Тайм-менеджмент у бухгалтерії марний»
- Столипін Андрій Фінансовий директор ТОВ «Альянс»
До яких тільки семінарів не проводять для спраглих знань бухгалтерів! Один із них – з контролю та оптимізації свого робочого часу, тайм-менеджменту. Автор поділився з читачами власним досвідом відвідування семінару та висновками, які він зробив.
Я фінансовий директор не дуже великий, але не дуже маленької компанії. Іншими словами, організація наша розвивалася, розвивалася і нарешті доросла до рівня, коли фінансовий директор став не просто потрібним, а необхідним. До цього я працював головним бухгалтером і звик до того, що про стабільне та розмірене життя можна забути. Регулярна звітність постійно «розбавлялася» якимись форс-мажорами: то для «зустрічки» підготувати документи, то розробити хитромудру схему оптимізації оподаткування, то ще якесь доручення керівництва виконати.
Загалом часу як не було, так і немає. Живу в хаосі, приблизно як на «Титаніку» за хвилину до занурення. Особистого життя теж ніякого: у суботу відсипаюся, бо щодня працюю до 21.00, а в неділю готуюся до нових безсонних трудових буднів.
Вирішив, що життя треба якось міняти. Пішов на семінар із тайм-менеджменту. Кадровичка порадила одну навчальну контору. Туди я й подався. Директор відпустив на цілий робочий день (навчання було у п'ятницю та суботу), лише сказав, щоб користь була.
Багато чого ще було на семінарі з тайм-менеджменту. Ми, наприклад, створювали картину свого робочого дня. На великому аркуші формату «А4» малювали що потрапивши: «Малюйте все, що спаде вам на думку, – інструктувала нас тренер, – звільніть свою підсвідомість. Чим менше ви його контролюєте, тим повніше картина,тим масштабніша робота над собою».
У мене, пам'ятаю, вийшла відверта безглузда – чи то тому, що життя моє взагалі ніяк не структуроване, чи то тому, що малювати я з дитинства не вмію та й взагалі байдужий до живопису. Але мазню мою аналізували всією групою і знайшли в ній стільки сенсу, що я й уявити не міг. Наприклад, маленькі фігурки чоловічків десь у кутку картини сказали ведучій, що я мало уваги приділяю людям, що мені потрібно ставити цілі, які б відображали моє ставлення до оточуючих і були б спрямовані на розвиток відносин з людьми. А велика кількість вільного простору, що залишилася на аркуші, передавало моє невміння збудувати будь-яку систему, «творчо заповнити простір». Загалом було пізнавально.
На другий день тренер запізнилася. Мабуть, навіть у провідних семінарів з тайм-менеджменту бувають складнощі із структуруванням часу. Цей день був завершальним. Вона розповідала нам про різні прийоми планування, про техніки «стиснення часу» та інші аспекти управління собою. Наприкінці дня ми, кожен для себе, писали «особисту декларацію», в якій висловлювали твердий намір упорядкувати своє життя та перераховували конкретні кроки того, що ми зробимо найближчим часом для здійснення наших намірів. Потім декларацію треба було зачитати перед рештою учасників тренінгу, а після цього всі урочисто плескали в долоні. Повне захоплення та наснагу.
У неділю я, як завжди, відсипався, а ввечері, лягаючи спати, відчував, яке життя почнеться у мене через мої нові знання.
Вранці в понеділок я, як і належить за технологією, розпланував свій день, зробив тимчасовий аналіз (тобто прикинув, скільки часу у мене займе те чи інше завдання) і приступив до роботи. Мені требабуло написати до обіду один із розділів «Положення про фінансову політику підприємства», а після обіду поговорити зі співробітницею бухгалтерії з приводу того, що в її звітах почали з'являтися численні помилки, а колеги скаржилися на те, що її, як правило, не допитаєшся. -небудь зробити. Загалом почав жити по-новому. Проте через 10 хвилин мої неспішні роздуми перервалися: у філії в Ростові виявилася проблема документації з одним із наших постачальників. Довелося терміново вилітати.
По дорозі в аеропорт я ще подумав про те, що, звичайно, це форс-мажор, все налагодиться, завтра я житиму, як і належить, за канонами тайм-менеджменту, і життя моє буде просте і прозоре. Зможу вчасно робити справи – і важливі термінові, і важливі несрочні, і навіть неважливі та несрочні тоді, коли треба, і буду господарем свого життя, а не рабом обставин.
Але на другий день для топ-менеджерів компанії проводився семінар зі стратегічного розвитку, де йшлося про те, що положення про фінансову політику не потрібно розробляти, а спочатку потрібно зробити план стратегічного розвитку з урахуванням загроз і можливостей ринку. Тут я зрозумів, що мої добрі тайм-менеджерські починання неминуче проваляться і буду приречений постійно вносити корективи до своїх розкладів і графіків і змінювати пріоритети під впливом зовнішніх обставин. Планування свого часу це, звісно, здорово. Але життя не дозволяє нам бути структурованими та розміреними. У потоці подій виграють люди гнучкі, здатні змінювати свої концепції та переваги.
Загалом, я тепер простіше дивлюся на речі і всім раджу не «примножувати сутність понад необхідність», як казав мудрий Оккам.
До речі, тренінг із тайм-менеджменту мені все-таки став у нагоді. Допоміг влаштувати особисте життя. Та самаведуча семінару виявилася справді гарною дівчиною і через півтора місяці стане моєю дружиною.