касові операції виникають у компанії, коли в розрахунках беруть участь готівка. Як правильно організувати облік та оформлення зазначених операцій, а також які особливості при цьому потрібно врахувати, розповімо у нашій статті.
Готівкові розрахунки у нашому житті
У повсякденному житті ми звикли мати справу з готівкою – вони вважаються одним із найкращих засобів розрахунків. Ми оплачуємо ними продукти в супермаркеті, проїзд в автобусі, лікування зубів у стоматології та решту витрат. Гроші затребувані завжди, навіть у вік безготівкових розрахунків та пластикових карток.
З одного боку, звичайно, зручно, виходячи з дому, покласти в кишеню картку та не думати про те, чи вистачить готівки для оплати всіх запланованих витрат. Однак розплатитися карткою можна не скрізь - наприклад, можна залишитися без домашньої ковбаси, що сподобалася на колгоспному ринку, якщо в кишені відсутні готівкові купюри. Або лягти спати голодним, якщо в нічному супермаркеті, де ви звикли закуповувати готову домашню їжу на вечерю, раптом відключився зв'язок із банком, і розплатитися карткою неможливо, а грошей при собі немає.
Інша річ – комерсанти. Вони теж не обходяться без готівкових розрахунків, але їх прибуткові та видаткові касові операції вимагають особливої організації. Наприклад, простий громадянин може зберігати під подушкою кілька років мільйон рублів або іншої валюти, а потім розплатитися цими грошима за автомобіль - ніхто йому не пред'явить претензій. А комерсанта у готівкових розрахунках держава жорстко обмежує, встановлюючи спеціальні правила касових розрахунків та різного роду ліміти. Порушення цих обмежень практично завжди загрожує штрафами.
Розглянемо далі з прикладу, з якими нюансами може зіткнутися комерсант, який вирішиввикористовувати у своїй роботі готівку.
Прибуткові та видаткові касові операції на прикладі
У тому, що простий громадянин може без особливих турбот купити за готівку автомобіль, сумнівів немає. Подивимося, чи вдасться без проблем здійснити цю операцію комерсанту.
ТОВ "Прем'єра" займається будівництвом комерційної нерухомості. За збудовані офіси та торгові центри великі замовники розплачуються безготівковим шляхом, а дрібним торговельно-роздрібним комерсантам зручніше вносити оплату готівкою до каси компанії.
Важливо! При роботі з готівкою необхідно виконувати вимоги закону № 54-ФЗ про застосування ККТ при готівкових розрахунках та дотримуватись Порядку ведення касових операцій, затвердженого зазначенням Банку України від 11.03.14 № 3210-У.
Прихід виручки до каси оформляється у компанії прибутковим касовим ордером (пп. 4.1–5.3 вказівки № 3210-У), і касир пробиває касовий чек (п. 1 ст. 2 закону № 54-ФЗ).
Для виїзду спеціалістів компанії на будівельні об'єкти керівництвом було ухвалено рішення про придбання легкового автомобіля. Для економії коштів вирішили, що для таких цілей підійде старий автомобіль вартістю 350 тис. руб., Який у терміновому порядку був виставлений на продаж одним із підрядників компанії.
Щоб не упустити вигідну за ціною пропозицію, було оформлено договір купівлі-продажу та з каси компанії підзвітній особі видано необхідну суму. Видача грошей проводилася за заявою підзвітної особи – у ній було зазначено суму готівки та строк, на який вони видаються (п. 6.3 вказівки № 3210-У). На заяві керівник поставив свій підпис та дату.
Про наслідки цієї касової операції розповімо далі.
Поспішив – влучив на штрафи
Видача підзвітних грошей булаоформлена видатковим касовим ордером (п. 6 вказівки № 3210-У). Оскільки офіс підрядника розташовувався в цьому будинку, операція оплати автомобіля не забрала в обох сторін багато часу.
Проте радість обох компаній була недовгою – податковий інспектор, який прийшов цього ж дня, оштрафував обидві компанії за п. 1 ст. 15.1 КоАП України за розрахунки готівкою з іншими компаніями понад встановлений ліміт.
Важливо! Нині діє обмеження у розрахунках готівкою між комерсантами: трохи більше 100 000 крб. за одним договором (п. 6 вказівки Банку України від 07.10.13 № 3073-У «Про здійснення готівкових розрахунків»).
Штраф спіткав обидві компанії, тому що відповідальність за перевищення обмеження в 100 000 руб. передбачено ст. 15.1 КпАП для учасників розрахунків готівкою, якими є і продавець, і покупець.
Якби компанії не поспішали з розрахунком готівкою та заздалегідь вивчили законодавчу базу, непередбачуваних штрафних санкцій у розмірі 50 000 руб. для кожної компанії та 5 000 руб. – для їхніх керівників можна було б уникнути. Якщо інспектор прийшов би з перевіркою через 2 місяці – штрафу не було б, оскільки для такого порушення встановлено 2-місячний термін давності (п. 1 ст. 4.5 КпАП).
Чи можна було уникнути покарання?
Як видно з прикладу, правильно оформитиприбуткові та видаткові касові операції недостатньо– важливо володіти повною інформацією про вимоги нормативних документів під час здійснення тих чи інших госпоперацій, у тому числі про встановлені законом обмеження при роботі з готівкою.
Сподіватися на те, що податківці не встигнуть перевірити компанію за час давності, можна. Проте ігнорування вимог законодавства не можепозитивно зашкодити репутації компанії.
Щоб не прогаяти вигідну угоду і при цьому не порушити закон, компанія могла сплатити готівкою 100 000 руб. як передоплату, а решту грошей перерахувати з розрахункового рахунку в перший же банківський день.
При великому та різноманітному обігу готівки в компанії фахівцям фінансової та (або) бухгалтерської служби краще заздалегідь підстрахуватися – розробити спеціальну внутрішню інструкцію з прибуткових та видаткових касових операцій. У ній докладно описати дії касових працівників у різних ситуаціях та вказати можливі санкції, які загрожують компанії при порушенні закону. Закріпити відповідального працівника, до обов'язків якого входитиме своєчасне оновлення касових нюансів при зміні законодавства. Тоді касова робота не завдаватиме зайвих проблем і не викличе незапланованих витрат.
У компанії може зовсім не бути прибуткових та видаткових касових операцій - якщо всі розрахунки вона проводить у безготівковому порядку. Якщо ж без готівки не обійтися, фахівцям компанії необхідно добре орієнтуватися в законодавчій основі, пов'язаної з веденням касових операцій, інакше не уникнути санкцій за їх порушення.