Скорочуємо час на інвентаризацію за допомогою ТСД за штрих-кодами (на прикладі БДУ)

Що потрібно зробити перед початком інвентаризації?

Тепер при оформленні документів інвентаризації основних засобів (Інвентаризація ОЗ (НМА, НПА) на балансових рахунках, Інвентаризація основних засобів (забалансовий облік), Інвентаризація ОЗ в управлінському обліку) з'явиться можливість вивантажувати в ТСД (термінал збору даних) дані про об'єкти основних засобів, що підлягають інвентаризації, а після проведення інвентаризації – автоматично завантажувати з ТСД її результати до документів інвентаризації.

Читайте нижче покрокову інструкцію з підготовки до інвентаризації.

Як підключити термінал збору даних до «1С:Бухгалтерія державної установи 8»?

Щоб програма «1С:Бухгалтерія державної установи 8» могла працювати з ТСД, до неї потрібно завантажити зовнішні обробки обслуговування терміналів збору даних. Обробки поставляються у складі дистрибутива конфігурації та під час встановлення шаблону конфігурації копіюються до каталогу «Каталог шаблону конфігурації / TradeWareEpf».

Реєстрація ТСД у програмі та його налаштування здійснюються за допомогою обробки Помічник підключення торгового обладнання, розташованого в меню Сервіс -> Торгове обладнання. Також реєстрацію ТСД та його налаштування можна виконати за допомогою обробки Підключення та налаштування торгового обладнання, розташованого у тому ж розділі меню.

Для можливості застосування ТСД слід зазначити в обробці Підключення та налаштування торговельного обладнання як використовуваного – увімкнути прапорець у таблиці зареєстрованих ТСД. Устаткування, у якого прапорець вимкнено, не використовується програмою.

Важливо! Поки форма Підключення та налаштування торгового обладнання відкрито, програма не зможе обробляти відсканованіштрих-коди.

Як сформувати штрих-код для об'єктів основних засобів?

Для формування штрих-кодів необхідно встановити елемент управління 1С:Друк штрих-кодів, який поставляється на дисках ІТС-бюджет, а також доступний в інтернет-версії ІТС-бюджет.

Для штрих-кодування об'єктів основних засобів використовуються штрих-коди формату EAN13. Програма формує унікальні коди, що починаються із цифри «2». Перша цифра "2" використовується для внутрішнього штрихкодування. Остання цифра коду – контрольне число.

Формування штрих-кодів для об'єктів основних засобів можна виконати як із довідника Основні засоби, так і з обробки Формування штрих-кодів (меню ОС, НМА, НПА -> Інвентаризація -> Формування штрих-кодів).

Основні засоби штрихкод можна сформувати за кнопкою Штрихкод як з форми списку, так і з форми елемента довідника. При натисканні на кнопку Штрих-коди відкривається форма для формування штрих-кодів. Порядок роботи з формою залежить від того, чи один або кілька інвентарних об'єктів входить до складу елемента довідника:

якщо до складу елемента довідника входить один інвентарний об'єкт, формується один штрихкод;
якщо до складу елемента довідника входить кілька інвентарних об'єктів, то штрихкод формується для кожного об'єкта, що входить до групи та зазначеного у таблиці прапорцем;
якщо за основним засобом ведеться груповий облік, але для об'єктів, що входять до складу елемента довідника, не призначено інвентарних номерів, то для цього елемента довідника буде сформовано один штрих-код.

Описаний вище спосіб формування штрих-кодів дозволяє формувати штрих-коди в рамках одного елемента довідника. Передбачено також групове формуванняштрих-кодів за допомогою обробки Формування штрих-кодів (меню ОС, НМА, НПА -> Інвентаризація -> Формування штрих-кодів).

У таблиці Відбір можна встановити потрібний фільтр для відбору основних засобів (крок 1).

Потім слід заповнити відповідно до встановленого відбору таблицю об'єктів (кнопка Заповнити, крок 2).

Штрихкоди формуються для позицій, позначених прапорцем.

Якщо для позиції формування штрих-коду не потрібно, прапорець слід відключити (крок 3).

Для формування штрих-кодів слід натиснути на кнопку Сформувати штрих-коди (крок 4).

При натисканні на кнопку Сформувати штрих-код або Сформувати штрих-коди в панелі інструментів сформовані штрих-коди реєструються у відповідному регістрі.

Процес друку етикеток

Друк етикеток зі штрихкодом для їх наклеювання на інвентарні об'єкти проводиться з обробки.

Форма обробки містить групи реквізитів: Параметри заповнення, Параметри друку та таблицю Рядки для етикеток

У групі реквізитів Параметри заповнення можна задати фільтр, відповідно до якого буде заповнена таблиця Рядки для етикеток під час автозаповнення (натисніть кнопку Заповнити).

Під час заповнення таблиці відбираються основні засоби, що мають штрих-код, які задовольняють умовам, встановленим у групі Параметри заповнення.

Основні засоби, для яких штрихкод не сформовано, до таблиці не потраплять.

Також у групі реквізитів Параметри заповнення можна встановити кількість друкованих копій кожної етикетки. Для цього в реквізиті Кількість копій слід вказати відповідне значення і за кнопкою Встановити перенести це значення у всі рядки таблиці в реквізит Кількість.Реквізит Кількість у таблиці вказує, скільки копій відповідної етикетки слід роздрукувати. Після автозаповнення для певної позиції кількість копій можна змінити.

Для різних принтерів етикеток формат етикеток може бути різним. У групі реквізитів Параметри друку задаються параметри друку. Етикетки можна роздрукувати як на звичайному принтері у стандартному форматі А4 (але тоді ви не зможете приклеїти їх на об'єкт лише за допомогою скотчу), так і на спеціальному принтері етикеток (про нього ми вам говорили вище). Формат друку задається у реквізиті Формат.

Реквізити Ширина (мм) та Висота (мм) дозволяють встановити ширину та висоту етикетки для принтера етикеток. Для друку етикеток потрібно натиснути кнопку Друк.

На етикетках, крім штрих-коду, виводиться найменування, код, інвентарний номер об'єкта ОС (за наявності).

Параметри друку етикеток, що встановлені в налаштуваннях, будуть автоматично підставлятися у форму друку етикеток під час її відкриття.

Роздруковані етикетки слід наклеїти на об'єкти відповідно до інвентарного номера та найменування, зазначеного на етикетці.

Інвентаризація основних засобів за допомогою ТСД.

Інвентаризація основних засобів оформляється типовими документами програми: Інвентаризація ОЗ (НМА, НПА) на балансових рахунках, Інвентаризація основних засобів (забалансовий облік), Інвентаризація ОЗ в оперативному обліку.

Для інвентаризації з використанням ТСД необхідно підключити ТСД до комп'ютера. Ввести один із документів інвентаризації. Після заповнення шапки документа зробити заповнення табличної частини за даними бухгалтерського обліку (вибрати пункт Заповнити документ за даними БО меню кнопки Заповнити), а потім вивантажити інвентарні об'єкти в ТСД (вибрати пункт Вивантажитидані у ТСД меню кнопки Заповнити).

У формі, що відкрилася, буде представлений список позицій, які можуть бути вивантажені. Для вивантаження у ТСД слід натиснути кнопку Вивантажити. Після вивантаження даних у ТСД документ слід зберегти та закрити.

Далі за допомогою ТСД слід зібрати дані про наявність та кількість основних засобів.

Після збору даних про наявність та кількість основних засобів, зібрані дані слід вивантажити з ТСД у відповідний документ інвентаризації. Для цього слід підключити ТСД до комп'ютера, відкрити документ, з якого здійснювалося вивантаження даних у ТСД, і завантажити дані з ТСД (вибрати пункт Заповнити дані ФУ з терміналу збору даних (ТСД) меню кнопки Заповнити).

У документі будуть заповнені графи фактичного обліку: у графі (ФУ) Кількість буде відображена кількість об'єктів за даними ТСД, у графі (ФУ) Суму буде розраховано суму за обліковими цінами відповідно до фактичної кількості (рис. 3).